Wie lange müssen welche Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden? Welche Unterschiede gibt es bei der Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen und bei Handels- und Geschäftsbriefen? Sie sind sich nicht ganz sicher?
Wir uns schon, obwohl wir bei aller Sorgfalt für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen können. Damit Sie einfach und schnell überprüfen können, was datenschutzkonform vernichtet werden kann und was noch nicht, haben wir eine Übersicht aller Dokumentenarten von A-Z mit den jeweils relevanten Aufbewahrungsfristen für Sie erstellt.
- Normalerweise müssen Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es allerdings 30 Jahre oder mehr sein.
- Und neben den im Handelsgesetzbuch sowie in § 147 Abgabenordnung steuerrechtlich definierten Regelungen, gibt es weitere branchen- und anwendungsspezifische Vorschriften, die Sie bitte beachten sollten.
- Gut zu wissen: Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist.
- D.h., dass für alle zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem dieser erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist beginnt
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| A | ||
| Abhängigkeitserklärungen | 10 | 2012 |
| Abrechnungsbeleg | 10 | 2012 |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2016 |
| Akkordunterlagen | 10 | 2012 |
| Akkreditive | 6 | 2016 |
| Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) | 10 | 2012 |
| An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen | 6 | 2016 |
| Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben | 0 | sofort |
| Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 6 | 2016 |
| Angestelltenversicherung | 10 | 2012 |
| Anhang | 10 | 2012 |
| Anlageverzeichnisse | 6 | 2016 |
| Anleihebücher | 10 | 2012 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 | 2012 |
| Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich | 10 | 2012 |
| Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung | 10 | 2012 |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) | 5 | 2017 |
| Ausgangsrechnungen | 10 | 2012 |
| Außendienstabrechnungen | 10 | 2012 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| B | ||
| Bahnabrechnungen | 10 | 2012 |
| Bahnfrachtbriefe | 6 | 2016 |
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 | 2012 |
| Bankbürgschaften | 6 | 2016 |
| Bauakten °(Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Bauantragskostennachweise °(Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Baubeschreibungen °(Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Baubücher °(Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Baugenehmigungen °(Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 10 | 2012 |
| Belastungsanzeigen (intern und extern) | 10 | 2012 |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 | 2016 |
| Beteiligungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Betriebsabrechnungsbögen | 10 | 2012 |
| Betriebskostenabrechnungen | 10 | 2012 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 | 2016 |
| Bewertungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Bewirtungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Bilanzen | 10 | 2012 |
| Bilanzanlagen | 10 | 2012 |
| Buchungsanweisungen, Buchungsbelege | 10 | 2012 |
| Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) | 6 | 2016 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| C | ||
| Carnet-Zolldokumente | 6 | 2016 |
| Clearingauszüge | 6 | 2016 |
| Clearing-Belege | 10 | 2012 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| D | ||
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 10 | 2012 |
| Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) | 10 | 2012 |
| Datensicherungen | 10 | 2012 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 | 2016 |
| Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten | 10 | 2012 |
| Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen | 10 | 2012 |
| Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle | 10 | 2012 |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 | 2016 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| E | ||
| Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze | 10 | 2012 |
| EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich | 10 | 2012 |
| (Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) | 10 | 2012 |
| Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch | 10 | 2012 |
| Einfuhrunterlagen | 6 | 2016 |
| Eingangsrechnugnen | 10 | 2012 |
| Einheitswertunterlagen | 10 | 2012 |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 10 | 2012 |
| Essensmarkenabrechnungen | 10 | 2012 |
| Exportunterlagen | 6 | 2016 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| F | ||
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Feuerversicherungsunterlagen | 6 | 2016 |
| Frachtbriefe | 6 | 2016 |
| Freistempelabrechnungen | 10 | 2012 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| G | ||
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar | 10 | 2012 |
| Gehaltslisten | 10 | 2012 |
| Geschäftsberichte | 10 | 2012 |
| Geschäftsbriefe | 6 | 2016 |
| Geschenknachweise | 10 | 2012 |
| Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) | 10 | 2012 |
| Gewerbesteuerunterlagen | 10 | 2012 |
| Gewinn- und Verlustrechnungen | 10 | 2012 |
| Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare | 10 | 2012 |
| Gründungsakten der Gesellschaft | 10 | 2012 |
| Gutachten | 10 | 2012 |
| Gutschriften, Gutschriftsanzeigen | 10 | 2012 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| H | ||
| Handelsbriefe | 6 | 2016 |
| Handelsbücher | 10 | 2012 |
| Handelsregisterauszüge | 10 | 2012 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 | 2012 |
| Hauptbücher | 10 | 2012 |
| Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) | 10 | 2012 |
| Hypothekenpfandbriefe | 6 | 2016 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| I | ||
| Inkassobücher, -karteien, -quittungen | 10 | 2012 |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 | 2016 |
| Inventare, Inventarnachweise | 10 | 2012 |
| Investitionszulagen Unterlagen | 6 | 2016 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| J | ||
| Jahresabschluss | 10 | 2012 |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 | 2012 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 2012 |
| Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern | 10 | 2012 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| K | ||
| Kalkulationsunterlagen | 10 | 2012 |
| Kassenberichte | 10 | 2012 |
| Kassenbücher und -blätter | 10 | 2012 |
| Kassenzettel | 10 | 2012 |
| Kontenpläne und -änderungen | 10 | 2012 |
| Kontoauszüge, Kontenregister | 10 | 2012 |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 | 2012 |
| Kostenträgerrechnungen | 10 | 2012 |
| Krankenhaus-Buchführungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Kreditorenbuchhaltung | 10 | 2012 |
| Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2012 |
| Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) | 6 | 2016 |
| Kurzarbeitergeldlisten und Anträge | 6 | 2016 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| L | ||
| Ladescheine | 10 | 2012 |
| Lagebericht | 10 | 2012 |
| Lagerbücher | 10 | 2012 |
| Lastschriftanzeigen | 10 | 2012 |
| Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 6 | 2016 |
| Leergutabrechnungen | 6 | 2016 |
| Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) | 10 | 2012 |
| Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Lohnkontenarten, Lohnbelege | 10 | 2012 |
| Lohnlisten | 10 | 2012 |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) | 10 | 2012 |
| Luftfrachtbriefe | 6 | 2016 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| M | ||
| Mahnvorgänge, Mahnbescheide | 6 | 2016 |
| Maschinenkarteikarten (Inventur) | 10 | 2012 |
| Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) | 6 | 2016 |
| Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2012 |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 10 | 2012 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| N | ||
| Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2012 |
| Nebenbücher | 10 | 2012 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| O | ||
| Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung | 6 | 2016 |
| Organisationsunterlagen und -pläne | 10 | 2012 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| P | ||
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende) | 10 | 2012 |
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe; nach Vertragsende) | 6 | 2016 |
| Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents | 6 | 2016 |
| Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär | 30 | 1992 |
| Patientenakten in Arztpraxen | 10 | 2012 |
| Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen | 10 | 2012 |
| Pfändungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Postquittungsbücher | 10 | 2012 |
| Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) | 10 | 2012 |
| Protokolle (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2012 |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 10 | 2012 |
| Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) | 10 | 2012 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 | 2012 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| Q | ||
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 10 | 2012 |
| Quittungen, wenn Buchungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| R | ||
| Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss | 6 | 2016 |
| Reisekostenabrechnungen | 10 | 2012 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 | 2012 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| S | ||
| Saldenbilanzen | 10 | 2012 |
| Saldenlisten | 10 | 2012 |
| Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) | 6 | 2016 |
| Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2012 |
| Schriftwechsel | 6 | 2016 |
| Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) | 6 | 2016 |
| Schuldtitel | 10 | 2012 |
| Spendenbescheinigungen | 10 | 2012 |
| Steuerunterlagen | 10 | 2012 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* | 10 | 2012 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* | 30 | 1992 |
| Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* | 30 | 1992 |
| Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* | 30 | 1992 |
| Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* | 30 | 1992 |
*Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| T | ||
| Telefonkostennachweise | 10 | 2012 |
| Transportschadenunterlagen | 6 | 2016 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| U | ||
| Überstundenlisten | 10 | 2012 |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 | 2016 |
| Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher | 10 | 2012 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| V | ||
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | 2012 |
| Verkaufsbücher | 10 | 2012 |
| Vermögensverzeichnis | 10 | 2012 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 10 | 2012 |
| Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) | 6 | 2016 |
| Versteigerungsunterlagen | 6 | 2016 |
| Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) | 6 | 2016 |
| Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Viehregister | 10 | 2012 |
| VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 | 2012 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| W | ||
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 | 2012 |
| Wechsel | 10 | 2012 |
| Weihnachtsgratifikation | 10 | 2012 |
| Werbegeschenkenachweise | 10 | 2012 |
| Werbekostenbelege | 10 | 2012 |
| Wertberichtigungsunterlagen | 10 | 2012 |
| Wildhandelsbücher | 10 | 2012 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2023 vernichtet werden können | |
| Z | ||
| Zahlungsanweisungen | 10 | 2012 |
| Zessionen | 6 | 2016 |
| Zinsabrechnungen | 10 | 2012 |
| Zollbelege | 10 | 2012 |
| Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 10 | 2012 |
| Zustellungsquittungen | 6 | 2016 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 | 2012 |
Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.