Immobilien
HK IMMOINVEST GmbH.
Die HK IMMOINVEST GmbH ist eine Immobilienmanagementgesellschaft, die sich auf die Entwicklung und Realisierung von Immobilien-Großprojekten im Auftrag von Mandanten spezialisiert hat. Insbesondere Quartierskonzepte, bestehend aus Gesundheits- und Sozialimmobilien oder Neuentwicklungen von Innenstadtbereichen stehen im Vordergrund der Tätigkeit. Die Mandanten (Privatinvestoren, Familien oder mittelständische Unternehmen) werden in allen Phasen ihres Immobilieninvestments vollumfänglich betreut.
Die HK IMMOINVEST ist Teil der HK Unternehmensgruppe zu der auch die HK Steuerberatung GmbH gehört. Gemeinsam mit Rechtsanwälten der HAACK Partnergesellschaft mbH bietet die HK Unternehmensgruppe eine umfassende betriebswirtschaftliche, rechtliche und steuerliche Beratung aus einer Hand.
Die Aufgabe
Kundenvorgabe war eine zentrale Archivierung der Dokumente, die auch die gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Bislang wurden beratungs- und kundenrelevante Informationen bei der HK IMMOINVEST dezentral gespeichert.
Unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten bedeutete diese Form der Datensicherung einen zu hohen Aufwand. Da zeitgleich eine räumliche Veränderung anstand entschied sich der Kunde für die Konvertierung von 170.000 Belegen und 10.000 Zeichnungen in das sichere Cloud-Archiv REISSWOLF f.i.t.
Das Projekt startete mit einer detaillierten Analyse und Bewertung der Datenbestände. In einem offenen Planungsgespräch wurde der Archivierungsprozess besprochen und anhand von Testakten beispielhaft durchgeführt. Parallel wurde eine hochsichere Cloud-Lösung in einem deutschen Rechenzentrum geschaffen, um die verschiedenen Datenquellen zu konsolidieren. Fünf Mitarbeiter waren in das Projekt eingebunden, da die Projektlaufzeit nur zwei Monate betrug.
Für die automatisierte Übernahme der Daten in das sichere Cloud-Archiv REISSWOLF f.i.t. wurden sämtliche Daten vom Kunden vorab aktualisiert. Der gesamte Prozess wurde überwacht und protokolliert, so dass der Kunde eine vollständige Dokumentation mit Statistiken über die konvertierte Datenmenge erhielt. Während des Projekts fanden parallel Gespräche und Schulungen statt, um die Abläufe und Prozesse optimal koordinieren zu können. Das Systemhaus stand jederzeit in enger Verbindung mit REISSWOLF, damit auftauchende Fragen und Störungen sofort geklärt und gelöst werden konnten.
Der Kundennutzen
Durch die Digitalisierung stehen den Mitarbeitern der HK IMMOINVEST sowie den im jeweiligen Projekt involvierten Geschäftspartnern heute alle relevanten Daten innerhalb von Sekunden sicher zur Verfügung – egal ob am Arbeitsplatz, mobil oder auf der Baustelle. Alle autorisierten Mitarbeiter und Geschäftspartner haben Zugriff auf den aktuellen Stand der Daten.
Darüber hinaus werden die hohen Sicherheitsstandards und die gesetzlichen Vorgaben, die für die Archivierung gelten, eingehalten.
Das Kundenfeedback
„Die Zusammenarbeit war ausgesprochen angenehm“, berichtet Martin Rahmes, Geschäftsführer der HK IMMOINVEST GmbH und hebt lobend hervor, „es gab zwei feste Ansprechpartner, die auf Wunsch angeforderte Daten während der Konvertierung extrem schnell als PDF zur Verfügung gestellt haben.“
„Das Team von CLOUD PILOT stand uns zu jeder Zeit mit Rat & Tat zur Seite. Ein ehrliches Feedback und viele offene Fragen waren immer willkommen. Ein Wechsel des IT-Systems ist zu Beginn oftmals mit Skepsis verbunden, aber unsere Bedenken fanden stets ein offenes Ohr und so fühlten wir uns fortwährend gut aufgehoben und konnten gewiss sein, dass der Umzug ein voller Erfolg wird. Außerdem konnten sich die Mitarbeiter von CLOUD PILOT gut auf die individuellen Mitarbeiter der HK IMMOINVEST einstellen, obwohl jeder Arbeitnehmer andere Wünsche und Bedürfnisse an REISSWOLF stellte und unterschiedliches Fachwissen aufweist“, ergänzt Tatjana Jocher, Junior Projektmanagerin bei der HK IMMOINVEST GmbH.
Weiter fügt sie hinzu: „Besonders hilfreich für meine tägliche Arbeit ist die OCR-Fähigkeit. Nun ist es endlich möglich, sehr umfangreiche eingescannte Dokumente, z. B. einen Baugenehmigungsbescheid oder Vertragswerke mit mehr als 100 Seiten, nach bestimmten Stichwörtern zu durchsuchen. Auch Sonderwünsche wurden von CLOUD PILOT unkompliziert ins Leistungspaket eingearbeitet. Insgesamt wurde die Projektabwicklung von den Kolleginnen und Kollegen gelobt und hat eindeutig bei der Akzeptanz geholfen.“