Daten. Leben.

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Handwerk

Claus Goedecke GmbH

Die Claus Goedecke GmbH ist ein traditioneller Handwerksbetrieb, der bereits in vierter Generation geführt wird. Die Firma hat sich auf Komplettlösungen für Bad Design, Montage und Reparatur von Heizungsanlagen sowie den Metallbau im Privat- und Industriebereich spezialisiert.

An zwei Standorten, in Hamburg und in Undeloh, beschäftigt das Unternehmen insgesamt 22 Mitarbeiter.

Leistungen

  • Übergabe an das digitale Archiv REISSWOLF f.i.t. mit Dokumentenmanagementfunktion
  • Einfache Bearbeitung der digitalisierten Dokumente
  • Schneller und zeit- sowie ortsunabhängiger Zugriff auf Akten

Die Aufgabe

Platzmangel, zeitraubendes Suchen und teilweise sogar doppelt geführte Ordner, die den Aktenzugriff auf der Baustelle und auch im Büro gewährleisten sollten, bestimmten den Arbeitsalltag der Firma Claus Goedecke.

Diese wenig flexible Arbeitsweise war für den Kunden Grund, sich mit Alternativen zur physischen Digitalisierung zu befassen. Als unabhängig von den eigenen Erfahrungen, ein externes IT Unternehmen dem Kunden empfahl, auf ein papierloses Büro umzusteigen, war es keine Frage mehr, ob eine neue Lösung gesucht wird, sondern welche.

Dem Kunden war bereits bekannt, dass REISSWOLF International Daten nicht nur archiviert und vernichtet, sondern mit REISSWOLF f.i.t. auch eine Lösung für digitales Datenmanagement anbietet. So ergab sich schnell ein erster unverbindlicher Termin, in dem das digitale Archiv mit Dokumentenmanagementfunktion vorgestellt wurde und als Optimierungs- und Verwaltungstool überzeugte.

» Die Dokumentation der Kommunikation in REISSWOLF f.i.t. ist super. «

Catharina Bischoff
Marketing und Beratung

Die Umsetzung

Kundenwunsch war es zukünftig Rechnungen, Wareneingänge und Bauunterlagen digital vorhalten zu können, damit auch die Mitarbeiter auf den Baustellen jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten haben.

Mit der E-Kollaboration ist dezentrales Arbeiten, räumlich und getrennt, problemlos möglich. Selbst die Kundenvorgabe, in Notsituationen auch aus dem Urlaub heraus Zugriff auf alle Akten zu haben, wurde damit gelöst.

Man verständigte sich darauf, mit Projektbeginn alle Rechnungen, Wareneingänge und Baustellenunterlagen digital zu erfassen. Davon unberücksichtigt blieben vorerst Personalunterlagen und alte, bereits archivierte Akten. Die digitalisierten Belege wurden anschließend vernichtet.

Mittlerweile arbeiten alle Büromitarbeiter mit REISSWOLF f.i.t. und können zeitgleich auf die Daten zugreifen, sie archivieren und verwalten. Für die Bearbeitung der Kosten- und Wareneingangsrechnungen wurden entsprechend Kundenvorgabe spezielle Workflows hinterlegt, um Arbeitsabläufe automatisch zu steuern.

Anfängliche Vorbehalte einiger Mitarbeiter gegenüber REISSWOLF f.i.t. änderten sich schon nach einer Woche in die einhellige Meinung: “total toll“. Eine Schulung vor Ort trug ebenfalls zur schnellen Akzeptanz des Tools bei.


Das Kundenfeedback

Catharina Bischoff, zuständig für Marketing und Beratung bei der Firma Claus Goedecke, lobt REISSWOLF f.i.t. als ein sehr flexibles und in der Anwendung einfaches Tool. „Man findet alles und die Dokumentation der Kommunikation ist super“, erklärt sie. „Auch der Austausch mit der Hotline funktioniert gut. Es ist immer jemand erreichbar, wenn wir Fragen haben.“


Die Perspektive

„Im nächsten Schritt wäre für uns eine Ausweitung des Projekts auf den Personalbereich interessant.“, so Catharina Bischoff. „Unser Ziel ist tatsächlich, dass früher oder später alles in REISSWOLF f.i.t. erfasst ist und wir dem papierlosen Büro immer näher kommen.“

 

Projektbericht herunterladen

MK 104 - 003 - 04/2019