Daten. Leben.

simply. done.

Datenschutz bei Kundenakquise auf Messen

Ein Messejahr wie wir es kennen, wird es 2020 wegen der Corona-Pandemie nicht mehr geben. Umso größer ist die Hoffnung, dass es ab 2021 wieder möglich sein wird, Produkte und Leistungen live auf Messen zu präsentieren und vor allem viele neue Kundenkontakte zu generieren.
Wie der Umgang mit personenbezogenen Daten auf und nach der Messe DSGVO-konform ist, verraten wir Ihnen hier:

Generell gilt bei der Abfrage personenbezogener Daten die Datenminimierungs-Regel: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Ob bei konkreter Kaufentscheidung, Bestellung oder wenn Sie auf Kundenanfrage bzw. aus eigenem wirtschaftlichem Interesse weitere Informationen versenden, überlegen Sie immer, welche Daten zur Erbringung Ihrer Leistungen wirklich erforderlich sind. In der Regel sind bei Vertragsabschlüssen und Bestellungen Name, Lieferanschrift und Kontaktmöglichkeit ausreichend. Bei der Zusendung von Informationen per E-Mail benötigen Sie keine Postanschrift und wenn Sie die Daten per Post versenden, ist keine E-Mail-Adresse erforderlich.

Doch ganz gleich zu welchem Zweck Sie die Daten erheben, der Kunde bzw. Interessent hat ein Recht auf größtmögliche Transparenz in Bezug auf die Verarbeitung ihrer Daten. Deshalb sollten die typischen W-Fragen, entweder in gedruckter Form oder digital, immer beantwortet und mit zugesendet werden.

  • Wer verarbeitet die Daten?
  • Welchen Zweck verfolgen Sie mit der Erhebung?
  • Wer erhält die Daten noch?
  • Wie lange werden die Daten gespeichert?
  • Welche Rechte hat der Kunde?

Jeder neu gewonnene Messe-Lead ist natürlich ein Erfolg, was aber oftmals nicht beachtet wird ist, dass diese personenbezogenen Daten an den Erhebungszweck gebunden sind und nur so lange verarbeitet werden dürfen, wie dieser besteht. Bei der Zusendung von Informationsmaterial wäre der Zweck nach dem Versand erfüllt und die Daten müssten gelöscht werden. Auch wenn es ein berechtigtes Interesse von Ihnen ist, die am Messestand gewonnen E-Mail- oder sonstigen Kontaktdaten weiterhin zu Werbezwecken zu verwenden. Denn hier kommt § 7 UWG zum Tragen, d.h. eine werbliche Ansprache per E-Mail ist grundsätzlich nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung möglich. Fazit: Es gilt strikt zu unterscheiden, zwischen der vom Kunden vor Ort auf der Messe vereinbarten Info-Mail und späteren Werbemails zu ergänzenden oder neuen Angeboten.

Im Idealfall holen Sie sich für weitere Mails oder einen Newsletter-Versand direkt eine Einwilligungserklärung auf der Messe. Das kann mittels Checkbox auf einem Formular oder digital inkl. Double-Opt-In-Verfahren erfolgen. Wenn der Aktivierungslink in der Bestätigungsmail geklickt wird, haben Sie zugleich einen Nachweis über die Einwilligung, der übrigens auch dokumentiert werden muss. Dass diese Mail nicht werblich gestaltet sein darf, sollte klar sein.

Weitere nützliche Informationen zu DSGVO-relevanten Themen geben wir regelmäßig in unseren kostenlosen Webinaren. Alle Themen und Termine finden Sie in unserer Veranstaltungsübersicht.

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