Daten. Leben.

Übersicht der relevanten 
Aufbewahrungsfristen 2023.

Wie lange müssen welche Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden? Welche Unterschiede gibt es bei der Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen und bei Handels- und Geschäftsbriefen? Sie sind sich nicht ganz sicher? 
Wir uns schon, obwohl wir bei aller Sorgfalt für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen können. Damit Sie einfach und schnell überprüfen können, was datenschutzkonform vernichtet werden kann und was noch nicht, haben wir eine Übersicht aller Dokumentenarten von A-Z mit den jeweils  relevanten Aufbewahrungsfristen für Sie erstellt.

  • Normaler Weise müssen Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es allerdings 30 Jahre oder mehr sein.
  • Und neben den im Handelsgesetzbuch sowie in § 147 Abgabenordnung steuerrechtlich definierten Regelungen, gibt es weitere branchen- und anwendungsspezifische Vorschriften, die Sie bitte beachten sollten.
  • Gut zu wissen: Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist.
  • D.h., dass für alle zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem dieser erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist beginnt

NEU für 2023!

Unser Tipp für
Datenschutz & Rechtssicherheit

Nochmals kurz Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten, ob die Unterlagen datenschutzkonform vernichtet werden können. Und falls ja, einfach auf REISSWOLFs Leistungsversprechen vertrauen.

Laden Sie das kostenlose PDF mit allen Aufbewahrungsfristen für 2023 herunter

*Pflichteld

  • A
  • B
  • C
  • D
  • E
  • F
  • G
  • H
  • I
  • J
  • K
  • L
  • M
  • N
  • O
  • P
  • Q
  • R
  • S
  • T
  • U
  • V
  • W
  • X
  • Y
  • Z

A-Z

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
A
Abhängigkeitserklärungen102012
Abrechnungsbeleg102012
Abtretungserklärungen62016
Akkordunterlagen102012
Akkreditive62016
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) 102012
An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen62016
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben0sofort
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben62016
Angestelltenversicherung102012
Anhang102012
Anlageverzeichnisse62016
Anleihebücher102012
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage102012
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich102012
Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung102012
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) 52017
Ausgangsrechnungen102012
Außendienstabrechnungen102012

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
B
Bahnabrechnungen102012
Bahnfrachtbriefe62016
Bankauszüge, Bankbelege102012
Bankbürgschaften62016
Bauakten °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Bauantragskostennachweise °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baubeschreibungen °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baubücher °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baugenehmigungen °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung102012
Belastungsanzeigen (intern und extern) 102012
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen102012
Bestell- und Auftragsunterlagen62016
Beteiligungsunterlagen102012
Betriebsabrechnungsbögen 102012
Betriebskostenabrechnungen102012
Betriebsprüfungsberichte62016
Bewertungsunterlagen102012
Bewirtungsunterlagen102012
Bilanzen102012
Bilanzanlagen102012
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege102012
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 62016

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
C
Carnet-Zolldokumente62016
Clearingauszüge62016
Clearing-Belege102012

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)102012
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 102012
Datensicherungen102012
Dauerauftragsunterlagen62016
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten102012
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen102012
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle102012
Doppelbesteuerungsunterlagen62016

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
E
Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze102012
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich102012
(Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) 102012
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch102012
Einfuhrunterlagen62016
Eingangsrechnugnen 102012
Einheitswertunterlagen102012
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt102012
Essensmarkenabrechnungen102012
Exportunterlagen62016

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 102012
Feuerversicherungsunterlagen62016
Frachtbriefe 62016
Freistempelabrechnungen102012

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar 102012
Gehaltslisten102012
Geschäftsberichte102012
Geschäftsbriefe62016
Geschenknachweise102012
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 102012
Gewerbesteuerunterlagen102012
Gewinn- und Verlustrechnungen102012
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare102012
Gründungsakten der Gesellschaft10 2012
Gutachten102012
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen102012

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
H
Handelsbriefe62016
Handelsbücher102012
Handelsregisterauszüge102012
Hauptabschlussübersicht102012
Hauptbücher102012
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)102012
Hypothekenpfandbriefe62016

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen102012
Investitionszulage (Unterlagen) 62016
Inventare, Inventarnachweise102012
Investitionszulagen Unterlagen62016

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
J
Jahresabschluss102012
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften102012
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent102012
Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern102012

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
K
Kalkulationsunterlagen102012
Kassenberichte 102012
Kassenbücher und -blätter102012
Kassenzettel102012
Kontenpläne und -änderungen102012
Kontoauszüge, Kontenregister102012
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 102012
Kostenträgerrechnungen102012
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen102012
Kreditorenbuchhaltung102012
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 102012
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) 62016
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge62016

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
L
Ladescheine102012
Lagebericht102012
Lagerbücher102012
Lastschriftanzeigen102012
Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege)62016
Leergutabrechnungen62016
Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) 102012
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen102012
Lohnkontenarten, Lohnbelege102012
Lohnlisten102012
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 102012
Luftfrachtbriefe62016

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
M
Mahnvorgänge, Mahnbescheide62016
Maschinenkarteikarten (Inventur) 102012
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) 62016
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) 102012
Mutterschaftsgeldunterlagen102012

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
N
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)102012
Nebenbücher102012

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
O
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung62016
Organisationsunterlagen und -pläne 102012

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
P
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende)102012
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe; nach Vertragsende)62016
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents62016
Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär301992
Patientenakten in Arztpraxen102012
Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen102012
Pfändungsunterlagen102012
Postquittungsbücher102012
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen102012
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 102012
Protokolle (soweit Buchungsbelege)102012
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen102012
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) 102012
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers102012

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen102012
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen102012

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen102012
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss 62016
Reisekostenabrechnungen102012
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 102012

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
S
Saldenbilanzen102012
Saldenlisten102012
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) 62016
Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege)102012
Schriftwechsel62016
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 62016
Schuldtitel102012
Spendenbescheinigungen102012
Steuerunterlagen102012
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 102012
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* 301992
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* 301992
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 301992
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*301992

*Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.


 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
T
Telefonkostennachweise102012
Transportschadenunterlagen 62016

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
U
Überstundenlisten 102012
Unfallversicherungsunterlagen62016
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 102012

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 102012
Verkaufsbücher102012
Vermögensverzeichnis102012
Versand- und Frachtunterlagen102012
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung)62016
Versteigerungsunterlagen62016
Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) 62016
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen102012
Viehregister102012
VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege)102012

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 102012
Wechsel102012
Weihnachtsgratifikation 102012
Werbegeschenkenachweise102012
Werbekostenbelege102012
Wertberichtigungsunterlagen102012
Wildhandelsbücher102012

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
Z
Zahlungsanweisungen102012
Zessionen62016
Zinsabrechnungen102012
Zollbelege102012
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer102012
Zustellungsquittungen62016
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 102012

Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen. 

Trotz sorgfältiger Zusammenstellung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.

Nach oben scrollen