Daten. Leben.

Aufbewahrungsfristen 2024
im Überblick mit Tabelle.

Wie lange müssen welche Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden? Welche Unterschiede gibt es bei der Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen und bei Handels- und Geschäftsbriefen? Sie sind sich nicht ganz sicher? 

Damit Sie einfach und schnell überprüfen können, was datenschutzkonform vernichtet werden kann und was noch nicht, haben wir eine Übersicht aller Dokumentenarten von A-Z  mit den jeweils relevanten Aufbewahrungsfristen für Sie erstellt. Trotz aller Sorgfalt können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.

  • Normalerweise müssen Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es allerdings 30 Jahre oder mehr sein.
  • Und neben den im Handelsgesetzbuch sowie in § 147 Abgabenordnung steuerrechtlich definierten Regelungen, gibt es weitere branchen- und anwendungsspezifische Vorschriften, die Sie beachten sollten.
  • Gut zu wissen: Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist.
  • D. h., dass für alle zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem dieser erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist beginnt
  • Maßgeblich für die Auswahl und Anwendung der richtigen Aufbewahrungsfrist ist nicht die Bezeichnung des Dokuments, sondern der Inhalt des Dokuments und der dazugehörige Sachzusammenhang.
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Im Einzelfall nochmals kurz Rücksprache mit Ihrem Steuerberater und/oder Rechtsanwalt halten, ob die Unterlagen wirklich rechtskonform vernichtet werden dürfen bzw. – zum Beispiel aus Datenschutzgründen – sogar vernichtet werden müssen.

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*Pflichteld

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
A
Abrechnungsbeleg102013
Abtretungserklärungen62017
Akkreditive62017
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) 102013
An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen62017
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben62017
Angestelltenversicherung (nach Ablauf)102013
Anhang102013
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage102013
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich102013
Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung102013
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) 52018
Ausgangsrechnungen102013
Außendienstabrechnungen102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
B
Bahnabrechnungen102013
Bahnfrachtbriefe62017
Bankauszüge, Bankbelege102013
Bankbürgschaften (nach Ablauf)102013
Bauakten °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Bauantragskostennachweise °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baubeschreibungen °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baubücher °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baugenehmigungen °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung102013
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen102013
Bestell- und Auftragsunterlagen62017
Beteiligungsunterlagen102013
Betriebskostenabrechnungen102013
Betriebsprüfungsberichte62017
Bewertungsunterlagen102013
Bewirtungsunterlagen102013
Bilanzen102013
Bilanzanlagen102013
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege102013
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
C
Clearing-Belege102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)102013
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 147 AO) 102013
Datensicherungen102013
Dauerauftragsunterlagen62017
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten102013
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen102013
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle102013
Doppelbesteuerungsunterlagen102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können
E
Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze102013
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich102013
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch102013
Einfuhrunterlagen102013
Eingangsrechnugnen 102013
Einheitswertunterlagen102013
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt102013
Essensmarkenabrechnungen102013
Exportunterlagen102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 102013
Frachtbriefe 62017
Freistempelabrechnungen102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar 102013
Gehaltslisten102013
Geschäftsberichte102013
Geschäftsbriefe (soweit keine Rechnungen)62017
Geschenknachweise102013
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 102013
Gewerbesteuerunterlagen102013
Gewinn- und Verlustrechnungen102013
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare102013
Gründungsakten der Gesellschaft10 2013
Gutachten102013
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
H
Handelsbriefe (soweit keine Rechnungen)62017
Handelsbücher102013
Handelsregisterauszüge102013
Hauptabschlussübersicht102013
Hauptbücher102013
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)102013
Hypothekenpfandbriefe (nach Ablauf)62017

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen102013
Investitionszulage (Unterlagen) 62017
Inventare, Inventarnachweise102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
J
Jahresabschluss102013
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften102013
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
K
Kalkulationsunterlagen102013
Kassenberichte 102013
Kassenbücher und -blätter102013
Kassenzettel102013
Kontenpläne und -änderungen102013
Kontoauszüge, Kontenregister102013
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 102013
Kostenträgerrechnungen102013
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen102013
Kreditorenbuchhaltung102013
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 102013
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) 62017
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
L
Ladescheine102013
Lagebericht102013
Lagerbücher102013
Lastschriftanzeigen102013
Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsablauf)102013
Lieferantenerklärungen102013
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen102013
Lohnkontenarten, Lohnbelege102013
Lohnlisten102013
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 102013
Luftfrachtbriefe62017

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
M
Mahnvorgänge, Mahnbescheide62017
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) 62017
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) 102013
Mutterschaftsgeldunterlagen102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
N
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)102013
Nebenbücher102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
O
Offenbarungseid, eidesstattliche Versicherung62017
Organisationsunterlagen und -pläne über Buchführung102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
P
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende)102013
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe; nach Vertragsende)62017
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents62017
Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär301993
Patientenakten in Arztpraxen102013
Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen102013
Pfändungsunterlagen102013
Postquittungsbücher102013
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen102013
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 102013
Protokolle (soweit Buchungsbelege)102013
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen102013
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) 102013
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen102013
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen102013
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss 62017
Reisekostenabrechnungen102013
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 102013
Röntgenbilder*102013

*Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des
28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.


 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
S
Saldenbilanzen102013
Saldenlisten102013
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) 62017
Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege)102013
Schriftwechsel allgemein62017
Spendenbescheinigungen102013
Steuerunterlagen102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
T
Telefonkostennachweise102013
Transportschadenunterlagen 62017

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
U
Überstundenlisten 102013
Unfallversicherungsunterlagen62017
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 102013
Verkaufsbücher102013
Vermögensverzeichnis102013
Versand- und Frachtunterlagen102013
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung)62017
Versteigerungsunterlagen102013
Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) 62017
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen102013
Viehregister102013
VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege)102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 102013
Wechsel102013
Weihnachtsgratifikation 102013
Werbegeschenkenachweise102013
Werbekostenbelege102013
Wertberichtigungsunterlagen102013
Wildhandelsbücher102013

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können
Z
Zahlungsanweisungen102013
Zessionen62017
Zinsabrechnungen102013
Zollbelege102013
Zustellungsquittungen62017
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 102013

Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.

Trotz sorgfältiger Prüfung können wir keine Haftung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben übernehmen. In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an die für Ihr Unternehmen zuständige Industrie- und Handelskammer oder das für Sie zuständige Finanzamt.

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