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FAQ REISSWOLF f.i.t.

Hier finden Sie die häufigsten gestellten Fragen zu unserem digitalen Archiv REISSWOLF f.i.t.
Sollten Sie weitere Fragen oder Anregungen haben, schreiben Sie uns gerne eine E-Mail.

Was ist REISSWOLF f.i.t.?

REISSWOLF f.i.t. ist ein revisionssicheres Cloud-Archiv für Ihr Dokumentenmanagement. Neben dem Hochladen, Speichern, Verwalten und Austauschen von Daten können Sie auch komplette Unternehmensprozesse (z.B. Rechnungsfreigaben) abbilden. Die Software ist webbasiert und dementsprechend mit Internetzugang ohne zusätzliche Installationen sofort einsetzbar und überall verwendbar.

Wie wird auf REISSWOLF f.i.t. zugegriffen?

Da REISSWOLF f.i.t. ein webbasiertes System ist, wird auf das System über einen der gängigen Webbrowser wie Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari oder Google Chrome zugegriffen. Aus Sicherheitsgründen wird lediglich eine aktuelle Version des Browsers verlangt bzw.  die Vorläufer-Version. Zusätzlich kann man auch die mobile App für Smartphones nutzen. Darüber hinaus kann über gängige Schnittstellen wie WebDAV oder unsere REST-API direkt auf REISSWOLF f.i.t. zugegriffen werden.

Was muss ich investieren, um REISSWOLF f.i.t. einzusetzen?

Investitionen in lokale Hard- und/oder Software sind nicht nötig. Wir empfehlen lediglich einen leistungsfähigen Dokumentenscanner. Für die Lizenzierung bieten wir verschiedene Tarifpakete an, für die nur eine monatliche Grundgebühr entrichtet werden muss. Die Tarifpakete unterscheiden sich lediglich hinsichtlich des enthaltenen Speichervolumens und der maximal zulässigen Benutzerzahl. In der monatlichen Grundgebühr sind unser Support und regelmäßige Updates bereits inklusive.

Wie viel Schulungsaufwand muss ich am Anfang einplanen?

REISSWOLF f.i.t. ist intuitiv bedienbar und für alle, die täglich mit Microsoft Office arbeiten in der Regel selbsterklärend. Unserer Erfahrung nach beträgt der Schulungsaufwand für den gewöhnlichen Anwender maximal zwei Stunden. IT-affine User können sich mit dem übersichtlichen Handbuch auch problemlos direkt alleine zurecht finden.

Gibt es eine Hotline, wenn man Fragen hat, die hier nicht stehen?

Ja. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Antworten auf offene Fragen zu bekommen. Zum einen über den Hilfe-Button direkt in REISSWOLF f.i.t., zum anderen können Sie uns eine Mail mit Ihren Fragen schreiben oder über unsere Hotline
+49 40 6966678234 sind wir ebenfalls gerne für Sie da.

Wie werden meine Daten gespeichert?

Die Daten werden 6-fach redundant auf von uns administrierten Datenbankservern in deutschen Rechenzentren an zwei verschiedenen Standorten gespeichert. Ihre Daten gehören ausschließlich Ihnen und werden von uns immer nach den aktuellsten datenschutzrechtlichen Vorgaben geschützt.

Wie sicher ist REISSWOLF f.i.t.?

Sehr sicher. Alle gängigen, aktuellen Sicherheitsfeatures sind Standard. Eine SSL-Verschlüsselung sorgt dafür, dass Ihre Daten abhörsicher übertragen werden. Der Login erfolgt optional über eine 2-Faktor Authentifizierung (z. B. SMS-Tan). Die Server stehen in zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren und werden durch sehr strenge Zutrittsbeschränkungen und Firewalls geschützt. Und natürlich gibt es regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und -Updates.
Neben den vielen technischen Sicherheitsmaßnahmen sind wir als Hersteller der Software nach der ISO/IEC 27001:2013 Norm zertifiziert.

Wie gelangen Dokumente in das System?

REISSWOLF f.i.t. bietet verschiedene Möglichkeiten für den Dokumenten-Import. Digital vorhandene Dokumente können über einen Dateimanager, die Drag & Drop Funktion oder verschiedene Schnittstellen in das System transferiert werden. Analoge Dokumente können per Web-Scan oder Multifunktionsgeräte direkt in das System archiviert werden.

Was für einen Scanner muss ich verwenden?

Um Dokumente direkt in das REISSWOLF f.i.t. System via Webscan zu archivieren benötigen Sie lediglich einen TWAIN-kompatiblen Scanner. Zusätzlich lassen sich auch Multifunktionsgeräte einbinden.

Welche Dokumente kann ich speichern?

In REISSWOLF f.i.t. können alle gängigen Datei-Formate archiviert werden.

Ist REISSWOLF f.i.t. für mich als kleiner Handwerksbetrieb geeignet?

Unbedingtes Ja. REISSWOLF f.i.t. ist insbesondere für den KMU-Bereich entwickelt worden und kann für das elektronische Datenmanagement von jedem genutzt werden – vollkommen branchenunabhängig. Je nach Bedarf kann man es unternehmensweit oder auch nur innerhalb bestimmter Abteilungen einsetzen.

Ist REISSWOLF f.i.t. für die Zusammenarbeit mit externen Dritten geeignet?

Durch die Option Ordner und Berechtigungen individuell einzurichten und anzupassen, eignet es sich hervorragend für den Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dateien mit externen Partnern, Kunden oder Mandanten. Außerdem bietet REISSWOLF f.i.t. die Möglichkeit Freigaben für Dokumente zu erstellen. Dadurch können Dokumente für jeden zugänglich gemacht werden ohne diesen als Benutzer im System anlegen zu müssen. Selbstverständlich können die Freigaben mit Passwörtern, Ablaufdaten und Zugriffsbeschränkungen versehen werden um die Sicherheit Ihres Dokumentenaustausches zu erhöhen.

Kann ich meine Dokumente auch vor unberechtigten Zugriffen schützen?

Selbstverständlich. Sie haben die Möglichkeit individuelle Berechtigungen zu vergeben oder Zugriffsrichtlinien festzulegen, mit denen Sie die Verfügbarkeit des Systems tageszeit- und ortsabhängig ein-schränken können. Sie können zum Beispiel den zugriffsberechtigten IP-Kreis so definieren, dass ein Zugriff auf das System ausschließlich innerhalb Ihrer Bürogebäude möglich ist.

Was bedeutet revisionssicher?

Revisionssicher bedeutet, dass REISSWOLF f.i.t. den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§ 239, § 257 HGB), der Abgabenordnung (§ 146, § 147 AO), der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und anderen rechtlichen Vorgaben entspricht. D.h., dass jedes Dokument unveränderbar archiviert wird, jederzeit wiederauffindbar ist, Änderungen separat gespeichert und protokolliert werden und das Dokument keinesfalls während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden kann. Revisionssicherheit bedarf jedoch ergänzender organisatorischer Maßnahmen, die von Ihrer individuellen Datensituation abhängig gemacht werden sollten. Gerne stehen wir Ihnen hier beratend zur Seite.

Wie finde ich meine Dokumente wieder?

Sie haben verschiedene Möglichkeiten Ihre Dokumente in REISSWOLF f.i.t. zu organisieren und zu suchen. Neben einer klassischen Ordnerstruktur und der Möglichkeit zur Verschlagwortung ist auch die Suche nach Inhalten möglich. Mit der optischen Zeichenerkennung OCR werden gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder auch Digitalbilder durchsuchbar gemacht und ermöglichen auch bei großen Datenmengen eine effiziente Text-Suche. Ein integrierter Dokumentenviewer ermöglicht das Betrachten der gängigsten Dateiformate direkt in Ihrem Webbrowser. Darüber hinaus bietet unsere Detailsuche die Möglichkeit auch komplexere Suchfilter anzulegen. Damit könnten zum Beispiel Aufbewahrungsfristen, Dokumente die sich in Bearbeitung befinden und vieles mehr überwacht werden.

Wie sieht es mit Workflows aus?

Dokumentenbezogene Aufgaben und Löschfreigaben stehen Ihnen von Beginn an zur Verfügung. Mit Hilfe unseres Zusatz-Moduls „Workflow-Designer“ haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Ihre speziellen Unternehmensprozesse nachzubilden. Hierfür bietet REISSWOLF f.i.t. eine übersichtliche grafische Oberfläche, in der Sie nach einem Baukastenprinzip maßgeschneiderte Workflows erstellen und bearbeiten können. Um die täglichen Aufgaben und Fälligkeiten jederzeit im Blick zu behalten, steht jedem Anwender ein eigener Übersichtsbereich zur Verfügung. Ein zusätzliches Highlight ist die Möglichkeit, automatisierte Aktionen (z.B. der Start eines Workflows, E-Mail Informationen uvm.) auszulösen, wenn Dokumente in ausgewählten Ordnern abgelegt oder aktualisiert werden.