Daten. Leben.
Immobilienkredite/-beratung

LOANCOS GmbH.

Die LOANCOS-Gruppe ist die größte unabhängige Kreditplattform zum Aufbau und Management von Immobilienkreditbeständen in Deutschland. Sie ermöglicht Kreditinstituten, Versicherungen und Investoren das effiziente und skalierbare Management von Kreditportfolios – insbesondere für das wohnwirtschaftliche Kreditgeschäft.

LOANCOS verbindet langjähriges fachliches Expertenwissen mit technologischer Lösungskompetenz. Mit ihrer modularen Outsourcing-Plattform ist sie Enabler für das Neugeschäft von Baufinanzierungen und effizient in die Wertschöpfungskette mit Vermittlerplattformen integriert. So können Banken und Versicherungen ihr Baufinanzierungsgeschäft flexibel auf- oder ausbauen. Die BPO-Plattform bietet eine vollumfängliche Unterstützung sämtlicher Kreditprozesse: von der Vergabe der Darlehen, über die Auszahlung bis hin zu Intensivbetreuung und Work-out (Special Servicing).

Leistungen

  • Digitalisierung von rund 30.000 Akten aus drei Standorten

  • Scannen mit Hochleistungsscannern inkl. Verbesserung der Bildqualität

  • Teilweise auch Dokumente größer DIN A3

  • Anbindung des REISSWOLF archiv. manager. an das Kunden-DMS

  • Fortlaufender wöchentlicher Digitalisierungsprozess aller Neuverträge

Die Aufgabe

Im Rahmen eines Großprojektes, das insgesamt mit mehr als 25.000 Personentagen angesetzt war, hatte LOANCOS nach einem Scandienstleister gesucht, um die in Essen, Frankfurt am Main und vor allem in Berlin eingelagerten kompletten Alt- sowie laufenden Immobilienkreditverträge zentral zu übernehmen und zu digitalisieren. Die Wahl fiel auf REISSWOLF, da die Beratungsleistung im Vorfeld überzeugte und Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen mit sich brachte. Es zeigte sich, dass eine Digitalisierung des Komplettbestandes ein 6-stelliges Investitionsvolumen bedeutet hätte, das nicht erforderlich war, da viele Akten nicht mehr im tagesaktuellen Zugriff sein mussten, sondern wegen rechtlicher Aufbewahrungsfristen archiviert wurden.

» Es war schon beeindruckend, zu sehen, was innerhalb von 4 Wochen an Material bewegt und
zum Teil am Folgetag wieder digital zur Verfügung gestellt wurde. «

Markus Discher,
Head of Collections

Die Umsetzung

Nach einer ersten Bestandsaufnahme vor Ort wurde in Abstimmung mit dem Hauptauftraggeber das ursprüngliche Konzept angepasst. Es gab klare Vorgaben, was wann benötigt werden würde – und was auch vermutlich gar nicht oder erst in einigen Jahren. Anstelle einer Komplettdigitalisierung wurde vereinbart, den Bestand zu unterteilen in aktive Verträge, laufende Verträge sowie Alt- Verträge. Alle Vertragsunterlagen, die aktiv gemanagt und bearbeitet werden müssen, wurden direkt nach Anlieferung für den Scan vorbereitet, digitalisiert und in PDF-Form wieder zur Verfügung gestellt. Alle anderen sollten nachfolgend nach Bedarf als Scan-on-Demand digitalisiert werden oder auch weiterhin nur in analoger Form archiviert.

Projektstart war in Berlin. Dort wurden innerhalb einer Woche 1.260 Kartons mit insgesamt ca. 23.000 Vertragsaktenteilen befüllt und abgeholt. Dabei wurde bereits beim Befüllen der Kartons nach priorisierten Akten und nicht priorisierten Akten unterschieden. Insgesamt 1.265 priorisierte Teilakten mit unterschiedlichen Volumina und Bestandsteilen wurden tagesaktuell digitalisiert und dem Kunden zeitnah wieder zur Verfügung gestellt.

Bereits 3 Tage nach Projektstart gab es die ersten zusätzlichen Scan-on-Demand Eilanforderungen, die innerhalb des zugesagten Zeitfensters von 3-4 Stunden wie vereinbart übermittelt wurden. Alle nicht prioritären Akten wurden nach Anforderung des Kunden in den Folgemonaten digitalisiert und seitdem standardisiert fortgeführt. Am Anfang erfolgte die Beauftragung noch manuell über den REISSWOLF archiv. manager.. Nach kurzer Zeit konnten wir gemeinsam eine API-Schnittstelle entwickeln, die eine Beauftragung aus dem Kunden-DMS ermöglicht, sodass dieser Prozess nun automatisiert erfolgt.  Der voraussichtlich nicht mehr benötigte Teil der Dokumente wurde im Anschluss an den Scanprozess digital kenntlich gemacht und kann nach Überprüfung und Freigabe seitens des Endkunden jederzeit direkt der zertifizierten Vernichtung zugeführt werden. Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wurden im Hochsicherheitsarchiv von REISSWOLF eingelagert.

Durch die Aufsplittung von priorisierten und nicht-priorisierten Akten konnte der hohe Zeitdruck entzerrt werden. Die Herausforderung, dass aktive Akten so schnell wie möglich wieder zur Bearbeitung verfügbar sein müssen, ließ sich dadurch bestmöglich steuern. Eine Übertragung der digitalisierten Verträge erfolgt nicht gesammelt, sondern sukzessive direkt nach Fertigstellung im täglichen Rhythmus.


Der Kundennutzen

LOANCOS hat für seine langfristigen Anforderungen an das Vertragsmanagement eine Schnittstelle vom eigenen DMS zur Archiv-Software von REISSWOLF erhalten und kann über diese Schnittstelle die Akten digital und/oder physisch anfordern. Anforderungen gehen nahezu täglich ein und werden in der vereinbarten Frist an LOANCOS übermittelt.

Die Übertragung der Dateien erfolgt über einen SFTP-Server automatisch in das Kunden-System. Damit wurde eine effiziente digitale Lösung geschaffen, die vor allem auch für den Auftraggeber von LOANCOS erhebliche Vorteile mit sich bringt hinsichtlich frei zugänglichen Vertragsdaten für jeden, der damit arbeiten muss. Zusätzlich werden auch problemlos weiterhin benötigte Original-Akten dem Kunden physisch zugestellt. Der Kunde profitiert von sichereren Archivierungsbedingungen als vorher bei zeitgleicher Ersparnis des Vorhaltens eigener Archive.


Das Kundenfeedback

REISSWOLF war für LOANCOS stets kompetenter Ansprechpartner – und das unter der logistisch und planerisch großen Herausforderung, alle Akten kurzfristig abzuholen und die Prio-Akten innerhalb der ersten 4 Wochen bereits vollständig digital zur Bearbeitung wieder zur Verfügung zu stellen. Nicht zu vergessen die erschwerten Bedingungen durch die umfangreichen Corona-Hygienemaßnahmen bei der Abholung.

„Es war schon beeindruckend, zu sehen, was innerhalb von 4 Wochen an Material bewegt und zum Teil am Folgetag wieder digital zur Verfügung gestellt wurde. Da lief am Anfang natürlich nicht alles glatt, da zunächst die digitalen Daten noch nicht automatisiert in unser System liefen. Aber es wurde kontinuierlich optimiert, um rasch ein perfektes Ergebnis zu haben und schlussendlich hatten wir auch die Anbindung an unser System stehen. Fazit: Unser Ziel, dass unser Kunde durch die digitalen Prozesse erheblich effizienter arbeiten kann, haben wir gemeinsam mit REISSWOLF bestens erreicht. Auch zwischenmenschlich hat alles sehr gut gepasst, das ist ja auch wichtig.“ Markus Discher, Head of Collection

» Auch zwischenmenschlich hat alles sehr gut gepasst, das ist ja auch wichtig. «

Markus Discher,
Head of Collection


Der nächste Schritt

Nachdem alle Prozesse bestens eingespielt sind und die Verfügbarkeit benötigter Informationen bedarfsgerecht sichergestellt, wurden direkt Folgeaufträge vereinbart. So werden inzwischen kontinuierlich alle Neuverträge im wöchentlichen Turnus abgeholt, direkt digitalisiert und im Falle von Urkunden etc. zusätzlich physisch archiviert.

Als nächstes wird geprüft, welche weiteren Kunden von LOANCOS ebenso auf diese komfortable Hybridarchivierung mit direkt verfügbaren digitalen Akten sowie digitaler Verwaltung und Bedarfsbereitstellung analoger Akten umgestellt werden.

Außerdem wird LOANCOS auch die eigene Prozessdigitalisierung weiter optimieren und im nächsten Schritt den digitalen Posteingang mit REISSWOLF realisieren inklusive Belegerkennung und direkter Zuordnung in die jeweiligen Abteilungen des Finanzspezialdienstleisters.

Projektbericht herunterladen

MK 163 - 001 - 08/2021

Sie haben ähnliche Anforderungen oder Optimierungspotenziale,
bei denen wir Sie unterstützen können?
Wir beraten Sie gern.

Jetzt kontaktieren