Daten. Leben.
Gesundheits- und Sozialwesen

Krankenhaus Wermelskirchen

Die Krankenhaus Wermelskirchen GmbH ist ein Gesundheits- und Kompetenzzentrum für Wermelskirchen und Umgebung.

Die Klinik steht für moderne Medizin, eine umfassende persönliche Betreuung und garantiert kurze Wege zu einer leistungsstarken Medizin. Rund 38.500 Patienten vertrauen sich jährlich den 330 Mitarbeitern der Klinik an.

Leistungen

  • Digitalisierung von jährlich 10.000 stationären und 30.000 ambulanten Patientenakten
  • Installation ELOprofessional für die Patientenakten
  • Aktenverwaltungsprogramm zur Abbildung des Digitalisierungsprozesses
  • Wöchentliche Abholung der Belege
  • Integration des DMS ins KIS MCC

Die Aufgabe

Platzmangel war für den Kunden der Auslöser sich mit der Auflösung des Papierarchivs und der Digitalisierung zu befassen. Zeitgleich wurde die Einführung eines Dokumenten-Management- Systems (DMS) geplant.

Zu beiden Themen fanden Ausschreibungen statt. Im Bereich DMS setzte sich die Branchenlösung Med4ELO, speziell für Krankenhäuser, gegen andere namhafte Systeme durch. Med4ELO basiert auf ELOprofessional und ELOenterprise der ELO Office GmbH aus Stuttgart.

Neben der guten Integration ins KIS MCC, der Firma Meierhofer, dem Benutzerrechtekonzept und dem möglichen Ausbau der ECM Lösung für die allgemeine Verwaltung, überzeugte vor allem die integrierte Aktenverwaltung. Diese bildet den Digitalisierungsprozess vollständig ab, etwas auf das der Kunden besonderen Wert legte.

» Die Qualität und die Zuverlässigkeit haben uns überzeugt. Gemeinsam mit uns wurde ein Work flow erarbeitet,
in dem die Patientenakte nach unseren Vorstellungen vorliegt und uns einen sicheren und reibungslosen Umgang ermöglicht. «

Ralf Schmandt
Verwaltungsleiter

Die Umsetzung

Für die Digitalisierung werden die laufenden Akten beim Kunden abgeholt, und anschließend extern für den Scanvorgang vorbereitet und digitalisiert. Die elektronischen Ergebnisse werden online direkt in das DMS übergeben.

Die Einführung des DMS nutzte der Kunde für eine Optimierung der inneren Prozesse. Dazu zählte eine genaue Aktenkontrolle und Konsolidierung der Akten- und Registerstruktur. Im Zuge des Projektes wurden die Ablagestrukturen den Aktenplänen angepasst.

Allen berechtigten Personen stehen nun die vollständigen Dokumente zentral zur Verfügung. Der Aufruf der Akten erfolgt direkt aus dem MCC.

Die Navigation und Darstellung im ELO zeichnet sich durch eine hohe Performance und Benutzerfreundlichkeit aus. Begleitend zur Einführung des DMS fanden Schulungen für die Administratoren und ein Infotag für die Recherche-Anwender statt.

Das im DMS integrierte Aktenverwaltungsprogramm ermöglicht dem Krankenhaus eine lückenlose Rückverfolgung der Verarbeitung von Patientenakten, angefangen beim Verpacken über die Digitalisierung, bis hin zur endgültigen Vernichtung. In Echtzeit erhält das Krankenhaus eine automatische Rückmeldung des Verarbeitungsstatus einer jeden Akte. Zusätzlich bietet die Aktenverwaltung eine Übersicht zu laufenden Aktenanforderungen sowie Ausgaben und Fristen.


Der Kundennutzen

Durch die Digitalisierung der Patientenakten sind diese nun jederzeit und überall verfügbar. Der Kunde kann die Akten von nun an in einem digitalen Archiv revisionssicher archivieren bzw. verwalten. Durch die Abbildung der vollständigen Digitalisierung ist eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse möglich, und der Status einer jeden Akte sofort einsehbar.


Das Kundenfeedback

„Die Qualität und die Zuverlässigkeit haben uns überzeugt. Gemeinsam wurde ein Workflow erarbeitet, in dem die Patientenakte nach unseren Vorstellungen vorliegt und uns einen sicheren und reibungslosen Umgang ermöglicht. Natürlich war auch der attraktive Preis mit ausschlaggebend“, erklärt Ralf Schmandt, Verwaltungsleiter des Krankenhauses Wermelskirchen.

„Das DMS ermöglicht die vollständige Abbildung und Überwachung des Digitalisierungsprozesses. Dies, gepaart mit der durchweg positiven Resonanz der Anwender im klinischen Alltag, bestätigt uns, mit der Auswahl die richtige Entscheidung getroffen zu haben.“


Der nächste Schritt

Das DMS kann problemlos jederzeit auf weitere Bereiche z.B. die allgemeine Verwaltung oder das Vertragsmanagement ausgeweitet werden.

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MK 045 - 005 - 04/2019

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