Dies ist ein wundervoller Ticker

Daten. Leben.

Maximieren Sie Ihre Produktivität und Sicherheit durch E-Mail-Management mit ELO XC.

Knapp 26 E-Mails empfängt jeder in Deutschland täglich mit einer beruflichen E-Mail-Adresse.*  
Das macht bei 250 Mitarbeitenden und ca. 200 Arbeitstagen gut 1,3 Millionen E-Mails im Jahr, die bearbeitet, weitergeleitet und eventuell rechtssicher archiviert werden müssen.

Mit ELO XC lässt sich das E-Mail-Management im Unternehmen und die dazugehörigen Prozesse verschlanken, optimieren und in Teilen auch automatisieren – unter Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen wie GoBD, AO oder auch DSGVO.

So können automatisierte Geschäftsprozesse direkt angestoßen werden. Wie bspw. im Rechnungs-management. Hier übernimmt ELO XC das E-Mail-Postfach für Rechnungen und leitet automatisiert alles direkt an die entsprechenden Stellen weiter – bestens geschützt und nach Ihren Vorgaben. Außerdem kann eine schnelle Volltext-Suche innerhalb von archivierten E-Mails und (gezippten) Anhängen genutzt werden. Das spart das lästige Suchen in unterschiedlichen Ablagen. Auch, weil eine vorgangsbezogene Ablage im Archiv möglich ist.

Entlasten Sie jetzt Ihre Microsoft-Exchange-Postfächer mit der automatisierten Weiterleitung und Archivierung mit ELO XC und REISSWOLF.

*Quelle: bitkom-research.de, Pressemitteilung 22. März 2021

Erläuterung der Abkürzungen:

AO = Abgabenordnung
DSGVO = Datenschutz-Grundverordnung
GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

  • Rechtskonforme Archivierung und Einhaltung der IT-Compliance
  • Ein Produkt für Exchange, Microsoft 365 und jedes beliebige andere Postfach (IMAP)
  • Mehr Effizienz durch schnelle Informationsverfügbarkeit
  • Manuelle oder automatisierte Ablage aller E-Mails zentral im ELO Repository und Archivierung von Anhängen im Originalformat
  • Vollständige Integration der E-Mails in die Geschäftsprozesse
  • Umfassende Unterstützung bei Audit-Vorgängen

Entdecken Sie alle Vorteile von ELO XC für Ihr E-Mail-Management.

Datensicherheit und Verschlüsselung
Alle E-Mails werden im EML-Format verarbeitet, abgelegt und sicher verschlüsselt. So können auch Anhänge im Originalformat direkt aus dem Archiv heraus verwendet werden. Wenn Sie möchten, können Sie alle Daten in Langzeitformate (PDF/A oder TIFF) konvertieren – für bessere Lesbarkeit und zur Absicherung der Aufbewahrungspflichten

Optimale Integration in Ihre E-Mail-Infrastruktur
Die Integration in Microsoft Outlook und HCL Notes ist besonders nutzerfreundlich, weil Sie schneller und einfacher nach Inhalten suchen können. Auch, wenn Sie das dank der zentral konfigurierten Logik eigentlich nicht müssten. Denn die stellt wichtige Informationen immer in den Vordergrund.

Moderne Architektur und Technologie
Der performante und robuste 64-Bit-Windows-Service für ELO XC erlaubt es Ihnen, Ihr E-Mail-Management so aufzubauen, wie Sie es möchten. Lokal, in der Cloud oder hybrid. Über Webservices mit Exchange, verbunden mit Ihrem ELO-System. Über die optionale Einbindung von IMAP-Postfächern (z. B. HCL Notes). Sie entscheiden, was für Sie am besten funktioniert.

Mobiler Zugriff
Rufen Sie ELO XC genauso einfach auf wie Ihr E-Mail-Programm selbst: per Smartphone, Tablet und über den Browser. Oder Sie nutzen den optional erhältlichen ELO Web Access, um von überall auf Informationen und archivierte E-Mails zuzugreifen.

Shared Mailboxes und Public Folders
Mit ELO XC können Sie Shared Mailboxes und Public Folders problemlos in Ihren E-Mail-Management-Prozess einbinden. Sie haben bereits Public Folders? Dann können diese ganz einfach bei der Einrichtung migriert werden.

Intuitive Konfiguration
Verarbeitungslogiken für Ihre E-Mails können Sie übersichtlich und komfortabel über Web-Console einrichten. Die visuelle Darstellung der Prozesse in leicht verständlichen Aktionsbäumen unterstützt Sie dabei, in komplexen Fällen die Übersicht zu behalten.

Legen Sie für das E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen eigene Regeln fest.

In den frei konfigurierbaren Verarbeitungslogiken von ELO XC legen Sie unter anderem fest, was mit welchen E-Mails passiert und wer welche E-Mails bearbeitet. Darüber hinaus können Sie Metadaten vergeben und so Filter- und Sortierfunktion in den Suchergebnissen nutzen. Außerdem können Active Directory und Azure AD direkt angebunden werden.

Ihre Vorteile mit dem sicheren E-Mail-Management von ELO XC:

  • Vollständige Integration der E-Mails in die Geschäftsprozesse
  • Integriertes E-Mail-Management-System mit angebundenem ECM
  • Verarbeitungslogik für Informationen in Prozessen über Vorgangsbezug oder nach individuellen Anforderungen
  • Einfache Suche und schnelle Verfügbarkeit von Informationen
  • Automatische Einbindung neuer Postfächer inkl. automatisierter Benutzeranlage in ELO
  • Erfüllung gesetzlicher Archivierungsvorgaben
  • Schutz vor Datenverlust
  • Flexible Möglichkeiten durch client- und serverbasierte Archivierung
  • Geeignet für On-Premise, Cloud und Hybrid
  • Bedarfsgerecht um Komponenten erweiterbar

ELO XC können Sie auch mit anderen Systemen nutzen.

Kombinieren Sie für effizientes E-Mail-Maganement ELO XC einfach mit den Systemen, die Sie bereits installiert haben. Wichtigste Voraussetzung: Ihr Betriebssystem ist mindestens Windows Server 2016.

Systeme, die mit ELO XC kompatibel sind:

Microsoft Exchange on-premise

(mind. Exchange 2013 SP1)

Microsoft 365 (Exchange Online)

Zugriff per Remote-PowerShell (oder Graph API, nur V20) und EWS

Hosted Exchange (Drittanbieter)

Wenn techn. Voraussetzungen des Anbieters erfüllt sind.

IMAP

On-Premise- und Cloud-Anbieter, Cloud-Produkte und -Systeme, die das IMAP-Protokoll unterstützen (Teststellung notwendig)

REISSWOLF hat bereits für zahlreiche Unternehmen und Betriebe ELO als Unternehmenssoftware eingeführt und an die jeweiligen Arbeitsabläufe detailgenau angepasst. In unterschiedlichsten Anwendungsgrößen, immer in direkter Zusammenarbeit und mit den Kundenbedürfnissen im Fokus.

Häufige Fragen und die Antworten zu ELO XC:

Wie stark bin ich bei zukünftiger Änderung der Infrastruktur von ELO abhängig?

Sie sind nicht abhängig: ELO ist ein System mit offenen Schnittstellen, der Datenzugriff ist jederzeit gewährleistet.

Wie bekomme ich Zugriff auf bereits archivierte und im Outlook gelöschte E-Mails?

Der Zugriff erfolgt über die Ablagestruktur und Suche über die Outlook-Anbindung oder die ELO Clients.

Was passiert mit privaten E-Mails?

Ein Mitarbeitereinverständnis zur Archivierung muss eingeholt werden, z. B. durch eine Betriebsvereinbarung. Private E-Mails sollten allerdings nicht von Unternehmensadressen verschickt werden, auch wenn der Empfang nicht verboten werden kann.

Wie kann ich Dubletten vermeiden?

Es gibt keine bzw. nur „scheinbare“ Dubletten bei E-Mails. Durch verschiedene technische Maßnahmen kann sichergestellt werden, dass trotz mehrfacher Ablage von inhaltsgleichen E-Mails oder wiederkehrendem Versand desselben Dokuments kein wertvoller Speicherplatz verschwendet wird.

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