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Immobilienmanagement und Grundvermögen

Finanzbehörde Hamburg

Der Landesbetrieb Immobilienmanagement und Grundvermögen (LIG) entwickelt und vermarktet im Auftrag des Senats städtische Flächen für Wohnungsbau, Büronutzung und Gewerbe. Durch ein effizientes Management ermöglicht der LIG die werthaltige Entwicklung und Bewirtschaftung der städtischen Immobilien. Auf diese Weise eröffnet der LIG eine räumliche und finanzielle Zukunft.

Der LIG ist in fünf Abteilungen gegliedert:

  • Steuerung und Service
  • Projektentwicklung
  • Vertrieb
  • Bestandsmanagement
  • Flächen- und Portfoliomanagement

Leistungen

  • Digitalisierung von 20.000 Akten mit 1.400.000 DIN A4-Belegen und 40.000 Zeichnungen
  • Übergabe an das DMS ELDORADO der Firma FUTUREDAT
  • Wöchentliche Abholung der Belege
  • Zurverfügungstellung der Akten auf Abruf, auch während der Digitalisierung

Die Aufgabe

Der LIG archiviert seine vollständigen Unterlagen in Vorgangsakten aus Papier. Im Zuge der bundesweiten Umstellung auf elektronische Vorgangsakten sollten unterschiedliche Arbeitsweisen vermieden werden.

» Durch die Digitalisierung konnte der Arbeitsaufwand um ca. die Hälfte minimiert werden und die Qualität der digitalisierten Belege ist sogar besser als die der Papierbelege.«

Die Umsetzung

Die Vorgangsakten beinhalteten neben normalem Schriftverkehr in DIN A4 auch großformatige Pläne bis DIN AO.

Die Unterlagen wurden in schwarz-weiß und Farbe digitalisiert und nach Freigabe erfolgte die Vernichtung der digitalisierten Bestände.


Der kundenorientierte Prozess

Die komplette Verarbeitung von der Aufnahme über die Digitalisierung, bis zur Übergabe und Abbildung der Akten im DMS, wurde in einem Probelauf mit Testakten durchgespielt. Die Abholung der Akten und der Transport an den Digitalisierungsstandort fand wöchentlich statt.

Die anschließende Verarbeitung erfolgte mit Eingang der Unterlagen. Durch eine eigene standardisierte Produktionssoftware, die alle Daten erfasst, überwacht und protokolliert, war jederzeit der Verarbeitungsstatus je Akte abrufbar.

Bei Bedarf wurden auch während der Digitalisierung die Akten zur Verfügung gestellt. Zusätzlich bietet die Aktenverwaltung eine Übersicht zu laufenden Aktenanforderungen sowie zu Ausgaben und Fristen.


Der Kundennutzen

Da noch nicht das gesamte Datenvolumen digitalisiert wurde, arbeitet das LIG derzeit sowohl mit Papierbelegen, als auch mit den bereits digitalisierten. Gerade durch den direkten Vergleich wird der Vorteil der digitalen Akte sehr deutlich. Der Zugriff erfolgt in Sekundenschnelle, lange Wege ins Archiv entfallen. Zudem haben gleichzeitig mehrere Mitarbeiter Zugriff auf dieselbe Akte und der vollständige Bestand der Akte liegt immer vor.

Durch die Digitalisierung wird der Arbeitsaufwand um fast 50% minimiert und die Qualität der digitalisierten Belege ist besser als die der Papierbelege. Darüber hinaus können Wiedervorlagen nun über das System erteilt werden, was wiederum eine Anweisung per Anruf oder Mail erspart.


Das Kundenfeedback

Der Leiter der Registratur fasst abschließend zusammen:

„Wir waren mit der kompletten Projektabwicklung äußerst zufrieden! Es gab mit der Projektleitung von Anfang an sehr gute Absprachen und was unsere Wünsche betraf, war die Geschäftsführung auch sehr flexibel. Die Transparenz der Abläufe hat uns begeistert. So konnten Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Fachbereichen noch während der DMSErstellungs- und Testphase an Workshops teilnehmen und ihre sehr praxisbezogenen Erfahrungen in das Gesamtprojekt mit einfließen lassen.“

Die Perspektive

Nach der erfolgreichen Umsetzung und der sehr positiven Resonanz der Mitarbeiter, plant der LIG die Digitalisierung weiter auszubauen. Weitere Behörden wollen dem Beispiel der LIG folgen, worauf wir uns sehr freuen.

 

Projektbericht herunterladen

MK 036 - 007 - 04/2019