Daten. Leben.

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Der Kosten- und Zeitaufwand für Rechnungen, die verschiedene Abteilungen, eventuell sogar verschiedene Standorte, durchlaufen, ist enorm. Mit unserer Software-Lösung in Kombination mit der sicheren Verarbeitung aller eingehenden physischen und digitalen Post direkt bei uns, verkürzen Sie deutlich die Durchlauf-, Erfassungs- und Bearbeitungszeiten des Rechnungsverarbeitungsprozesses.

Wir öffnen und scannen tagesaktuell Ihre Poststücke und verarbeiten die Rechnungen anschließend so, dass alle relevanten Rechnungsdaten ausgelesen und für den Rechnungs-Workflow verifiziert in den Workflow der ELO Invoice Solution oder alternativ in andere System übergeben werden. Die intelligente KI-Technologie erkennt und verifiziert automatisiert Ihre eingehenden Rechnungen – inklusive Datenabgleich, erster Plausibilitätsprüfung und Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe.

Rechnungen mit vorhandenem Bestellbezug im ERP-System, lassen sich bei Übereinstimmung mit dem gebuchten Wareneingang komplett automatisiert verarbeiten und ggf. Prüfungs- und Freigabeszenarien auf Wunsch übersprungen werden. Die Nachvollziehbarkeit ist immer gewährleistet.

Effizienter, schneller, kostengünstiger, revisionssicher, mandantenfähig, transparent:
Das ist digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit REISSWOLF.

So funktioniert die digitale Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen als
Full-Service-Dienstleistung von REISSWOLF.

1. Posteingang

Rechnungen gehen physisch per Post oder digital im E-Mail-Postfach ein – als Full-Service-Dienstleistung erfolgt der Eingang direkt bei REISSWOLF und das Öffnen taggleich.

2. Rechnungen verarbeiten

Öffnen, Scannen und Volltext-Indexieren der Poststücke sowie Übernahme aus dem E-Mail-Postfach in Folgesysteme. Auf Wunsch: Als Full-Service-Dienstleister bietet Ihnen REISSWOLF zusätzlich bei Projektstart die Archivierung der physischen Belege an.

3. Analysieren, verifizieren und Datenabgleich

Unsere Software analysiert und verifiziert automatisiert die eingehenden Rechnungen. Die Daten werden mit Ihren Stammdaten aus dem ERP-System bzw. dem Finanzwesen abgeglichen. Den gesamten Prozess, inklusive manueller Verifizierung nicht vollständig erkannter Rechnungen, übernimmt REISSWOLF.

4. Plausibilitäts- und Konformitätsprüfung

Alle relevanten Rechnungsinformationen, wie z. B. Rechnungsempfänger, -datum oder Brutto- und Nettosummen, werden erkannt und einer genauen Plausibilitätsprüfung und Prüfung nach §14 UStG unterzogen.

5. Weiterleitung zur Prüfung und Freigabe

Das Dokument inkl. der Metadaten wird in den Rechnungs-Workflow an die zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung, Freigabe und Kontierung weitergeleitet. Der Prozess mit der ELO Solution Invoice kann flexibel an Ihre Bedürfnisse angepasst werden – beispielsweise durch flexible Freigabestufen und -grenzen.

Rechnungen mit Bestellbezug lassen sich bei Übereinstimmung mit dem gebuchtem Wareneingang (ERP-System) komplett automatisiert verarbeiten. Jegliche Prüfungs- und Freigabeszenarien können bei Bedarf übersprungen werden.

6. Buchung

Nach der Freigabe werden die Rechnungsinformationen an das FiBu-/ERP-System übergeben und abgeglichen. Anschließend wird der Beleg in ELO als „gebucht“ gekennzeichnet.

7. Rechnungscontrolling

In Ihrem Rechnungs-Dashboard sind visuelle Auswertungen auf Basis der Rechnungsdaten integriert. Das gewährleistet eine hohe Prozesstransparenz.

Digitales Rechnungscontrolling mit dem integrierten Rechnungs-Dashboard.

Im benutzerfreundlichen Dashboard erhalten Sie in Echtzeit alle Informationen über Ihre Eingangsrechnungen auf einen Blick. Geräte- und standortunabhängig, so dass schnell und unkompliziert geprüft und freigegeben werden kann. Durch die stetige Transparenz der Prozessschritte erhalten Sie dabei zudem maximale Verfahrenssicherheit.

  • Auslagerung der Rechnungsverarbeitung an REISSWOLF für eine Erhöhung der Produktivität und effizientere Prozesse
  • Lückenlose und transparente Dokumentation aller Arbeitsschritte in Echtzeit
  • Rechtskonforme elektronische Archivierung
  • Zahlreiche Schnittstellen und Integrationen zu FiBu- und ERP-Systemen
  • Perfekte und simple Steuerung dank anpassbarer Workflows
  • Schnelles Finden von Belegen, kosten- und zeitintensives Suchen entfällt
  • Keine Mehrfacherfassung (integrierte Dubletten-Prüfung)
  • Realisierung der Skonti durch Fristenregelung

Vielfach kompatibel und für zahlreiche Schnittstellen gemacht.

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung wird als Full-Service von REISSWOLF übernommen. Neben der ELO Solution Invoice für den Rechnungsworkflow können wir auch bereits vorhandene Systeme ansteuern.

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bietet Schnittstellen für:

SAP

SAP NetWeaver®
SAP S/4HANA®
SAP Business One

Datev

MS Dynamics 365

Business Central / Navision

Diamant

E+S

FS Rechnungswesen

Digitalisierungsziele erreichen.
Mit staatlicher Förderung.
Und mit einem starken Partner.

Fördern Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen: mit dem staatlichen Programm „Digital Jetzt“ und der Erfahrung und Beratungskompetenz von REISSWOLF. Wir bieten Ihnen zahlreiche digitale Lösungen für ein sicheres Datenmanagement, damit Sie zukünftig noch effizienter arbeiten können.

"Digital Jetzt" – sichern Sie sich bis
zu 50.000 € Förderung!
Mehr Infos

Die Vorteile für den Mittelstand:

  • Unterstützende Investitionen in digitale Technologien und die Qualifizierung der Mitarbeitenden
  • Stärkung der Wettbewerbs- und Innovationsfähigkeit
  • Höhere IT-Sicherheit
  • Mehr und einfachere branchenübergreifende Zusammenarbeit, z. B. mit dem Handwerk
  • Verbesserte digitale Standard-Geschäftsprozesse

Mehr zur Förderung erfahren Sie hier

So automatisiert REISSWOLF Ihre digitale Eingangsrechnungsverarbeitung.

Der Rechnungs-Workflow ist formularbasiert. Dabei werden alle gängigen Rechnungsformate (Scan, E-Mail, ZUGFeRD, XRechnung, Fattura) automatisch erkannt, die Daten automatisiert erfasst und extrahiert. Das ermöglicht das Aufsetzen von standardisierten und dennoch flexiblen Rechnungsfreigabeprozessen, deren Konfiguration so angepasst werden kann, wie es in Ihrem Unternehmen benötigt wird.
Natürlich rechtskonform und revisionssicher dank Archivierung und transparenten Arbeitsschritten.
So behalten Sie den Überblick – auch dank Versionierung.

Die wichtigsten Antworten auf zentrale Fragen
zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung.

Kann ich alle Rechnungsformate automatisiert erfassen?

80–90% der Rechnungsformate sind mit dem Standard abgedeckt. Ergänzend kann die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung von REISSWOLF individuell konfiguriert werden.

Können Buchungsdaten automatisiert an ein ERP-/FiBu-System versendet werden?

Ja, nach Ende des Genehmigungsprozesses kann eine automatisierte Übergabe an ein Drittsystem erfolgen.

Sind Status-Rückmeldungen von durchgeführten Buchungen aus einem ERP-System heraus möglich?

Status-Rückmeldungen sind vorbereitet und durch entsprechende Konfigurationen individuell anpassbar (siehe dazu „Statusrückmeldung“ aus der technischen Dokumentation).

Ist eine Schnittstelle an ein FiBu-System im Standard enthalten?

Die Stammdatenpflege findet weiterhin im FiBu-System statt, daher ist keine direkte Schnittstelle zu FiBu-Systemen vorgesehen.

Was passiert bei Auslesefehlern bei der Extraktion von Rechnungsdaten?

Der ELO DocXtractor zeigt an, ob es Fehler gibt/Daten fehlen. Eine Prüfung/Korrektur ist durch den DocXtractor Verifier möglich.

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