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Braunkohlegesellschaft

MIBRAG Mitteldeutsche Braunkohlegesellschaft mbH

Die Mitteldeutsche Braunkohlengesellschaft mbH (MIBRAG) ist ein modernes Bergbauunternehmen mit Sitz in Zeitz (Burgenlandkreis, Sachsen-Anhalt). Die Förderung und der Verkauf von Rohbraunkoh­le gehören zum Kerngeschäft des Unternehmens. Insgesamt fördert MIBRAG in den Tagebauen Pro­fen (Sachsen-Anhalt) und Vereinigtes Schleenhain (Sachsen) über zehn Prozent der in Deutschland gewonnenen Rohbraunkohle.

Mit dem aus MIBRAG-Kohle jährlich erzeugtem Strom werden Millionen Haushalte, die chemische Industrie in der Region und die Deutsche Bahn ver­sorgt.

Neben den beiden Tagebauen betreibt MIBRAG einen Veredlungsbetrieb sowie zwei eigene Indust­riekraftwerke. Sie liefern Energie für den Tagebau­betrieb und Fernwärme sowie Prozessdampf für die Region.

Leistungen

  • Digitalisierung von ca. 2.500 Patientenakten
  • Aufbewahrung für weitere 6 Monate
  • Akten- und Datenvernichtung nach separater Freigabe

Die Aufgabe

Die MIBRAG plante die betriebsärztlichen Unterlagen ihrer Mitarbeiter digitalisieren zu lassen. Denn gesetzlich ist der Kunde verpflichtet diese Patientenakten 40 Jahre nach der letzten Untersuchung aufzubewahren, wenn die Möglichkeit von späte­ren Berufskrankheiten oder der berufliche Umgang mit krebserzeugenden Stoffen besteht.

Die Aufbewahrungskapazität im Archiv­raum des Arbeitsmedizinischen Zentrums der MIBRAG stieß deshalb mittlerweile schon an ihre Grenzen und der Kunde entschied sich ca. 2.500 Patientenakten digitalisieren und anschließend vernichten zu lassen.

Ausschlaggebend war außerdem, dass die digital vorliegenden Akten gleichzeitig gegen Brand- und Wasserschäden geschützt sind. Bei der Ausschreibung zu diesem Projekt konnte REISSWOLF den Kunden von sei­nen Leistungen überzeugen und für sich gewinnen.

Eine Besichtigung des Digitalisierungs­standortes in Hartmannsdorf vor Projekt­start ermöglichte dem Kunden sich ein eigenes Bild von den REISSWOLF Kompe­tenzen zu machen.

» REISSWOLF überzeugte mit hoher Daten­schutz Kompetenz und sehr guter Qualität der gescannten Dokumente. «

Die Umsetzung

Bei den zu digitalisierenden Patientenakten handelte es sich um ca. 2.500 Einzelakten in Hängeregistratur, ab dem Jahr 1994. Die Akten enthielten bis zu 50 DIN A4 Seiten, beidseitig beschrieben und teilweise auch in Farbe.

Kundenvorgabe war die Digitalisierung jeder einzelnen Akte in eine schreibge­schützte PDF-Datei sowie eine Scan-Qua­lität von mindestens 300 dpi. Für die Digitalisierung wurden die Akten von einem REISSWOLF-Fahrer im GPS-überwachten sicheren REISSWOLF-Safety.Car. abgeholt. Die Besonderheit an dem Projekt war die Digitalisierung der EKG-Aufzeichnungen aufThermopapier. Gemeinsam mit dem Kunden fand deshalb im Vorfeld ein Pro­belauf statt, bei dem einige alte EKGs in verschiedenen Auflösungen und Einstellun­gen getestet wurden, bis das Scanergebnis besser war, als das Original.

Vor dem Scan wurde dafür in jede Akte mit EKG ein Patchblatt mit Barcode einge­legt, das dem Scanner die bestmöglichen Einstellungen für das EKG übermittelte, so dass die filigranen Linien optimal wieder­gegeben werden konnten.

Anschließend wurden die EKGs in der digitalen Akte wieder an der richtigen Stelle eingefügt. Die Speicherung erfolgte Jahr­gangsweise auf Blue-ray, damit die Daten­träger jährlich vernichtet werden können.

Dem Kunden wurden die digitalen Akten auf 2 USB Sticks übergeben. Zusätzlich beinhaltete das Projekt die nachträgliche Aufbewahrung der Patientenakten für 6 Monate und die endgültige Akten- und Datenvernichtung nach separater Freigabe.


Der Kundennutzen

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für die Patientenakten von 40 Jahren stellt für den Kunden nun keine räumliche Her­ausforderung mehr dar. Die gewonnene Platzkapazität kann die MIBRAG entweder anderweitig nutzen oder die Kosten dafür ganz einsparen.

Auch das Thema Brand- und Wasserschutz entfällt bei den digital vorliegenden Akten.


Das Kundenfeedback

Insgesamt hat REISSWOLF für die Pro­jektumsetzung ein durchweg positives Kundenfeedback erhalten.

Besonders überzeugt war der Kunde von der Datenschutz-Kompetenz von REISSWOLF. Diese hat bei der Verarbeitung von hochsensiblen und vertraulichen Pati­entendaten höchste Priorität. Und auch die Qualität der gescannten Thermopapierun­terlagen, die teilweise besser lesbar waren als die Originale, wurde vom Kunden gelobt.

 

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