Daten. Leben.

Zahlreiche Rechnungen erreichen Tag für Tag jedes Unternehmen, seien es elektronische oder papierbasierte Rechnungen, ZUGFeRD oder XRechnungen. Nun müssen nicht nur die unterschiedlichsten Rechnungsformate erkannt, sondern auch die hohe Anzahl an Rechnungen schnell, sicher, effizient und dabei auch kostengünstig bearbeitet werden.
Ein Aufwand, der sich durch automatisierte Verarbeitung beschleunigen sowie effizient und jederzeit nachvollziehbar umsetzen lässt.

Mit der intelligenten Lösung ELO Invoice wird der Rechnungsprozess vollständig digitalisiert und automatisiert. Über den integrierten Workflow wird der Prozess von der Prüfung über die Freigabe und Kontierung bis zur Übergabe der Buchungsdaten in das ERP-System effizient und transparent dargestellt.

Das Besondere: ELO Invoice ist an Ihre Abläufe anpassbar, weil in jedem Unternehmen die Bearbeitung von eingehenden Rechnungen unterschiedlich gehandhabt wird.

Revisionssicher, einfach zu bedienen, eine echte Kosten- und Zeitersparnis.

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Komplett transparent und individuell einstellbar:
der Prozess des digitalen Rechnungsmanagements.

Rechnungseingang und Workflow-Start

Alle Eingangsrechnungen werden digital in der ELO Postbox gesammelt, um von dort aus den Rechnungs-Workflow zu starten. Egal, ob per E-Mail erhalten oder eingescannt.
Die Rechnungen werden im Eingang erkannt, direkt revisionssicher archiviert und während des weiteren Prozesses mit Metadaten angereichert.

Analysieren, verifizieren und Datenabgleich

Das Modul für die Dokumentenanalyse übernimmt die wissensbasierte Extraktion relevanter Rechnungsdaten und gleicht diese mit Ihren Stammdaten aus dem ERP oder Finanzwesen ab. Ein manuelles Erfassen der Kopf- und Fußdaten sowie der Positionsdaten (bei Bestellbezug) entfällt damit. Die verifizierten Daten werden dann zurück in den ELO Workflow gegeben.

Prüfungs- und Freigabe-Workflow

Das Dokument wird an die zuständigen Mitarbeitenden zur Prüfung, Freigabe, Kontierung und ggf. Klärung weitergeleitet. Der Rechnungs-Workflow in ELO Invoice kann flexibel an Ihre Bedürfnisse angepasst werden (z. B. durch mehrere Stufen oder Freigabegrenzen).

Auch eine Dunkelverbuchung ist bei Rechnungen mit Bestellbezug möglich. Jegliche Prüfungs- und Freigabeszenarien können bei Bedarf übersprungen werden.

Buchung

Nach der finalen Freigabe werden die Rechnungsinformationen automatisiert an das FiBu-/ERP- System zur Buchung übergeben und der Beleg wird in ELO als „gebucht“ gekennzeichnet.

Rechnungscontrolling

In Ihrem Rechnungs-Dashboard sind visuelle Auswertungen auf Basis der Rechnungsdaten integriert. Das gewährleistet eine hohe Prozesstransparenz.

Über das Rechnungscockpit alle Rechnungen
jederzeit im Blick behalten.

Über das Dashboard von ELO Invoice erhalten Sie jederzeit und in Echtzeit einen Überblick über Ihre Rechnungen, die Anzahl aller Rechnungsbelege und deren Status, Skontofristen und Fälligkeitstermine sowie alle zeitkritischen Rechnungsbelege sowie die laufenden Prozesse. Egal, wo Sie gerade sind – dank des mobilen Zugriffs. So wird eine transparente Übersicht über alle Rechnungseingänge und ein Rechnungscontrolling sichergestellt. Einfach und intuitiv in der Nutzung. Jederzeit nachvollziehbar.

  • Maßgeschneiderte Lösung
    durch Konfiguration und Anpassung an Ihre Prozesse
  • Skalierbare Anwendung
    Sie bestimmen den Grad der Automatisierung
  • Einfache Anbindung aller gängigen ERP-Systeme
    z. B. SAP, Microsoft Dynamics NAV, oder DATEV
  • Schnelles Finden von Belegen –
    kosten- und zeitintensives Suchen entfällt
  • Keine Mehrfacherfassung
    dank integrierter Dubletten-Prüfung
  • Berücksichtigung spezifischer Standards
    z. B. ZUGFeRD, XRechnung und Fremdwährungen
  • Optimale Automatisierung
    durch den Einsatz einer Dokumentenanalyse-Software
  • Senkung der Kosten bei gleichzeitiger Erhöhung der Verarbeitungsqualität
  • Standortunabhängiger Zugriff,
    optional auch mobil
  • Rechnungen revisionssicher und rechtskonform
    verwalten

ELO Invoice von REISSWOLF ist kompatibel mit zahlreichen Systemen.

Das digitale Rechnungsmanagement von REISSWOLF kann ganz einfach neben Ihren bestehenden Systemen integriert werden. Drittsysteme werden über Schnittstellen angebunden, ein regelmäßiger Stammdatenaustausch wird konfiguriert oder komplette Integrationen in Drittsysteme sind möglich. Wir prüfen Ihre Möglichkeiten und sind flexibel.

Dabei können wir auf zahlreiche Integrationen, Standardschnittstellen oder individuell entwickelte Anbindungen aus vergangenen Projekten zurückgreifen.

Integrationen
ELO Invoice lässt sich einfach in sämtliche Drittsysteme, wie SAP oder Microsoft, integrieren und bietet den Anwendenden dort ECM- Funktionalitäten.
Dies gilt sowohl für SAP NetWeaver® und SAP S/4HANA® als auch Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics AX.

ELO for DATEV
Insbesondere für die nahtlose Anbindung an das DATEV-Rechnungswesen gibt es eine spezielle ELO Solution.

Das digitale Rechnungsmanagement bietet Schnittstellen und Anbindungen für:

SAP

SAP Business One®
SAP® ERP

Datev

MS Dynamics 365

Business Central / Navision

Diamant

E+S

Verringern Sie Kosten- und Zeitaufwand mit dem
digitalen und automatisierten Rechnungsmanagement!

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Erfahren Sie mehr über die Automatisierung und die Konfigurationsmöglichkeiten des digitalen Rechnungsmanagements.

ELO Invoice nutzt einen formularbasierten Rechnungs-Workflow. Dieser ist an Ihre individuellen Prozesse anpassbar und auch während des Workflows noch flexibel erweiterbar durch zusätzliche Knoten (weitere Prüfende). Insbesondere bei Abgleich der Rechnung mit dem Wareneingang lassen sich zusätzliche Effizienzvorteile generieren, indem Bestellende vorbelegt sind oder z. B. das manuelle Kontieren entfällt.

Die wichtigsten Antworten auf zentrale Fragen
zum digitalen Rechnungsmanagement.

Kann ich mit ELO Invoice alle Rechnungsformate automatisiert erfassen?

Ja, eine automatisierte Erfassung ist mit dem Modul für die Dokumentenanalyse (ELO DocXtractor) möglich. 80-90 % der Rechnungsformate sind mit dem Standard abgedeckt. Ergänzend kann ELO Invoice individuell konfiguriert werden.

Können Buchungsdaten automatisiert an ein ERP-/FiBu-System versendet werden (zur Buchung/Zahlung)?

Ja, nach Ende des Genehmigungsprozesses kann eine automatisierte Übergabe an ein Drittsystem erfolgen.

Sind Statusrückmeldungen von durchgeführten Buchungen aus einem ERP-System heraus an ELO möglich?

Status-Rückmeldungen sind vorbereitet und durch entsprechende Konfigurationen individuell anpassbar.

Sofern das eingesetzte ERP- oder Buchhaltungssystem über eine konfigurierbare Exportfunktion verfügt, kann die eindeutige ID des Rechnungsbelegs zusammen mit einem Buchungs- oder Zahldatum bereitgestellt werden, sodass ELO Invoice einen Statuswechsel von exportiert nach gebucht/bezahlt auslöst und das mitgelieferte Datum als Buchungs- oder Zahldatum in den Metadaten dargestellt wird.


Können Rechnungen, die elektronisch per E-Mail eingehen, automatisch vom ELO DocXtractor verarbeitet werden?

Ja, die digital per Mail eingehenden Rechnungen können automatisiert abgegriffen und in den ELO Invoice-Workflow sowie in die Dokumentenanalyse übergeben werden.

Was geschieht mit Daten, bei dem sich ELO DocXtractor nicht sicher ist?

Bei mehrdeutigem Analyseergebnis werden dem Bearbeiter Vorschläge angezeigt, die dann bestätigt oder angepasst werden können. Der ELO DocXtractor speichert diese Logik ab und gibt diese an das „Lern-Modul“, sodass dies für zukünftige gleiche Vorgänge gespeichert wird.

Was passiert bei Auslesefehlern bei der Extraktion von Rechnungsdaten?

Das Modul zum Auslesen der Rechnungsdaten (ELO DocXtractor) zeigt an, ob es Fehler gibt bzw. Daten fehlen. Eine Prüfung und Korrektur ist über den Verifizierungsarbeitsplatz (ELO DocXtractor Verifier) möglich.

Erfahren Sie, wie einfach Sie das digitale Rechnungsmanagement
auch in Ihrem Unternehmen integrieren können:
mit ELO Invoice von REISSWOLF.

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