Ihr Briefkasten ist jetzt so mobil wie Sie. Denn Ihre physischen Briefe werden von REISSWOLF digitalisiert und jeden Tag direkt auf Ihr Smartphone geschickt. Alles unter höchsten Sicherheitsstandards. Empfangen, öffnen, scannen und bereitstellen: Jeder Schritt findet bei REISSWOLF statt – für optimalen Datenschutz.
Melden Sie sich an und wir stellen einen Nachsendeantrag für Sie. Ihre Briefpost wird automatisch an uns umgeleitet.
Ihre Post wird maschinell geöffnet und über High-End-Scanner in ein PDF-Dokument mit Volltextsuche umgewandelt.
Die digitalisierte Eingangspost wird gesichert
in die App dok. suite. von REISSWOLF übertragen.
So haben Sie wichtige Briefpost tagesaktuell und bequem mobil dabei.
Schon ab
13,99 € / Monat
Übersichtlich, sortiert, sicher und jederzeit griffbereit. Mit der App dok. suite. von REISSWOLF können Sie von unterwegs überall Ihre Tagespost einsehen und direkt bearbeiten. So behalten Sie immer und überall den Überblick und haben wichtige Korrespondenz ab sofort auch immer mobil dabei.
Pro15 | Pro35 | Pro50 | ProXL | |
| Leistungsumfang | ||||
Anzahl der Nutzer 1 | 1 Nutzer 1 | 1 Nutzer 1 | 1 Nutzer 1 | nach Bedarf |
Monatliche Briefsendungen inklusive | 15 | 35 | 50 | mehr als 50 |
Unbegrenzte Digitalisierung (Egal, wie viele Seiten o. Ä. ein Brief enthält: Alles wird digitalisiert.) | ||||
Abruf über App dok. suite. | ||||
Anforderung von Originalbelegen möglich | ||||
Archivierung der Originale 2 | 90 Tage | 90 Tage | 90 Tage | 90 Tage |
Pro15
Pro35
Pro50
ProXL
1 Es sind Personen allen Geschlechts gleichermaßen gemeint. Für die einfachere Lesbarkeit wird die männliche Form genutzt.
2 Alle Originale können über den gesamten Archivierungszeitraum (mindestens 90 Tage bzw. 3 volle Monate bis zum Monatsende), als UPS-Päckchen angefordert werden.
1 Monat Mindest-Vertragslaufzeit und monatlich kündbar
Kostenlose Archivierung für mindestens 90 Tage
Same-Day-Premium-Service
Einrichtung des Nachsendeauftrages durch REISSWOLF
Speicherung in deutschen Rechenzentren
Zertifiziert nach ISO 9001:2015 und ISO/IEC 27001:2013
REISSWOLF Datenschutz-Standards
Was ist der Digitale Posteingang von REISSWOLF?
Es handelt sich um eine sichere Lösung, um Ihre Briefpost in Zukunft digital an jedem Ort zu jedem Zeitpunkt einsehen zu können. Wir digitalisieren Ihre Tagespost und stellen diese über eine eigene sichere Cloud-Lösung zur Verfügung. Die Daten sind auf Datenbankservern in deutschen Rechenzentren gespeichert und bestmöglich geschützt. Darüber hinaus werden alle physischen Poststücke automatisch archiviert und je nach gewähltem Leistungspaket schlussendlich datenschutzkonform vernichtet.
Was passiert, wenn in einem Brief mehrere kleine sind?
Der Briefumschlag, der Ihre Identifikation trägt und ggf. weitere Briefe enthält, wird als größte Einheit digitalisiert. Die anderen Briefe werden ebenso geöffnet und inklusive des Umschlags dann zusammen gescannt und als ein Dokument zur Verfügung gestellt.
Welche Formate können die Postsendungen haben?
Ob Postkarte oder Großbrief bis zur Größe einer DIN A3 Postsendung digitalisieren wir für Sie alles problemlos.
Wie werden geheftete, getackerte oder gebundene Unterlagen gescannt?
Das ist unterschiedlich, aber immer bestmöglich. Wir glätten die Originale, entfernen Heftklammern und Tackernadeln und digitalisieren dann alles. Gebundene oder geöste Dokumente trennen wir allerdings nicht, denn diese sind besonders schützenswert. Sie erhalten in diesem Fall einen Scan des Deckblattes mit einem gesonderten Hinweisblatt, dass es gebundene Folgeseiten gibt. Das Originaldokument können Sie dann bei Bedarf anfordern.
Kann ich gebundene Bücher bei REISSWOLF digitalisieren lassen?
Aber natürlich können Sie gerne Bücher bei uns digitalisieren lassen. Allerdings gehört dies nicht zur standardisierten Dienstleistung des digitalen Posteinganges.Sprechen Sie uns gern für ein individuelles Angebot an.
Wie sind die PDF-Dateien in meinem digitalen Posteingang benannt?
Die Benennung der Dokumente erfolgt nach Tagesdatum und fortlaufender Nummer.
Sind die gescannten Dokumente durchsuchbar?
Ja, das sind sie. Sie können innerhalb der Anwendung nach allen Textinhalten Ihrer Posteingänge recherchieren, da Sie diese von uns als volltexterschlossene, durchsuchbare PDF-Dateien erhalten.
Wie schnell wird meine Post gescannt und bereitgestellt?
Alle Poststücke, die bis 12.00 Uhr eintreffen, werden Ihnen am selben Tag im digitalen Posteingang zur Verfügung gestellt. Bei allen Postsendungen, die uns erst nach der Mittagszeit erreichen, erfolgt die digitale Zustellung am Folgetag.
Wie bekomme ich mit, dass es neue Poststücke in meinem digitalen Posteingang gibt?
Sie erhalten eine E-Mail, die Sie über die Bereitstellung neuer Poststücke informiert. Sollten Sie unsere REISSWOLF App dok. suite. nutzen, werden Sie zusätzlich via Push-Benachrichtigung über den Eingang informiert.
Wie erhält man Sondersendungen, die nicht digitalisiert werden können?
Wir stellen Ihnen einen Fotoscan des nicht scanbaren Inhalts - wie z.B. ein Datenträger - zur Verfügung, so wie einen normalen digitalen Brief und Sie entscheiden dann, ob Sie bei Bedarf die Originale erhalten möchten.
Wie gehen Sie mit vertraulich oder persönlich gekennzeichneten Poststücken um?
Als vertraulich oder persönlich gekennzeichnete Poststücke werden von uns nicht geöffnet. Entsprechende Sendungen zeigen wir Ihnen als Fotoscan im digitalen Posteingang an, sodass Sie diese Sendungen im Original anfordern können.
Welche Arten von Post wird von der Deutschen Post an REISSWOLF weitergeleitet?
Durch den Nachsendeauftrag werden folgende Briefarten an uns weitergeleitet und von uns bearbeitet:
Ist die REISSWOLF Adresse eine ladungsfähige Geschäftsanschrift?
Da Sie unter dieser Anschrift nicht anzutreffen sind, ist unsere REISSWOLF Adresse keine ladungsfähige Adresse für Ihre Kontakt-, Geschäfts-, Vertragspartner sowie Kunden.
An welche Adresse wird meine Post umgeleitet?
Sobald Sie einen digitalen Posteingang bei uns bestellen, richten wir für Sie einen Nachsendeauftrag ein und die Post wird nach ca. 5-10 Tagen automatisch umgeleitet. Die Nachsendeadresse erhalten Sie als Bestätigung des Nachsendeauftrages direkt von der Deutschen Post.
Wie erfolgt die Einrichtung des Nachsendeauftrags?
Alle für den Nachsendeauftrag erforderlichen Daten können Sie einfach direkt im Bestellvorgang angeben. Nach Abschluss der Bestellung übermitteln wir die Daten an die Deutsche Post und richten für Sie den Nachsendeauftrag ein.
Wie lange dauert die Einrichtung des Nachsendeauftrags?
Der Nachsendeauftrag wird sofort nach Ihrer Bestellung von uns eingerichtet. Bedenken Sie aber bitte, dass die Deutsche Post in der Regel 5 - 10 Tage für die Einrichtung benötigt und Ihre Post erst danach umgeleitet und digitalisiert wird.
Welche Laufzeit hat der Nachsendeauftrag?
Sie können den Nachsendeauftrag für 12 Monate abschließen.
Wird der Nachsendeauftrag nach Ablauf der Laufzeit automatisch verlängert?
Ja, sofern Sie Ihren Vertrag nicht kündigen, verlängern wir den Nachsendeauftrag 14 Tage vor Vertragsende automatisch, damit sichergestellt ist, dass Ihre Post lückenlos erfasst und digitalisiert werden kann. Die Kosten für die Verlängerung stellen wir Ihnen dann alle 12 Monate in Rechnung.
Kann ich die Adresse meines Nachsendeauftrags ändern?
Im Fall eines Umzugs oder ähnliches, ist es erforderlich den bestehenden Nachsendeauftrag zu beenden und einen neuen Nachsendeauftrag zu beauftragen Eine Adressänderung eines bestehenden Nachsendeauftrags ist seitens der Deutschen Post nicht möglich. Die entstehenden Kosten für den neuen Nachsendeauftrag werden Ihnen weiterberechnet.
Was passiert mit dem Nachsendeauftrag, wenn ich kündige?
Sie müssen sich um nichts kümmern. Wir kündigen den Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post pünktlich zum Vertragsende und Sie erhalten Ihre Post wieder an Ihre reguläre Anschrift.
Werde auch Pakete durch den Nachsendeauftrag umgeleitet?
Nein, Pakete sind vom Nachsendeauftrag ausgeschlossen und werden weiterhin an Ihre reguläre Postadresse gesandt.
Werden Postzustellungsaufträge weitergeleitet?
Nein, dies ist nicht möglich. Bei vorübergehender Abwesenheit werden keine Postzustellungsaufträge weitergeleitet. Lediglich in Ausnahmefällen bei alten Nachsendeaufträgen könnte dies noch der Fall sein.
Wie wird sichergestellt, dass die von mir angeforderten Originaldokumente vom Nachsendeauftrag ausgeschlossen werden?
Bestellte Originale senden wir Ihnen über unsere Versandpartner als Päckchen. Sie sind somit nicht Bestandteil des Nachsendeauftrages und kommen deshalb verlässlich bei Ihnen an.
Wie kann ich benötigte Originale bestellen?
Im digitalen Posteingang stehen Ihnen zwei Arten zur Verfügung, mit denen Sie Originale bei Bedarf bestellen können: Express- und Sammel-Bestellung.
Mit der Express-Bestellung können Sie die Zustellung einzelner Briefe beauftragen. Wir stellen Ihnen diese dann kurzfristig zur Verfügung.
Bei der Sammel-Bestellung können Sie über einen Monat hinweg mehrere Briefe für die Übersendung markieren. Bei dieser Option erfolgt die Bestellung für markierte Briefe automatisch durch unser System zum Monatsende. So werden Ihnen die gesammelten Briefe zu einem Zeitpunkt zugestellt.
Kann ich Originale auch in andere Länder liefern lassen?
Das Versenden in andere Länder ist grundsätzlich möglich, jedoch sind die dafür anfallenden Portokosten höher als bei einer Lieferung nach Deutschland.
Wann vernichten Sie die Originale? Machen Sie das automatisch?
Je nach Ende der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungszeit werden die Dokumente automatisch datenschutzkonform von uns vernichtet.
Wie schnell erhalte ich Poststücke, die ich im Original benötige?
Wenn Sie einzelne Poststücke im Original benötigen und Ihre Bestellung bis spätestens 12.00 Uhr bei uns eingeht, erfolgt die Lieferung von Montag bis Donnerstag in der Regel bereits am darauffolgenden Werktag. Bei einer Bestellung nach 12.00 Uhr oder freitags wird es der übernächste Werktag sein. Bitte haben Sie Verständnis, dass es in Einzelfällen auch etwas länger dauern kann.
Wie lange werden die Originaldokumente aufbewahrt?
Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach dem von Ihnen gebuchten Tarif. Nach Ende der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungszeit werden alle Originalbriefe datenschutzkonform vernichtet.
Was geschieht mit den eingelagerten Originalen bei Vertragsende?
Alle Originale bleiben einfach bis zum Ende der gewählten Aufbewahrungsfrist sicher verwahrt bei uns – ohne zusätzliche Kosten. Und wenn Sie doch nochmals ein Original benötigen, können Sie dies kostenpflichtig weiterhin bestellen. Sie können sogar nach Vertragsende weiterhin auf alle eingelagerten und digitalisierten Postsendungen zugreifen und diese herunterladen oder im Original bestellen. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Dokumente dann datenschutzkonform vernichtet.
Welche Systemvoraussetzungen muss ich erfüllen?
Für den digitalen Posteingang von REISSWOLF genügt ein aktueller Webbrowser. Alternativ können Sie für einen zeitlich und räumlich unbegrenzten Zugang auch die REISSWOLF App dok. suite. nutzen. Einfach als Android oder iOS-Version im jeweiligen Store downloaden.
Kann ich Postsendungen herunterladen und teilen?
Ja, selbstverständlich ist eine Weiterleitung und Weiterverarbeitung aller pdf-Dateien problemlos möglich. Sie können ein digitales Poststück per E-Mail weiterleiten oder über unsere dok. suite.-App mit bekannten Diensten wie WhatsApp, iMessage, Google Drive, Microsoft OneDrive usw. teilen.
Welche Zahlungsmöglichkeiten habe ich?
Sie können per Rechnung bezahlen.
Wie lange muss man sich mindestens vertraglich binden?
Die Mindestvertragslaufzeit richtet sich nach dem gewählten Tarif. Alle Informationen hierzu können Sie unserer Webseite entnehmen.
Wie erfolgt die Abrechnung der Leistungen?
Einfach und transparent erhalten Sie im vereinbarten Abrechnungsintervall eine Rechnung per E-Mail über den gebuchten Basistarif. Dieser Stückpreis beinhaltet alle Leistungs-Bausteine, also die Erfassung, Digitalisierung, Archivierung und schlussendliche Vernichtung Ihrer Postsendungen. Lediglich genutzte Mehrleistungen wie zusätzliche Briefe oder die Bestellung von Originalen werden Ihnen monatlich gesondert in Rechnung gestellt.
Was kostet denn das Ganze?
Der Preis ist abhängig vom gewählten Tarif. Alle Informationen hierzu können Sie unserer Webseite entnehmen.
Besteht die Möglichkeit eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzuschließen?
Gemäß Artikel 28 DSGVO bieten wir Ihnen gerne die Möglichkeit, eine derartige Vereinbarung einfach digital mit uns abzuschließen. Dies ist für Unternehmen zwingend, für Privatpersonen auf Wunsch möglich, aber nicht erforderlich.
Ist die Digitalisierung meiner Post sicher?
"Ja natürlich. Die langjährige Datenschutzkompetenz von REISSWOLF bezieht sich selbstverständlich auf alle unsere Leistungen von der Digitalisierung über die Archivierung bis hin zur Vernichtung. Darüber hinaus besitzt unser langjähriger Partner alle relevanten Zertifizierungen, um die Einhaltung höchster Qualitätsmaßstäbe zu jedem Verarbeitungszeitpunkt zu gewährleisten:
• ISO 9001:2015 Qualitätsmanagement
• ISO/IEC 27001:2013 Informationssicherheit
• DIN Norm 66399 Akten- und Datenträgervernichtung"
Ist die Lagerung meiner Poststücke sicher?
Ihre Poststücke werden in Hochsicherheitsarchiven von REISSWOLF gelagert. Durch Sicherheitsglas, verspiegelte Scheiben, LKW-Schleusen, abgezäuntes Gelände und mehrstufige Zugangskontrollen bis hin zu Regalsprinkleranlagen und Videoüberwachung stellen wir ein Maximum an Sicherheit für Ihre Poststücke sicher.
Wo werden meine digitalen Postsendungen gespeichert?
Die Speicherung Ihrer digitalen Postsendungen erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren unter Einhaltung strengster Sicherheitsmaßnahmen sowie europäischer und deutscher Datenschutzbestimmungen.
Wer hat Einblick in meine Postsendungen?
Trotz Einsatz modernster Technik sind manuelle Eingriffe notwendig. Deshalb ist ein Datenschutzexperte wie wir hierbei die richtige Wahl. Unsere Mitarbeiter sind besonders vertrauenswürdig und arbeiten seit Jahrzehnten mit hochsensiblen Daten. Alle Mitarbeiter sind dafür ausgebildet, werden regelmäßig geschult und sind natürlich auf das Datenschutzgeheimnis verpflichtet.
Dann schreiben Sie uns – und wir melden uns schnellstmöglich zurück. Wenn Sie bereits Kunde des digitalen Posteingangs sind, nutzen Sie gerne unseren Kunden-Support.
