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einfach. machen.

Übersicht der relevanten 
Aufbewahrungsfristen 2019

Wie lange müssen welche Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden? Welche Unterschiede gibt es bei der Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen und bei Handels- und Geschäftsbriefen? Sie sind sich nicht ganz sicher?
Wir uns schon, obwohl wir bei aller Sorgfalt für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen können. Damit Sie einfach und schnell überprüfen können, was datenschutzkonform vernichtet werden kann und was noch nicht, haben wir eine Übersicht aller Dokumentenarten von A-Z mit den jeweils  relevanten Aufbewahrungsfristen für Sie erstellt.

  • Normaler Weise müssen Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es allerdings 30 Jahre oder mehr sein.
  • Und neben den im Handelsgesetzbuch sowie in § 147 Abgabenordnung steuerrechtlich definierten Regelungen, gibt es weitere branchen- und anwendungsspezifische Vorschriften, die Sie bitte beachten sollten.
  • Gut zu wissen: Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist.
  • D.h., dass für alle zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem dieser erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist beginnt

Unsere Tipp für
Datenschutz & Rechtssicherheit

Nochmals kurz Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten, ob die Unterlagen datenschutzkonform vernichtet werden können. Und falls ja, einfach auf REISSWOLFs Leistungsversprechen vertrauen.

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A-Z

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
A
Abhängigkeitserklärungen102008
Abrechnungsbelege102008
Abtretungserklärungen62012
Akkreditive62012
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) 102008
An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen62012
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben0sofort
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben62012
Angestelltenversicherung102008
Anhang102008
Anlageverzeichnisse62013
Anleihebücher102008
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage102008
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich102008
Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung102008
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) 52012
Ausgangsrechnungen102008
Außendienstabrechnungen102008

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
B
Bahnabrechnungen102008
Bahnfrachtbriefe62012
Bankauszüge, Bankbelege102008
Bankbürgschaften62012
Bauakten °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Bauantragskostennachweise °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baubeschreibungen °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baubücher °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baugenehmigungen °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung102008
Belastungsanzeigen (intern und extern) 102008
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen102008
Bestell- und Auftragsunterlagen62012
Beteiligungsunterlagen102008
Betriebsabrechnungsbögen 102008
Betriebskostenabrechnungen102008
Betriebsprüfungsberichte62012
Bewertungsunterlagen102008
Bewirtungsunterlagen102008
Bilanzen102008
Bilanzanlagen102008
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege102008
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 62012

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
C
Carnet-Zolldokumente62012
Clearingauszüge62012
Clearing-Belege102008

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)102008
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 102008
Datensicherungen102008
Dauerauftragsunterlagen62012
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten102008
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen102008
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle102008
Doppelbesteuerungsunterlagen62012

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
E
Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze102008
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich102008
(Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) 102008
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch102008
Einfuhrunterlagen62012
Eingangsrechnugnen 102008
Einheitswertunterlagen102008
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt102008
Essensmarkenabrechnungen102008
Exportunterlagen62012

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 102008
Feuerversicherungsunterlagen62012
Frachtbriefe 62012
Freistempelabrechnungen102008

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar 102008
Gehaltslisten102008
Geschäftsberichte102008
Geschäftsbriefe62012
Geschenknachweise102008
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 102008
Gewerbesteuerunterlagen102008
Gewinn- und Verlustrechnungen102008
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare102008
Gründungsakten der Gesellschaft10 2008
Gutachten102008
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen102008

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
H
Handelsbriefe62012
Handelsbücher102008
Handelsregisterauszüge102008
Hauptabschlussübersicht102008
Hauptbücher102008
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)102008
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)62012

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen102008
Investitionszulage (Unterlagen) 62012
Inventare, Inventarnachweise102008
Investitionszulagen Unterlagen62012

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
J
Jahresabschluss102008
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften102008
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent102008
Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern102008

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
K
Kalkulationsunterlagen102008
Kassenberichte 102008
Kassenbücher und -blätter102008
Kassenzettel102008
Kontenpläne und -änderungen102008
Kontoauszüge, Kontenregister102008
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 102008
Kostenträgerrechnungen102008
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen102008
Kreditorenbuchhaltung102008
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 102008
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) 62012
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge62012

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
L
Ladescheine102008
Lagebericht102008
Lagerbücher102008
Lastschriftanzeigen102008
Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege)62012
Leergutabrechnungen62012
Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) 102008
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen102008
Lohnkontenarten, Lohnbelege102008
Lohnlisten102008
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 102008
Luftfrachtbriefe62012

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
M
Mahnvorgänge, Mahnbescheide62012
Maschinenkarteikarten (Inventur) 102008
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) 62012
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) 102008
Mutterschaftsgeldunterlagen102008

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
N
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)102008
Nebenbücher102008

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
O
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung62012
Organisationsunterlagen und -pläne 102008

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
P
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende)102008
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe; nach Vertragsende)62012
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents62012
Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär301988
Patientenakten in Arztpraxen102008
Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen102008
Pfändungsunterlagen102008
Postquittungsbücher102008
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen102008
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 102008
Protokolle (soweit Buchungsbelege)102008
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen102008
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) 102008
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers102008

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen102008
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen102008

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen102008
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss 62012
Reisekostenabrechnungen102008
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 102008

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
S
Saldenbilanzen102008
Saldenbilanzen102008
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) 62012
Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege)102008
Schriftwechsel62012
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 62012
Schuldtitel102008
Spendenbescheinigungen102008
Steuerunterlagen102008
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 102008
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* 301998
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* 301988
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 301988
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*301988

*Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.


Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
T
Telefonkostennachweise102008
Transportschadenunterlagen 62012

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
U
Überstundenlisten 102008
Unfallversicherungsunterlagen62012
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 102008

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 102008
Verkaufsbücher102008
Vermögensverzeichnis102008
Versand- und Frachtunterlagen102008
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung)62012
Versteigerungsunterlagen62012
Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) 62012
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen102008
Viehregister102008
VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege)102008

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 102008
Wechsel102008
Weihnachtsgratifikation 102008
Werbegeschenkenachweise102008
Werbekostenbelege102008
Wertberichtigungsunterlagen102008
Wildhandelsbücher102008

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2019 vernichtet werden können
Z
Zahlungsanweisungen102008
Zessionen62012
Zinsabrechnungen102008
Zollbelege102008
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer102008
Zustellungsquittungen62012
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 102008

Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grund-stück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.