Empfangen Sie Ihre tägliche Briefpost digital & vereinfachen Sie Ihr Postmanagement.
Ihr Briefkasten hängt jetzt überall. Denn Ihre physische Post wird von REISSWOLF tagesaktuell digitalisiert und ist anschließend einfach online per Dokumenten-Cloud für Sie abrufbar. Empfangen, öffnen, scannen und bereitstellen: Jeden dieser Schritte erledigen wir unter Einhaltung der höchsten Datenschutzstandards.
Taggleiches Öffnen & Scannen
bei Posteingang bis 12:00 Uhr Alle Briefe werden taggleich verarbeitet und Ihnen digital in der Dokumenten-Cloud zur Verfügung gestellt.
Archivierung der Originale
für 90 Tage inkl. anschließender Postvernichtung Ihre Poststücke werden nach dem Scannen für 90 Tage sicher in zertifizierten Archiven aufbewahrt und anschließend ohne Zusatzkosten datenschutzkonform gem. DIN 66399 / ISO 21964 von REISSWOLF geschreddert.
Zugriff über Dokumenten-Cloud
jederzeit per Browser oder App Ihr digitaler Posteingang ist Teil der Dokumenten-Cloud REISSWOLF dok. suite. und daher rund um die Uhr mit Internetzugang erreichbar.
High-End-Scan & Volltexterkennung
für bequemes Durchsuchen Ihrer Post
Physische Zustellung
möglich, wenn doch das Original benötigt wird Die angeforderten Poststücke werden Ihnen als Paketsendung geschickt. Bei einer Sammelanforderung werden zu einem bestimmten Stichtag die bis dahin angeforderten Poststücke gesammelt versendet.
Einrichtung des Nachsendeauftrages
durch REISSWOLF Wir richten für Sie einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post oder auch anderen Dienstleistern ein. Je nach Tarif können wir auch mehrere Nachsendeaufträge einrichten.
Benachrichtigung bei Posteingang
per E-Mail oder App-Notification Sobald Ihre Post digital zur Verfügung steht, erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung.
Rechenzentren in Deutschland
zur sicheren Speicherung Ihrer Daten
Höchster Datenschutz
mit Zertifizierung nach ISO 9001 & ISO 27001
Den Post-Scanservice buchen Sie immer zusammen mit unserer Dokumenten-Cloud: In der REISSWOLF dok. suite. stellen wir Ihnen die digitalisierten Poststücke als PDFs zur Verfügung. Der große Funktionsumfang ermöglicht z. B. ein bequemes Durchsuchen Ihrer Post, eine effiziente Weiterverarbeitung im Unternehmen und ein schnelles Teilen mit den finalen Empfängern.
Der Preis für den Post-Scanservice ist abhängig von der Menge der monatlich zu digitalisierenden Poststücke. Schätzen Sie daher Ihr monatliches Briefvolumen und wählen Sie aus zehn verschiedenen Paketen von 7 bis 1500 Briefen pro Monat. Es werden immer alle Ihre bei uns eingehenden Briefe digitalisiert. Zusätzlich gescannte Briefe werden einfach nachberechnet.
BASIC Basispaket der REISSWOLF dok. suite. Dokumenten-Cloud für Einzelunternehmungen & Freelancer. mit Post-Scanservice | STANDARD Standardpaket der REISSWOLF dok. suite. Dokumenten-Cloud für kleine & mittlere Unternehmen. mit Post-Scanservice | PROFESSIONAL Erweiterbares Paket der REISSWOLF dok. suite. Dokumenten-Cloud mit mehr Möglichkeiten & Support. mit Post-Scanservice |
Preis pro Monat Wählen Sie zwischen einem Monats- oder Jahresvertrag. Diese verlängern sich automatisch um ihre jeweilige Laufzeit. Die hier angeführten Preise beziehen sich auf einen Jahresvertrag. abhängig vom gewählten Briefvolumen | ab 17,19 € | ab 32,19 € | ab 82,19 € |
Nachsendeauftrag Wir richten einen Nachsendeauftrag zur Umleitung Ihrer Post für Sie ein. Abhängig vom Tarif können wir auch mehrere Nachsendeaufträge einrichten. | 1 | Bis zu 3 | Bis zu 10 |
Taggleiches Scanning bei Posteingang bis 12:00 Uhr | |||
High-End-Scanning Mit der Volltext-Indizierung ist der Inhalt Ihrer digitalen Post jederzeit durchsuchbar. mit Volltexterkennung (OCR) | |||
Archivierung der originalen Poststücke Während der Archivierungszeit von 90 Tagen können Sie Originale kostenpflichtig anfordern, danach werden Sie datenschutzkonform vernichtet. | 90 Tage | 90 Tage | 90 Tage |
Digitale Post-Ablage in der Cloud In der REISSWOLF dok. suite. können Sie Ihre digitale Post abrufen und weiterverarbeiten. | |||
Automatische Kategorisierung der EingangspostIn Ihrer Dokumenten-Cloud können Sie Regeln definieren, um eine automatisierte Kategorisierung Ihrer Eingangspost über den Volltext durchzuführen. Dazu können beliebig viele Regeln definiert und kombiniert werden. | |||
Enthaltende Nutzer mit Zugriff auf den digitalen Posteingang | 1 Nutzer | 3 Nutzer | 10 Nutzer |
Alle Paketdetails
Details Post-Scanservice | |||
Unlimitierte Digitalisierung Egal, wie viele Seiten o. Ä. ein Brief enthält: Alles wird digitalisiert. pro Briefsendung | |||
Anfordern der originalen Poststücke möglich Während der Aufbewahrungszeit von 90 Tagen können Sie die originalen, physischen Poststücke einzeln oder als Sammelsendung im Original angefordert werden, sodass das Dokument vor der Vernichtung geschützt wird. | |||
Datenschutzkonforme Postvernichtung Die originalen Poststücke werden nach einer Lagerfrist von 90 Tagen datenschutzkonform in unserer eigenen Akten- und Datenvernichtung geschreddert. gem. DIN 66399 / ISO 21964 mit REISSWOLF | |||
Benachrichtigung bei Posteingang Sobald Ihre Post digital zur Verfügung steht, erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung. per E-Mail oder in der App | |||
Zusätzliche individuelle Datenerfassung Bei Bedarf können gegen Aufpreis zusätzliche Metadaten ermittelt und erfasst werden. Metadaten | - | - | |
Zusätzliche individuelle Klassifizierung Bei Bedarf können gegen Aufpreis zusätzliche Kategorien automatisch erfasst und erkannt werden. | - | - | |
Preisliste als PDF | |||
Ihren digitalen Posteingang haben Sie in der mobilen App der REISSWOLF dok. suite. jederzeit mit dabei. Dort können Sie von unterwegs Ihre digitalisierte Briefpost einsehen, sortieren, bearbeiten und direkt weiterleiten. Sie haben stets Zugriff auf Ihre gerade eingegangenen Sendungen, die tagesaktuell auch über die App abgerufen werden können. Die Anwendung ist für Android- als auch für iOS-Endgeräte verfügbar.
Nach der Beauftragung kümmern wir uns um einen Nachsendeantrag. Ihre Geschäftspost wird damit automatisch zu uns umgeleitet.
Ihre Post wird maschinell geöffnet und über High-End-Scanner in ein PDF-Dokument mit Volltextsuche umgewandelt.
Abschließend wird die digitalisierte Eingangspost in die REISSWOLF dok. suite. übertragen und ist dort jederzeit für Sie abrufbar.
Aussortieren von vertraulichen bzw. persönlichen Poststücken, Anbindung von weiteren Systemen oder die Klassifizierung nach verschiedenen Dokumentenarten wie z. B. Rechnungen – fragen Sie uns gerne nach Lösungen für Ihre spezifischen Anforderungen in Sachen digitale Postverwaltung.
Was ist der Post-Scanservice von REISSWOLF?
Es handelt sich um eine sichere Lösung, um Ihre Briefpost in Zukunft digital an jedem Ort zu jedem Zeitpunkt einsehen zu können. Wir digitalisieren Ihre Tagespost und stellen Ihnen diese über eine sichere Cloud-Lösung, der REISSWOLF dok. suite., zur Verfügung. Die Daten sind auf Datenbankservern in deutschen Rechenzentren gespeichert und bestmöglich geschützt. Darüber hinaus werden alle physischen Poststücke nach der Digitalisierung für 90 Tage sicher archiviert, können bei Bedarf angefordert werden und werden anschließend datenschutzkonform vernichtet.
Was passiert, wenn in einem Brief mehrere kleine sind?
Der Briefumschlag, der Ihre Identifikation trägt und ggf. weitere Briefe enthält, wird als größte Einheit digitalisiert. Die anderen Briefe werden ebenso geöffnet und inklusive des Umschlags dann zusammen gescannt und als ein Dokument zur Verfügung gestellt.
Welche Formate können die Postsendungen haben?
Ob Postkarte oder Großbrief bis zur Größe einer DIN A3 Postsendung digitalisieren wir für Sie alles problemlos.
Wie werden geheftete, getackerte oder gebundene Unterlagen gescannt?
Das ist unterschiedlich, aber immer bestmöglich. Wir glätten die Originale, entfernen Heftklammern und Tackernadeln und digitalisieren dann alles. Gebundene oder geöste Dokumente trennen wir allerdings nicht, denn diese sind besonders schützenswert. Sie erhalten in diesem Fall einen Scan des Deckblattes mit einem gesonderten Hinweisblatt, dass es gebundene Folgeseiten gibt. Das Originaldokument können Sie dann bei Bedarf anfordern.
Kann ich gebundene Bücher bei REISSWOLF digitalisieren lassen?
Aber natürlich können Sie gerne Bücher bei uns digitalisieren lassen. Allerdings gehört dies nicht zur standardisierten Dienstleistung des digitalen Posteinganges. Sprechen Sie uns gern für ein individuelles Angebot an.
Wie sind die PDF-Dateien in meinem digitalen Posteingang benannt?
Die Benennung der Dokumente erfolgt nach Tagesdatum und fortlaufender Nummer.
Sind die gescannten Dokumente durchsuchbar?
Ja, das sind sie. Sie können innerhalb der Anwendung nach allen Textinhalten Ihrer Posteingänge recherchieren, da Sie diese von uns als volltexterschlossene, durchsuchbare PDF-Dateien erhalten. Zusätzlich ermöglicht die REISSWOLF dok. suite. eine kombinierte Suche aus verschiedenen Filtern (z. B. nach Volltext, Dateiname und Datum).
Wie schnell wird meine Post gescannt und bereitgestellt?
Alle Poststücke, die bis 12.00 Uhr eintreffen, werden Ihnen am selben Tag im digitalen Posteingang zur Verfügung gestellt. Bei allen Postsendungen, die uns erst nach der Mittagszeit erreichen, erfolgt die digitale Zustellung am Folgetag.
Wie bekomme ich mit, dass es neue Poststücke in meinem digitalen Posteingang gibt?
Sie erhalten eine E-Mail, die Sie über die Bereitstellung neuer Poststücke informiert. Sollten Sie unsere REISSWOLF App dok. suite. nutzen, werden Sie zusätzlich via Push-Benachrichtigung über den Eingang informiert.
Wie erhält man Sondersendungen, die nicht digitalisiert werden können?
Wir stellen Ihnen einen Fotoscan des nicht scanbaren Inhalts - wie z.B. ein Datenträger - zur Verfügung, so wie einen normalen digitalen Brief und Sie entscheiden dann, ob Sie bei Bedarf die Originale erhalten möchten.
Wie gehen Sie mit vertraulich oder persönlich gekennzeichneten Poststücken um?
Mit Beauftragung erhaltenen wir von Ihnen eine Postvollmacht zum Öffnen und Scannen jeglicher Poststücke.
Sofern der Wunsch besteht, dass vertraulich oder persönlich gekennzeichnete Poststücke vor dem Öffnen aussortiert werden, nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf, sodass wir Ihnen ein individuelles Angebot unterbreiten können. Entsprechende Sendungen würden wir Ihnen dann als Fotoscan (Briefumschlag) im digitalen Posteingang anzeigen, sodass Sie diese Sendungen im Original anfordern können.
Welche Arten von Post wird von der Deutschen Post an REISSWOLF weitergeleitet?
Durch den Nachsendeauftrag werden folgende Briefarten an uns weitergeleitet und von uns bearbeitet:
Ist die REISSWOLF Adresse eine ladungsfähige Geschäftsanschrift?
Da Sie unter dieser Anschrift nicht anzutreffen sind, ist unsere REISSWOLF Adresse keine ladungsfähige Adresse für Ihre Kontakt-, Geschäfts-, Vertragspartner sowie Kunden.
An welche Adresse wird meine Post umgeleitet?
Sobald Sie einen digitalen Posteingang bei uns bestellen, richten wir für Sie einen Nachsendeauftrag ein und die Post wird nach ca. 5-10 Tagen automatisch umgeleitet. Die Nachsendeadresse erhalten Sie als Bestätigung des Nachsendeauftrages direkt von der Deutschen Post.
Wie erfolgt die Einrichtung des Nachsendeauftrags?
Alle für den Nachsendeauftrag erforderlichen Daten können Sie einfach direkt im Bestellvorgang angeben. Nach Abschluss der Bestellung übermitteln wir die Daten an die Deutsche Post und richten für Sie den Nachsendeauftrag ein.
Wie lange dauert die Einrichtung des Nachsendeauftrags?
Nach Bestellung in unserem Online-Shop erhalten Sie per Post einen Brief, der Ihre Daten zur Online-Verifizierung enthält. Sobald Sie sich erfolgreich verifiziert haben, richten wir für Sie einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post ein. Nach Aktivierung seitens der Deutschen Post, wird Ihre Briefpost automatisch zu uns umgeleitet. Bedenken Sie bitte, dass die Deutsche Post in der Regel 5–10 Tage für die Einrichtung benötigt und Ihre Post erst danach umgeleitet und digitalisiert wird.
Welche Laufzeit hat der Nachsendeauftrag?
Sie können den Nachsendeauftrag für 12 Monate abschließen.
Wird der Nachsendeauftrag nach Ablauf der Laufzeit automatisch verlängert?
Ja, sofern Sie Ihren Vertrag nicht kündigen, verlängern wir den Nachsendeauftrag 14 Tage vor Vertragsende automatisch, damit sichergestellt ist, dass Ihre Post lückenlos erfasst und digitalisiert werden kann. Die Kosten für die Verlängerung stellen wir Ihnen dann alle 12 Monate in Rechnung.
Kann ich die Adresse meines Nachsendeauftrags ändern?
Im Fall eines Umzugs oder ähnliches, ist es erforderlich den bestehenden Nachsendeauftrag zu beenden und einen neuen Nachsendeauftrag zu beauftragen Eine Adressänderung eines bestehenden Nachsendeauftrags ist seitens der Deutschen Post nicht möglich. Die entstehenden Kosten für den neuen Nachsendeauftrag werden Ihnen weiterberechnet.
Was passiert mit dem Nachsendeauftrag, wenn ich kündige?
Sie müssen sich um nichts kümmern. Wir kündigen den Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post pünktlich zum Vertragsende und Sie erhalten Ihre Post wieder an Ihre reguläre Anschrift.
Werde auch Pakete durch den Nachsendeauftrag umgeleitet?
Nein, Pakete sind vom Nachsendeauftrag ausgeschlossen und werden weiterhin an Ihre reguläre Postadresse gesandt.
Werden Postzustellungsaufträge weitergeleitet?
Nein, dies ist nicht möglich. Bei vorübergehender Abwesenheit werden keine Postzustellungsaufträge weitergeleitet. Lediglich in Ausnahmefällen bei alten Nachsendeaufträgen könnte dies noch der Fall sein.
Wie wird sichergestellt, dass die von mir angeforderten Originaldokumente vom Nachsendeauftrag ausgeschlossen werden?
Bestellte Originale senden wir Ihnen über unsere Versandpartner als Päckchen. Sie sind somit nicht Bestandteil des Nachsendeauftrages und kommen deshalb verlässlich bei Ihnen an.
Wie kann ich benötigte Originale bestellen?
In der REISSWOLF dok. suite. stehen Ihnen im Bereich Posteingang zwei Arten zur Verfügung, mit denen Sie Originale bei Bedarf bestellen können: Express- und Sammel-Bestellung.
Mit der Express-Bestellung können Sie die Zustellung einzelner Briefe beauftragen. Wir stellen Ihnen diese dann kurzfristig zur Verfügung.
Bei der Sammel-Bestellung können Sie über einen Monat hinweg mehrere Briefe für die Übersendung markieren. Bei dieser Option erfolgt die Bestellung für markierte Briefe automatisch durch unser System zum Monatsende. So werden Ihnen die gesammelten Briefe zu einem Zeitpunkt gesammelt zugestellt.
Kann ich Originale auch in andere Länder liefern lassen?
Das Versenden in andere Länder ist grundsätzlich möglich, jedoch sind die dafür anfallenden Portokosten höher als bei einer Lieferung nach Deutschland.
Wann vernichten Sie die Originale? Machen Sie das automatisch?
Je nach Ende der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungszeit werden die Dokumente automatisch datenschutzkonform von uns vernichtet.
Wie schnell erhalte ich Poststücke, die ich im Original benötige?
Wenn Sie einzelne Poststücke im Original benötigen und Ihre Bestellung bis spätestens 12.00 Uhr bei uns eingeht, erfolgt die Lieferung von Montag bis Donnerstag in der Regel bereits am darauffolgenden Werktag. Bei einer Bestellung nach 12.00 Uhr oder freitags wird es der übernächste Werktag sein. Bitte haben Sie Verständnis, dass es in Einzelfällen auch etwas länger dauern kann.
Wie lange werden die Originaldokumente aufbewahrt?
Im Standard werden Ihre Originaldokumente 90 Tage archiviert. In dieser Zeit haben Sie die Möglichkeit Briefe bei Bedarf im Original anzufordern. Auf Wunsch archivieren wir Ihre Originale auch länger, sprechen Sie uns hierfür gern an. Nach Ende der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungszeit werden alle Originalbriefe datenschutzkonform vernichtet.
Was geschieht mit den eingelagerten Originalen bei Vertragsende?
Alle Originale bleiben einfach bis zum Ende der gewählten Aufbewahrungsfrist sicher verwahrt bei uns – ohne zusätzliche Kosten. Und wenn Sie doch nochmals ein Original benötigen, können Sie dies weiterhin kostenpflichtig bestellen. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Dokumente datenschutzkonform vernichtet.
Was ist die REISSWOLF dok. suite.?
REISSWOLF dok. suite. ist eine Cloud-Plattform für digitales Dokumentenmanagement und zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten. Neben dem Hochladen, Speichern, Verwalten und Austauschen von Dokumenten können Sie auch komplette Unternehmensprozesse (z.B. Postverteilung) abbilden. Die Software ist webbasiert und dementsprechend mit Internetzugang ohne zusätzliche Installationen sofort einsetzbar und überall verwendbar. Innerhalb der REISSWOLF dok. suite. steht Ihnen der digitale Posteingang zur Verfügung.
Welche Systemvoraussetzungen müssen erfüllt sein?
Für den digitalen Posteingang von REISSWOLF genügt ein aktueller Webbrowser. Sie erhalten Ihre Eingangspost in der REISSWOLF dok. suite. Dokumenten-Cloud. Dies ist eine Web-Anwendung, sodass Sie alle Funktionen mit einem Webbrowser erreichen können. Zusätzlich können Sie unsere mobilen Apps für Apple- und Android-Geräte nutzen.
Kann ich Postsendungen herunterladen und teilen?
Ja, selbstverständlich ist eine Weiterleitung und Weiterverarbeitung aller PDF-Dateien problemlos möglich. Sie können die Dokumente innerhalb der REISSWOLF dok. suite. sichten, bearbeiten, verschieben, verteilen oder auch herunterladen. Über die App können Sie die Poststück auch mit bekannten Diensten wie WhatsApp, iMessage, Google Drive, Microsoft OneDrive usw. teilen. Zudem stehen Ihnen alternativ sichere Möglichkeiten zur Verfügung, um die Dokumente mit Externen zu Teilen (z. B. per passwortgeschützten Downloadlink).
Welche Zahlungsmöglichkeiten habe ich?
Sie können per Rechnung bezahlen.
Wie lange muss man sich mindestens vertraglich binden?
Die Mindestvertragslaufzeit richtet sich nach dem gewählten Tarif. Sie können zwischen einem Monats- und Jahrestarif wählen. Alle Informationen hierzu können Sie unserer Webseite entnehmen.
Wie erfolgt die Abrechnung der Leistungen?
Einfach und transparent erhalten Sie im vereinbarten Abrechnungsintervall eine Rechnung per E-Mail über den gebuchten Tarif sowie Ihr monatlich gewähltes Briefkontingent (Post-Scanservice). Das monatliche Briefkontingent beinhaltet alle Leistungsbausteine, also den Eingang, das Öffnen, die Erfassung, Digitalisierung, Archivierung und schlussendliche Vernichtung Ihrer Postsendungen. Lediglich genutzte Mehrleistungen wie z. B. zusätzliche Briefe oder die Bestellung von Originalen werden Ihnen monatlich gesondert in Rechnung gestellt.
Was kostet denn das Ganze?
Der Preis ist abhängig vom gewählten Tarif. Alle Informationen hierzu können Sie unserer Webseite entnehmen.
Besteht die Möglichkeit eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzuschließen?
Gemäß Artikel 28 DSGVO bieten wir Ihnen gerne die Möglichkeit, eine derartige Vereinbarung einfach digital mit uns abzuschließen. Dies ist für Unternehmen zwingend, für Privatpersonen auf Wunsch möglich, aber nicht erforderlich.
Ist die Digitalisierung meiner Post sicher?
Ja natürlich. Die langjährige Datenschutzkompetenz von REISSWOLF bezieht sich selbstverständlich auf alle unsere Leistungen von der Digitalisierung über die Archivierung bis hin zur Aktenvernichtung. Darüber hinaus besitzen wir alle relevanten Zertifizierungen, um die Einhaltung höchster Qualitätsmaßstäbe zu jedem Verarbeitungszeitpunkt zu gewährleisten:
• ISO 9001:2015 Qualitätsmanagement
• ISO/IEC 27001:2017 Informationssicherheit
• DIN Norm 66399 und ISO/IEC 21964:2018 Akten- und Datenträgervernichtung
Ist die Lagerung meiner Poststücke sicher?
Ihre Poststücke werden in Hochsicherheitsarchiven von REISSWOLF gelagert. Durch Sicherheitsglas, verspiegelte Scheiben, LKW-Schleusen, abgezäuntes Gelände und mehrstufige Zugangskontrollen bis hin zu Regalsprinkleranlagen und Videoüberwachung stellen wir ein Maximum an Sicherheit für Ihre Poststücke sicher.
Wo werden meine digitalen Postsendungen gespeichert?
Die Speicherung Ihrer digitalen Postsendungen erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren unter Einhaltung strengster Sicherheitsmaßnahmen sowie europäischer und deutscher Datenschutzbestimmungen.
Wer hat Einblick in meine Postsendungen?
Trotz Einsatz modernster Technik sind manuelle Eingriffe im Scan-Prozess notwendig. Deshalb ist ein Datenschutzexperte wie wir hierbei die richtige Wahl. Unsere Mitarbeitende sind besonders vertrauenswürdig und arbeiten seit Jahrzehnten mit hochsensiblen Daten. Alle Mitarbeiter sind dafür ausgebildet, werden regelmäßig geschult und sind natürlich auf das Datenschutzgeheimnis verpflichtet.
Jahrzehntelange Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Daten machen REISSWOLF zum idealen Partner für die Digitalisierung Ihrer Unternehmenspost. Denn für uns ist Datenschutz kein Zusatzservice, sondern Kernleistung. Auch beim Schreddern der originalen Poststücke nach der 90-tägigen Aufbewahrungsfrist können Sie sich auf die Einhaltung aller Datenschutz-Regelungen verlassen.
Dann schreiben Sie uns – und wir melden uns schnellstmöglich zurück. Wenn Sie bereits Kunde des Post-Scanservices sind, nutzen Sie gerne unseren Kunden-Support.
