Daten. Leben.

Wie Sie am besten auf Ahndungs-Schreiben der Datenschutzbehörden reagieren

Niemand möchte von einer Behörde geahndet werden – erst recht nicht, wenn es um einen potentiellen Datenschutzvorfall mit möglicher Weise schmerzhaften Bußgeldern geht. Verunsichert sein muss man aber auch nicht. Denn es gibt es ein paar einfache Umsetzungstipps, um souverän damit umzugehen.
 

  1. Wichtig ist, dass Sie sich erst einmal einen Überblick verschaffen, was gegen Sie bei der Datenschutzbehörde vorliegt. Dafür empfehlen Anwälte* unbedingt einen Antrag auf Akteneinsicht zu stellen. Einige Datenschutzbehörden fordern dafür eine geringe Gebühr. Doch die lohnt sich in jedem Fall. Denn nur wenn Sie den Akteninhalt kennen, den Sie übrigens für eigene Zwecke auch kopieren dürfen, können Sie sich eine entsprechende Strategie überlegen.
     
  2. Sobald Ihnen die Informationen vorliegen, binden Sie nicht nur Ihren betrieblichen Datenschutzbeauftragten*, sondern auch die betroffene/n Fachabteilung/en ein. Sie müssen gegenüber der Aufsichtsbehörde in der Lage sein, die jeweiligen Zwecke und Erforderlichkeiten eines praktizierten Verfahrens darzustellen. Dies sollten Sie intern gründlich vorbereiten. Gegebenenfalls zeigt sich aber auch schon nach Akteneinsicht, dass eine detaillierte Stellungnahme Ihrerseits gar nicht erforderlich ist oder dass gewisse Sachverhalte der Aufsichtsbehörde weder vorliegen noch bekannt sind.
     
  3. Wenn tatsächlich eine ausführliche Stellungnahme notwendig ist, können Sie zumeist auch problemlos eine Fristverlängerung um zwei bis drei Wochen beantragen. Wenn keine erheblichen Gefahren für den Betroffenen bestehen, wird die Aufsichtsbehörde die Frist üblicherweise verlängern.
     
  4. Sollten Sie schon bei der ersten internen eigenen Prüfung merken, dass Ihre konkrete Verarbeitung personenbezogener Daten, die Anlass für die Beschwerde ist, rechtswidrig ist, dann treffen Sie unverzüglich Maßnahmen, dass solch ein Vorfall nicht noch einmal vorkommen kann. Und erwähnen Sie dies auch direkt in Ihrer Stellungnahme.
     

Fazit: Das Thema Datenschutz im Unternehmen erst nehmen, durchdenken und immer wieder überprüfen. Dann verunsichert auch kein Schreiben. Und haben Sie auch keine Bedenken, dass Sie sich durch den Antrag auf Akteneinsicht erst recht "verdächtig" machen. Bei den Aufsichtsbehörden sitzen Fachleute, die wissen, dass dies Ihr gutes Recht ist.

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*w/m/d