Daten. Leben.

einfach. machen.

Geburtstagslisten für Mitarbeiter - eine nette Idee, aber...

Ganz egal, ob mit vollständigem Namen, nur mit Vornamen, mit oder ohne Geburtsjahr, elektronisch oder handschriftlich erstellt, sofern der Arbeitgeber in irgendeiner Form an der Erstellung beteiligt war oder betriebliche Mittel dafür zur Verfügung gestellt hat, ist die Liste nach datenschutzrechtlichen Bestimmung eine Verarbeitung personenbezogener Daten.

Wenn Sie allerdings folgende datenschutzrechtliche Punkte bei der Erstellung beachten, können Sie Ihre Kollegen* und Mitarbeiter* auch zukünftig an ihren Geburtstagen fröhlich hochleben lassen:

  • Mitarbeiter* dürfen nur mit ihrer vorab schriftlich erteilten Einwilligung der Liste hinzugefügt werden
  • Es dürfen den Mitarbeitern* keine Nachteile entstehen, sollten sie ablehnen
  • Die Beschäftigten* müssen genau wissen, worin sie einwilligen und was mit ihren Daten geschieht
  • Sie müssen ihr Einverständnis jederzeit, auch mit Wirkung auf die Zukunft, widerrufen können
  • All diese Informationen müssen den Mitarbeitern* schriftlich vorliegen
  • Wer besonders rechtssicher sein möchte, verzichtet von vorn herein auf das Geburtsjahr und spart sich damit manchmal auch möglichen Unmut seiner Mitarbeiter*
  • Verlässt ein Mitarbeiter* das Unternehmen oder zieht seine Zustimmung zurück, muss er aus der Liste genommen werden
  • Ein entsprechendes Verfahren ist im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten anzulegen.

 

*= (w/m/d)