Daten. Leben.

FAQ Digitaler Posteingang

Hier finden Sie die häufigsten gestellten Fragen zum digitalen Posteingang von REISSWOLF. Und falls sich doch noch Fragen, Anregungen oder individuelle Anforderungen ergeben, melden Sie sich gerne bei uns.

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Wie funktioniert das Ganze?

Was ist der digitale Posteingang von REISSWOLF?

REISSWOLF digitalisiert Ihre Tagespost und stellt diese über die eigene und sichere Cloud-Lösung zur Verfügung. Die Daten werden auf Datenbankservern in deutschen Rechenzentren gespeichert und geschützt. Darüber hinaus werden alle physischen Poststücke automatisch archiviert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist datenschutzkonform vernichtet.

Wie erfolgt der Wechsel auf einen digitalen Posteingang?

Ganz einfach und ohne Installation oder Umrüstung der eigenen Systeme. Über einen Nachsendeantrag wird Ihre Post direkt ans REISSWOLF Postfach weitergeleitet, so dass für Sie keinerlei Aufwand entsteht. Auf Wunsch bieten wir auch eine Testphase an.

Wie schnell erhalte ich meine Post auf digitalem Weg?

Alle Poststücke, die von Montag bis Freitag, bis 12:00 Uhr eintreffen, werden tagesaktuell digitali-siert und am selben Tag noch im digitalen Posteingang zur Verfügung gestellt. Bei allen Postsen-dungen, die uns erst nach der Mittagszeit erreichen, erfolgt die digitale Zustellung am Folgetag. 

Wie bekomme ich mit, dass die Post digital eingetroffen ist und ich darauf zugreifen kann?

Es gibt einen gesicherten, verschlüsselten Webzugang und dort befinden sich dann im Posteingang, sortiert nach Tagesdatum, alle Postsendungen. Zusätzlich erhalten Sie eine automatisierte Mail, die Sie über den Posteingang informiert. Alternativ übergeben wir die Daten sicher per VPN in Ihr Netzwerk oder übertragen sie direkt in vorhandene Systeme und wenn gewünscht direkt an den richtigen Ansprechpartner.

Welche Systemvoraussetzungen muss ich erfüllen?

Keine. Sie benötigen lediglich eine aktuelle Version eines Webbrowsers und Zugangsdaten von uns. Es erfolgen keine zusätzlichen lokalen Installationen.

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In welchem Format werden meine Posteingänge zur Verfügung gestellt?

Wir erfassen alle Ihre Sendungen als separate PDF-Dateien, je Poststück ein PDF. Die Auslieferung erfolgt als volltexterschlossenes PDF/A Dokument.

Wie werden die PDFs benannt?

Eine Indexierung der Dokumente erfolgt nach Tagesdatum und fortlaufender Nummer. Auf Wunsch indexieren wir auch nach Ihren individuellen Vorgaben.

Wie kann ich nach dem Posteingang meine Daten weiter verarbeiten?

Hierfür haben Sie mehrere Möglichkeiten. Entweder Sie exportieren einzelne Eingänge aus dem digitalen Posteingang zur Direktablage in Ihre Fileablage oder Sie leiten sie per Mail direkt weiter.

Was geschieht mit der digitalen Post, wenn man nicht da ist – wird sie archiviert?

Sofern die Daten nicht direkt in Ihre vorhandenen Systeme eingespeist werden, beinhaltet das Basisangebot des digitalen Posteingang die Speicherung für einen Monat. Danach endet die Vorhaltung oder Sie buchen ein Zusatzprodukt von uns, das eine Langzeitarchivierung aller Daten ermöglicht.

Wie wird mit vertraulich oder persönlich gekennzeichneten Posteingängen umgegangen?

Grundsätzlich werden alle Poststücke geöffnet. Individuell und nach Absprache kann aber auch festgelegt werden, dass bestimmte Poststücke vorher aussortiert werden sollen.

Was passiert mit Sondersendungen, die nicht digitalisiert werden können?

Paketsendungen, Datenträger, Versandkataloge und Ähnliches, die direkt auf den ersten Blick erkenntlich sind, werden vor der Bearbeitung aussortiert und automatisch am nächsten Tag physisch an die uns bekannte Zustelladresse weitergeleitet. 

Wie schnell bekommt man physisch benötigte Originale wieder zurück?

Nachdem Sie Ihre digitalen Postsendungen erhalten haben, können Sie diese über einen Funktionsbutton zusätzlich auch noch physisch abfordern. Bei einer Expressanforderung benötigen wir Ihre Bestellung von Montag - Donnerstag bis 16.00 Uhr und freitags bis 12.00 Uhr, für die Zustellung am folgenden Werktag.

Was machen Sie mit wichtigen Terminsachen?

In diesem Fall erhalten Sie eine Sondermitteilung und entweder scannen wir dann das Dokument mit Ihrem Einverständnis oder Sie erhalten eine Express-/Direktlieferung des Originals innerhalb von 3 Stunden im Hamburger Raum. An anderen Standorten muss der Zeitbedarf individuell geprüft werden.

Wo verbleiben die Originalbelege?

Im Standard bewahren wir die Originale vier Wochen auf. Danach werden sie von uns gesetzeskonform vernichtet und Sie erhalten von uns ein Zertifikat darüber. Auf Wunsch speichern wir Ihre Daten auch länger und vernichten die Originale erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Technik und Sicherheit

Ist die Digitalisierung meiner Unternehmenspost sicher?

Unsere langjährige Datenschutzkompetenz bezieht sich selbstverständlich auf alle unsere Leistungen von der Digitalisierung über die Archivierung bis hin zur Vernichtung. Ihre Unternehmenspost wird verschlüsselt und mit personalisierten Zugängen übermittelt.

Wo werden meine digitalen Postsendungen gespeichert?

Ausschließlich in deutschen Rechenzentren, die höchsten Sicherheitsanforderungen entsprechen und zertifiziert sind. Gerne senden wir Ihnen ausführlichere Infos.

Wer hat denn alles Einblick in meine vertraulichen Daten?

Das Briefgeheimnis bleibt bestmöglich gewahrt durch unseren softwaregestützten und überwiegend automatisierten Erfassungsprozess, mit lückenloser Dokumentation der einzelnen Verarbeitungsschritte. Nur in Ausnahmefällen, z. B. um Sendungen zu entklammern, hat eine/r unserer festangestellten und auf das Datenschutzgeheimnis verpflichteten REISSWOLF Mitarbeiter/innen, kurz Zugriff auf Originalbelege.

Gibt es unterschiedliche Dateiformate für die Übermittlung der Unternehmenspost?

Jeder Posteingang wird als ggf. mehrseitiges, volltexterschlossenes und durchsuchbares PDF/A Dokument bereitgestellt.

Kann ich nicht benötigte Scans einfach löschen?

Selbstverständlich dürfen Sie das, wenn Sie die digitale Post nicht mehr zur weiteren Bearbeitung benötigen. Aber bitte beachten Sie, dass wir diese Daten nicht automatisch wiederherstellen können, sondern sie ggf. nochmals neu scannen müssen, sollten Sie diese doch benötigen. Alternativ können Sie sicherheitshalber die Daten für einen Monat im digitalen Posteingang belassen – danach werden sie automatisch entfernt.

Vertrag und Kosten

Besteht die Möglichkeit einer Testphase?

Sehr gerne. In diesem Fall wird für einen Zeitraum von 2 Wochen die Post tagesaktuell von REISSWOLF bei Ihnen abgeholt und/oder in, von REISSWOLF zur Verfügung gestellten, sicheren Transportboxen an das Digitalisierungscenter gesandt. Wenn es danach weitergehen soll, wird einfach die Postfachadresse auf den direkten Posteingang im Digitalisierungscenter umgestellt.

Wie lange muss man sich mindestens vertraglich binden?

Es gibt keine vertragliche Mindestlaufzeit. Sie können jederzeit mit 30 Tagen Kündigungsfrist zum nächsten Monatsende kündigen.

Wie erfolgt die Abrechnung dieser ganzen Leistungen?

Sie bekommen von uns per Mail eine monatliche Abrechnung auf Basis aller eingegangenen Postsendungen bzw. Belegseiten. Einfach und praktisch für Sie ist, dass es einen Stückpreis gibt, der alle Bausteine beinhaltet, also die Erfassung, Digitalisierung, Archivierung und schlussendliche Vernichtung Ihrer Dokumente. Sollten nach der Digitalisierung einzelne Poststücke doch mal physisch benötigt werden, rechnen wir die Zustellung mit einer geringen Pauschale ab.

Vertragsende und befristete Dokumentenaufbewahrung

Wenn Sie meine Postsendungen archivieren, kann ich dann auch nach Jahren noch darauf zugreifen?

Selbstverständlich, einzelne Poststücke können wir Ihnen gerne auch nach Jahren noch zur Verfügung stellen. Wenn es sich um komplette Postsendungen handelt, ist dies mit einem zusätzlichen Kostenaufwand verbunden. Gerne erstellen wir Ihnen dafür dann ein individuelles Angebot.

Und was geschieht mit den eingelagerten Originalen bei Vertragsende?

Sie bleiben einfach sicher verwahrt bei uns bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren – ohne zusätzliche Kosten. Und wenn Sie nochmals ein Original benötigen, können Sie dies, allerdings kostenpflichtig, für den gesamten Zeitraum weiterhin anfordern.

Wann vernichten Sie die Originale? Machen Sie das automatisch?

Ja, aber natürlich erst nach Ablauf der Aufbewahrungszeit bei uns. Diese wird bei Archivierungsbeginn bei Ihren Postsendungen hinterlegt.

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von REISSWOLF kostenlos kennen!

In unserem Webinar am 27. Oktober 2020.

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