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Gemeinden

Gemeinde Gampern

Mit einem Bevölkerungszuwachs von rund 700 Einwohnern in den vergangenen 25 Jahren liegt die Gemeinde Gampern, in Österreich, klar über dem landesweiten Zuwachs. Die kommunale Infrastruktur befindet sich im ständigen Wandel und Wachstum.

Die Erschließung von Wohngebieten und einem Gewerbepark sind nur Teile der aktuellen Aufgaben und Herausforderungen in der Gemeinde. Um bei einem stetigen Bevölkerungszuwachs die Lebensqualität in Gampern sichern zu können, bedarf es eines umfassenden zukunftsorientierten Investitionsprogramms.

Leistungen

  • Digitalisierung von ca. 2.500 Bauakten
  • Übergabe an das sichere digitale Cloud-Archiv REISSWOLF f.i.t.
  • Scannen mit Hochleistungsscannern
  • Verbesserung der Dokumenten-Qualität
  • Einfache Bearbeitung der neu digitalisierten Dokumente

Die Aufgabe

Die Gemeinde Gampern plante alte Bauakten zu digitalisieren. Die Idee bestand schon länger und konkretisierte sich nachdem die Anforderungen an eine moderne Verwaltung ständig stiegen.

Die Verfügbarkeit von Informationen wird auch für Gemeinden immer wichtiger. Bei den Bauakten handelt es sich um Unterlagen zu Bauprojekten im gesamten Gemeindegebiet. Die durchschnittliche Bauakte beinhaltet ca. 35 DIN-A4-Seiten und einen Plan, der in verschiedenen Formaten von DIN A4 bis DIN A0 vorliegen kann.

Die Ältesten stammen noch aus den 40er Jahren. Die Informationen aus den Bauakten sind für die Gemeinde von großer Bedeutung, da es auch bei bestehenden Projekten immer wieder Aus- und Umbaumaßnahmen gibt.

» Das Projekt lief absolut zu unserer Zufriedenheit. [...] Außerdem hat uns die Geschwindigkeit beim Erfassen und Scannen beeindruckt. «

Martin Gehmaier
Bauabteilung/Hochbau

Die Umsetzung

Die physischen Bauakten wurden in REISSWOLF-Archivkartons gelagert und zur Digitalisierung an REISSWOLF Österreich übergeben.

„Neben der hohen Qualität und schnellen Umsetzung ist unser Komplettangebot inklusive Abholung und Rückstellung der Bauakten, sowie der attraktive Preis ausschlaggebend gewesen sich für uns zu entscheiden“, so Siegfried Schmedler, Geschäftsführer REISSWOLF Österreich.

Mit Projektstart wurden die Bauakten in mit dem Auftraggeber vereinbarten Chargen abgeholt und zur Digitalisierung gebracht. Das Scannen erfolgte an Hochleistungsscannern und speziell für Großformate geeigneten Planscannern. So konnte das Projekt in kurzer Zeit abgewickelt werden. Die eigentliche Herausforderung bestand in der unterschiedlichen Qualität der Originale, die aber durch den Scanvorgang verbessert werden konnte.

Die Übergabe der Daten erfolgte in das Cloud-Archiv REISSWOLF f.i.t. Damit war sichergestellt, dass die bereits digitalisierten Bauakten der Gemeinde Gampern sofort in Echtzeit zur Verfügung standen. Die gescannten Daten wurden stichprobenartig vom Auftraggeber geprüft und die Bauakten nach der Digitalisierung an den Auftraggeber im Original zurückgegeben.


Der Kundennutzen

Vor der Digitalisierung war für den Kunden die gezielte Suche nach Bauakten mit großem Zeitaufwand verbunden. Die Suche wurde oftmals zusätzlich erschwert, da Pläne nicht wieder an den richtigen Ort zurück sortiert wurden. Hinzu kam, dass die Pläne in unhandlichen und unterschiedlichen Formaten existierten.

Dies hat mit der Digitalisierung ein Ende gefunden. Heute liegen die Bauakten digital im sicheren Cloud-Archiv REISSWOLF f.i.t. vor, wodurch ein sofortiger Zugriff, auch von mehreren Nutzern zeitgleich von verschiedenen Orten, gewährleistet ist und auch die unterschiedlichen Formate keine Rolle mehr spielen.


Das Kundenfeedback

Der Leiter der Registratur fasst abschließend zusammen:

„Wir waren mit der kompletten Projektabwicklung äußerst zufrieden! Es gab mit der Projektleitung von Anfang an sehr gute Absprachen und was unsere Wünsche betraf, war die Geschäftsführung auch sehr flexibel. Die Transparenz der Abläufe hat uns begeistert. So konnten Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Fachbereichen noch während der DMSErstellungs- und Testphase an Workshops teilnehmen und ihre sehr praxisbezogenen Erfahrungen in das Gesamtprojekt mit einfließen lassen.“


Das Kundenfeedback

„Das Projekt lief absolut zu unserer Zufriedenheit ab. Von den strukturierten Fragen über die Annäherung bis hin zur zügigen Umsetzung. Außerdem hat uns die Geschwindigkeit beim Erfassen und Scannen beeindruckt. Wir würden es jederzeit nochmal machen“, so Martin Gehmaier, Bauabteilung/Hochbau. „Nun liegt es noch an uns, sämtliche Bauakten dem Grundstück und den jeweiligen Eigentümern, die sich in den vergangenen 70 Jahren oft verändert haben, zuzuweisen.“

 

Projektbericht herunterladen

MK 092 - 003 - 04/2019