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Immobilienmanagement und Grundvermögen

Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt

Die Behörde für Stadtentwicklung (BSU) zählt mit ca. 1.200 Mitarbeitern zu den großen Behörden (Ministerium) in Hamburg.

Aufgabenschwerpunkte der BSU sind die Bereiche:

  • Bauordnung/Bauaufsicht
  • Landesplanung und Raumordnung
  • Wohnungswesen und Wohnungsbauförderung
  • Integrierte Stadtteilentwicklung
  • Stadterneuerung
  • Klima- und Ressourcenschutz
  • Natur- und Bodenschutz
  • Luftreinhaltung, Lärmschutz
  • Gewässerschutz und -bewirtschaftung
  • Abfallwirtschaft, Sauberkeit in der Stadt


Der Umzug war ausschlaggebend für die Auflösung des Facharchivs und die Digitalisierung von 160.000 Akten mit insgesamt 6 Millionen Belegen und 400.000 Zeichnungen, die zurückreichen bis ins Jahr 1885.

Leistungen

  • Digitalisierung von 6 Millionen Belegen und 400.000 Zeichnungen
  • Übergabe an das DMS ELDORADO
  • Wöchentliche Abholung der Belege
  • Zurverfügungstellung der Akten auf Abruf, auch während der Digitalisierung

Die Aufgabe

Das bisherige Archiv hatte eine Fläche von rd. 500 qm und wurde zu klein und zu teuer. Da die Behörde verpflichtet ist, die Akten aller Hamburger Grundstücke, auf denen sich Entwässerungsanlagen befinden, aufzubewahren, musste eine neue – eine digitale Lösung gefunden werden.

» Sonderwünsche wurden unkompliziert ins Leistungspaket eingearbeitet und die hohe Qualität der Auflösung wurde von den Kolleginnen und Kollegen sehr gelobt! «

Die Umsetzung

Wie alle Projektaufträge startete auch dieser mit einer Analyse und Bewertung der Bestände und einem Planungsgespräch. Der gesamte Planungs- und Archivierungsprozess wurde anhand von Testakten beispielhaft durchgeführt. Wöchentlich wurden vor Ort beim Kunden die Akten sicher abgeholt und zum Digitalisierungsstandort gebracht. Aufgrund der vorgegebenen Projektlaufzeit von 6 Monaten waren bis zu 25 Mitarbeiter im Projekt gebunden.

Die Verarbeitung erfolgte standardisiert über eine Produktionssoftware, die alle Daten erfasst, überwacht und protokolliert. Zu den wöchentlichen Übergaben erhielt der Kunde eine vollständige Dokumentation, auch mit Statistiken und Vorplanungen zum gesamten Projekt.

Während des Projektes fanden parallel Gespräche statt, um auf Abläufe und Prozesse reagieren zu können und innerhalb der Behörde bestmögliche Qualität zu liefern.


Der Kundennutzen

Heute stehen Akten durch die Digitalisierung innerhalb von Sekunden für jeden Mitarbeiter zur Verfügung. Früher konnten Akten nur von einem Mitarbeiter zurzeit gesichtet werden und mussten erst angefordert und per Hauspost zugeschickt werden.

Ein weiterer Vorteil: Akten, die bislang noch nicht oder mit anderen Daten in der bestehenden Datenbank hinterlegt waren, konnten im Zuge der Digitalisierung ergänzt und korrigiert werden.


Das Kundenfeedback

Übereinstimmend berichten sowohl Gudrun Langner, Projektleiterin der BSU, als auch Stefan Töpfer, Projektberater, dass dieses Projekt aus einem Guss war und durchweg positiv verlaufen ist.

„Die Zusammenarbeit war“, sagt Stefan Töpfer, „ausgesprochen angenehm. Es gab zwei feste Ansprechpartner, die auf Wunsch angeforderte Akten während der Digitalisierung extrem schnell als PDF zur Verfügung gestellt haben.“

„Sonderwünsche“, ergänzt Gudrun Langner, „wurden unkompliziert ins Leistungspaket eingearbeitet und die hohe Qualität der Auflösung wurde von den Kolleginnen und Kollegen gelobt und hat eindeutig bei der Akzeptanz geholfen.“


Der nächste Schritt

Ein Folgeprojekt ist bereits umgesetzt. Ca. 20.000 Akten der Finanzbehörde Immobilienmanagement wurden ebenfalls digitalisiert.

 

Projektbericht herunterladen

MK 043 - 005 - 04/2019