BIG Arbeitsschutz GmbH
Die Firma BIG Arbeitsschutz GmbH blickt zurück auf eine lange Tradition im Bereich Arbeitsschutz und weiß: Stillstand ist Rückschritt, der Blick geht immer Richtung Zukunft.
Seit 1983 ist das Familienunternehmen in Deutschland und Europa auf ständiger Mission, verlässlicher Ansprech- und Projektpartner rund um das Thema Arbeitsschutz zu sein und wächst stetig mit den Anforderungen der einzelnen Unternehmen.
Das Unternehmen konzentriert sich speziell auf den Vertrieb von persönlicher Schutzausrüstung, darunter Handschuhe, Berufsbekleidung, Sicherheitsschuhe und Sicherheitsmesser. Durch die langjährige Expertise in diesem Bereich genießt das Unternehmen das Vertrauen zahlreicher Fachbetriebe und Branchen.
Die Aufgabe
Seit 2019 nutzt die Firma BIG Arbeitsschutz GmbH das ELO-System als ein GoBD-konformes Dokumentenmanagementsystem, um Ausgangsbelege aus dem ERP-System zu archivieren.
Nach einer umfangreichen Beratung haben wir für 2022 geplant, den analogen Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung in der Buchhaltung – vom Rechnungseingang über die Freigabe bis zur Buchung in DATEV – digital abzubilden.
Als DATEV Premium Partner hat die ELO Digital Office GmbH, die von DATEV empfohlene Lösung entwickelt: ELO for DATEVverbindet sich nahtlos mit vorhandenen DATEV Rechnungswesen-Programmen und sorgt für durchgängig digitale Prozesse. Diese optimale Verzahnung wurde bei der BIG Arbeitsschutz GmbH angestrebt.
Dabei sollte insbesondere die intelligente Belegerkennung berücksichtigt werden, also die automatisierte Analyse der Rechnungen mit dem ELO DocXtractor und der Verifizierung der Rechnungsdaten über einen Abgleich mit den Stammdaten aus dem DATEV Kanzlei Rechnungswesen.
Außerdem war wichtig, dass die Rechnungen beim Eingang strukturiert, automatisiert und GoBD-konform abgelegt werden, entsprechend allen gesetzlichen Vorgaben. Für eine schnelle und effiziente Suche sollten die Rechnungen natürlich auch mit Metadaten versehen und der Workflow individuell anpassbar sein.
Die Umsetzung
Um die analogen Abläufe in der Buchhaltung mithilfe von ELO digital abbilden zu können, hat sich die BIG Arbeitsschutz GmbH für die Eingangsrechnungsverarbeitung in Verbindung mit der Solution ELO for DATEV entschieden.
Kern der Lösung sind die automatische Erfassung von Eingangsrechnungen mit einem Abgleich der Stammdaten aus DATEV und auch die automatisierte Weiterleitung der Belege per Workflow an den richtigen Bearbeiter zur Rechnungsprüfung.
In einem Workshop haben wir gemeinsam den gesamten Rechnungsprozess analysiert und mögliche Optimierungen für die digitale Verarbeitung besprochen. Dabei wurden alle vom Kunden gewünschten Punkte und wichtige Anforderungen aufgenommen und abgestimmt, sodass die Lösung auf die individuellen Bedürfnisse angepasst wurde.
Dabei ging es um den Prozess des Rechnungseingangs, das Scanning von Papierrechnungen sowie die Postfachüberwachung für die Übernahme digitaler sowie elektronischer Rechnungen in den Workflow. Mit dazu gehören u.a. das automatisierte Auslesen und Verifizieren der Daten, die Dublettenprüfung sowie die Prüfung nach §14 UStG.
Schlussendlich wurde auf Themen wie die sachliche Prüfung, Freigaben, Kontierungen, mögliche Klärungen und die Übergabe des Buchungsvorschlages samt dazugehöriger PDF-Dateien an DATEV eingegangen.
All diese Themen werden mit der Solution ELO for DATEV sinnvoll digital abgebildet und die gesamten Funktionalitäten der ELO ECM Suite runden die Lösung ab.
Der Kundennutzen
Alle Buchhaltungsprozesse sind durch die Implementierung von ELO for DATEV effizienter gestaltet:
Angefangen von der digitalen Erfassung der Daten, über die automatisierte Weiterleitung an Mitarbeiter zur Prüfung, Freigabe und Buchung bis hin zur sicheren und strukturierten Ablage im Archiv.
Alle Schritte sind schnell, digital, nachvollziehbar und transparent dokumentiert. Es gibt Vertretungsregelungen und selbstverständlich auch ein Eskalationsmanagement. Über ein integriertes Dashboard können beispielsweise Skontofristen, offene Rechnungen und Fälligkeiten zusätzlich überwacht werden.
Mit der Einführung von ELO for DATEV wurden manuelle Fehlerquellen minimiert und der zeitliche Bearbeitungsaufwand durch automatisierte Abläufe deutlich reduziert.