Daten. Leben.
Checkliste ECM – So implementieren Sie ein ECM-System.
Mit REISSWOLF sichere und automatisierte Prozesse starten.
Mit Ihrer Enterprise-Content-Management-Lösung (kurz ECM) legen Sie fest, wie mit den unterschiedlichen Daten, die in Ihrem Unternehmensalltag entstehen, umgegangen werden soll – bei Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung. Angefangen bei strukturierten Daten wie Rechnungen über schwach strukturierte Daten wie E-Mails bis hin zu unstrukturierten Inhalten wie Gesprächsnotizen: Dank der Integration aller Medien (Papier, Fax, Datei, E-Mail) ermöglichen Sie mit Ihrem ECM die vollständige digitale Aktenführung.
Bei der optimalen Einbindung eines ECM-Systems in Ihre IT-Landschaft entstehen sichere automatisierte Prozesse, die Kosten senken und Effizienz steigern. Informationen und Dokumente sind schnell verfügbar, Aufgaben können verteilt und Durchlaufzeiten verringert werden.
Grundlegendes
- Alle Beteiligten, Entscheider und zukünftige Anwender, einbeziehen.
- Gemeinsame Projektgruppe mit allen Vertretern der Fachbereiche beginnen, um frühzeitig mögliche Schwachstellen erkennen und verbessern zu können.
- Anwender-Vorteile klar formulieren, wie zum Beispiel die enorme Entlastung im Arbeitsalltag oder auch die neuen Chancen, die sich durch die neue Zusammenarbeit ergeben, wie z. B. der Vorteil der zentralen Ablage und des jederzeitigen zentralen Zugriffs auf die wichtigsten Dokumente.
- Gute Argumente gegen aufkommende mögliche Vorbehalte und Ängste sammeln.
- Unternehmens-IT einbinden, um IT-Strategie und funktionale Anforderungen frühzeitig berücksichtigen zu können. So können die passende Systembasis ausgewählt sowie die passenden Komponenten und Verfahren ermittelt werden, die besonders gut mit bestehenden IT-Anwendungen und -Prozessen zusammenarbeiten.
Anforderungen festhalten
- Lastenheft mit Kernbereichen und -anforderungen anlegen, wie z. B. einer klaren Vereinbarung zur Dokumentenmigration (aus Papier- wird digitales ECM-Dokument) und einer professionellen Organisation der Dokumentenablagen.
- Drittsysteme (z. B. ERP- oder Buchhaltungssysteme) festhalten, die von Beginn an oder zu einem späteren Schritt im Projekt eingebunden werden müssen.
- Kommunikationswege und -formen überdenken.
- IST-Analyse der vorhandenen Geschäftsprozesse durchführen: Gibt es bspw. papierbasierte Prozesse, die verlangsamen?
- IT-Infrastruktur prüfen: Ist alles bereit für die digitalen Prozesse?
Tipp 1: Wer mit Buchhaltung, Personalwesen oder auch Rechtsabteilung startet, hat gleich zu Beginn einen der wichtigsten Unternehmensbereiche mit dem neuen ECM-System optimiert.
Tipp 2: Dokumentieren Sie die Prozessschritte möglichst detailliert, um wirklich alle benötigten Informationen sammeln zu können.
Ziele definieren
- Pilotprojekt auswählen (In welchem Unternehmensbereich wollen Sie starten?).
- Prozessschritte markieren, für die das ECM-System den größten/einen besonderen Nutzen haben soll:
Wo sollte die meiste Zeit eingespart werden?
Wo können Ressourcen besonders geschont werden?
Wie sollen die Dokumente im Archiv abgelegt werden? - Bei Bedarf: die Ablage der Dokumente im unternehmenseigenen Cloud-Archiv regeln.
- Maßnahmen zur technischen Umsetzung festsetzen.
- Zugriffsrechte formulieren
Hinweis: Ein ECM-System einzuführen ist ein komplexer Prozess.
Ungeduld oder Übereifer sind hier fehl am Platze. Unsere Empfehlung: Starten Sie mit den Basisfunktionen (Ablage, Suche, Akte) und gehen Sie dann den Ausbau an (Postkorb, Prozesssteuerung, Dunkelverarbeitung). So können Sie direkt von ersten Erfahrungen profitieren.
Projekt planen
- Zeitschiene festlegen.
- Aufwände pro Planungsphase festhalten.
- Mögliche Stolpersteine identifizieren, um diese frühzeitig und rechtzeitig umgehen zu können.
- Ablage/Speicherplatz der Geschäftsinhalte: Gibt es Dateifreigaben oder Cloud-Repositorys?
- Testsystem einrichten.
- Strategie in Bezug auf Governance, Compliance und Dokumentaufbewahrung festlegen.
An die Zukunft denken
- Veränderungen und Anforderungen antizipieren (Stehen gesetzliche Veränderungen an? Werden weitere Prozesse in der Zukunft gebraucht? Gibt es noch ein Papierarchiv, das digitalisiert werden soll?)
- Geschäftsprozesse prüfen: Könnten diese in fünf oder zehn Jahren anders aussehen? Wo könnten sie sich grundlegend ändern? Werden weitere Bereiche/ Geschäftsabläufe profitieren können?
Den richtigen Partner für die Umsetzung finden
Als erfahrener Business-Partner für ECM-Lösungen hat REISSWOLF bereits viele ECM-Systeme mit Kunden aufgebaut und weiß, worauf Sie achten sollten, um das ECM zu bekommen, das Ihren Arbeitsalltag wirklich erleichtert und bereichert:
- Ihnen wird ein benutzerfreundliches und flexibles ECM, wie z. B. ELO, vorgestellt.
- Das Systemhaus/die IT-Beratung ist zertifizierter Partner der angebotenen ECM-Lösung.
- Ihre Anforderungen werden in der Beratung aufgenommen und später berücksichtigt.
- Ein Projektplan wird gemeinsam mit Ihnen aufgestellt.
- Die Software wird passgenau implementiert.
- Die Anwender werden geschult und involviert.
- Ein Support-Team wird Ihnen jederzeit und schnell zur Verfügung gestellt.
- Der Anbieter ist Datenschutzexperte und kann Ihnen Datensicherheit garantieren.
Laden Sie das kostenlose pdf mit allen wichtigen Punkten zur Implementierung eines ECM-Systems herunter und verteilen es auch gerne in Ihrem Unternehmen!
Starten Sie mit Ihrem Unternehmen das nächste Level für Ihre Zusammenarbeit und lassen Sie sich jetzt von uns unverbindlich zum ECM-System ELO ECM Suite beraten!
In der Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ des Bitkom e. V. stellten 61 % der teilnehmenden mittelständischen Unternehmen fest, dass ihr ECM-System einen Nutzen im Sinne der Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen hat. Sie konnten folglich schneller und besser zusammenarbeiten. Mit der ELO ECM Suite bietet Ihnen REISSWOLF ein maximal flexibles und erweiterbares ECM-System an, mit dem auch Sie schneller und besser zusammenarbeiten können – inklusive Rundum-Service und -Support.