Papier ist ein Datenträger, genau wie Festplatten, CDs oder USB-Sticks. Die ISO/IEC 21964 definiert über Schutzklassen und Sicherheitsstufen die Anforderungen an die datenschutzkonforme Unlesbarmachung oder Vernichtung solcher Datenträger.
Die DIN 66399 regelte in Deutschland die sichere Vernichtung von Datenträgern wie Papier, Festplatten und Co. Sie definierte Schutzklassen nach dem Schutzbedarf der Daten, Sicherheitsstufen für den erforderlichen Grad der Vernichtung sowie unterschiedliche Materialarten der Datenträger.
2018 wurden die Inhalte in die internationale Normenreihe ISO/IEC 21964 übernommen. Die grundlegende Systematik aus Schutzklassen, Sicherheitsstufen und Materialarten blieb dabei bestehen. Die frühere DIN 66399 wurde inzwischen zurückgezogen. Heute wird die ISO/IEC 21964 für die sichere Datenträgervernichtung angewendet, welche ebenfalls vom Deutschen Institut für Normung empfohlen wird.
Im Kern geht es bei der ISO/IEC 21964 um folgende Fragen:
Für die sichere Datenträgervernichtung sieht die ISO/IEC 21964 drei Schutzklassen vor. Mit den Schutzklassen bestimmen Unternehmen selbst den Schutzbedarf der zu vernichtenden Daten. Sie entscheiden, ob ihre Daten normalen, hohen oder sehr hohen Schutzbedarf haben. Je nach Schutzbedarf steigen auch die Sicherheitsmaßnahmen beim Transport und der Vernichtung der Datenträger.
Um zu entscheiden, wie hoch der Schutzbedarf von Daten ist, sollte überlegt werden: Wie hoch wäre der persönliche oder unternehmerische Schaden, wenn Dritte diese Daten einsehen? Verstoße ich gegen Verträge oder mein Berufsgeheimnis, wenn Dritte diese Information kennen?
Hoher Schutzbedarf bedeutet hohe Schutzklasse. Und wie bestimmen Sie den Schutzbedarf von Daten korrekt? Diese Beispiele geben Aufschluss:
Schutzklasse 2
Beispiele: Personaldaten, Kundendaten, medizinische Daten, Bilanzen.
Schutzklasse 3
Beispiele: Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, geheimdienstliche oder militärische Unterlagen.
Mit den Sicherheitsstufen legt die ISO/IEC 21964 fest, wie Informationen auf Datenträgern unlesbar gemacht werden sollen. Ob Festplatten etwa beschädigt, verformt, zerteilt oder geschreddert werden, hängt von der Sicherheitsstufe ab. Wie groß einzelne Papier- oder Datenträgerstücke nach der Vernichtung im Schredder noch maximal sein dürfen und wie klein sie mindestens sein müssen, ist in der ISO/IEC-Norm festgehalten.
Kurz gesagt: Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner die Partikel nach der Datenträgervernichtung.
Sicherheitsstufe | Erläuterung |
|---|---|
1 | Allgemeines Schriftgut, das unlesbar gemacht oder entwertet werden soll. |
2 | Interne Unterlagen, die unlesbar gemacht oder entwertet werden sollen. |
3 | Sensible und vertrauliche Daten sowie personenbezogene Daten, die einem höheren Schutzbedarf unterliegen. |
4 | Besonders sensible und vertrauliche Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen. |
5 | Geheim zu haltende Informationen mit besonderer Wichtigkeit für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung. |
6 | Geheim zu haltende Unterlagen, wenn außergewöhnliche Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind. |
7 | Strengst geheim zu haltende Daten, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind. |
Datenträger speichern und transportieren Informationen. Papier ist daher ein Datenträger genauso wie Festplatten oder Filmrollen es sind. Es gibt analoge Datenträger und elektronische oder magnetische. Die ISO/IEC 21964 beschreibt insgesamt sechs Materialarten für Datenträger.
Die Tabelle bietet Orientierung für die Zuordnung von Schutzklasse und Sicherheitsstufe. Welchen Schutzbedarf Sie Ihren zu vernichtenden Daten zuteilen, ist aber immer im Einzelfall zu entscheiden. Was bedeutet das? Jeder Schutzklasse ist ein bestimmter Bereich an Sicherheitsstufen zugeordnet:
Am Markt haben sich die Kombinationen aus Sicherheitsstufe 4 und Schutzklasse 2 oder 3 als Sicherheitsstandards bei der Datenträgervernichtung für die meisten Unternehmen etabliert. Höhere Sicherheitsstufen empfehlen sich vor allem für sehr sensible oder streng vertrauliche Daten. Wer etwa verpflichtet ist, Berufsgeheimnisse zu schützen, sollte die Kombination aus mindestens Schutzklasse 3 und Sicherheitsstufe 5 wählen.
Die höchsten Sicherheitsstufen für der Datenträgervernichtung werden häufig von Behörden oder staatlichen Stellen gewählt. Die Sicherheitsstufen 6 und 7 finden auch im Datenumfeld der Rüstungsindustrie oder von Zulieferern der Bundeswehr statt.
Und was ist mit den niedrigsten Sicherheitsstufen? Die Sicherheitsstufen 1 und 2 werden am Markt kaum zur Anwendung gebracht, da Daten nach der Unlesbarmachung oder Zerkleinerung mit etwas Aufwand wiederhergestellt werden könnten.
Was ist ein Datenträger?
Als Datenträger werden alle physischen Medien oder Geräte bezeichnet, auf denen Informationen gespeichert oder mit denen Daten transportiert werden. Daher ist Papier ein Datenträger, genauso wie USB-Sticks, Festplatten oder CDs es sind. Generell kann zwischen analogen Datenträgern und elektronischen und magnetischen Datenträgern unterschieden werden. Analoge Datenträger sind etwa Papier, Filmrollen oder auch Schallplatten. Elektronische und magnetische Datenträger sind unter anderem Festplatten, USB-Sticks oder Speicherkarten.
Was ist der Unterschied zwischen Schutzklasse und Sicherheitsstufe?
Mit der Schutzklasse wird in der ISO/IEC 21964 der generelle Schutzbedarf der zu vernichtenden Daten bestimmt. Mit der Sicherheitsstufe wird in der Norm der Grad der Unlesbarmachung oder Zerkleinerung von Datenträgern beschrieben.
Welche Schutzklasse benötige ich?
Die passende Schutzklasse für Ihre Datenträger legen Sie fest, je nachdem wie vertraulich die Informationen sind und welche Folgen ein unbefugter Zugriff hätte:
Für viele vertrauliche Geschäftsunterlagen und personenbezogene Daten kommt Schutzklasse 2 infrage. Welche Sicherheitsstufe zusätzlich erforderlich ist, hängt davon ab, wie stark die Datenträger zerkleinert werden sollen.
Welche Sicherheitsstufe benötige ich?
Die Sicherheitsstufe legt fest, wie stark Informationen auf Datenträgern unlesbar gemacht werden sollen. Je höher die Stufe, desto kleiner sind die entstehenden Partikel und desto schwieriger lassen sich die Informationen wiederherstellen. Viele Unternehmen entscheiden sich für die Aktenvernichtung und Datenträgervernichtung entsprechend der technischen Voraussetzungen nach Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe 4 oder Schutzklasse 3 und Sicherheitsstufe 4. Die Partikelgröße beispielsweise bei zerkleinerter Akten und Papierunterlagen darf laut dieser Sicherheitsstufen nur noch maximal 160 Quadratmillimeter messen. Eine Wiederherstellung derart zerkleinerter Unterlagen ist praktisch unmöglich.
Welche Sicherheitsstufen gibt es bei der Aktenvernichtung?
Bei der Akten- und Datenträgervernichtung gibt es entsprechend der ISO/IEC 21964 sieben Sicherheitsstufen. Die Sicherheitsstufen beschreiben den Grad der Zerstörung der Datenträger je nach Materialart. Wird Papier entsprechend der Vorgaben der Schutzklasse 1 und Sicherheitsstufe 1 vernichtet, dürfen die übrigbleibenden Papierstreifen nicht breiter als zwölf Millimeter sein. Die Rekonstruktion derart zerkleinertem Papiers wäre aber mit vertretbarem Aufwand möglich. Mit steigender Sicherheitsstufe wird aber die Rekonstruktion von Daten schwieriger. Werden Papierunterlagen oder Festplatten entsprechend der Sicherheitsstufe 7 vernichtet, dürfen die übrigbleibenden Partikel nicht größer als fünf Quadratmillimeter sein. Die Datenrekonstruktion ist damit quasi unmöglich.
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Welche Sicherheitsstufe benötige ich, wenn Berufsgeheimnisse geschützt werden müssen??
Besteht die Pflicht zum Schutz von Berufsgeheimnissen, sollte bei der Datenträgervernichtung eine höhere Sicherheitsstufe gewählt werden. Je höher die Sicherheitsstufe, desto höher der Grad der Zerkleinerung von Datenträgern. Häufig entscheiden sich Unternehmen für die Akten- und Datenträgervernichtung entsprechend der technischen Voraussetzungen der Schutzklasse 3 und Sicherheitsstufe 5.
Ist die DIN 66399 noch aktuell?
Die DIN 66399 ist nicht mehr aktuell. Die DIN-Norm ging 2018 vollständig in die ISO/IEC 21964 über. Die ISO/IEC-Norm ist inhaltsgleich mit der ehemaligen DIN 66399. Das Deutsche Institut für Normung empfiehlt die Anwendung der ISO/IEC 21964-1:2018-08 für die datenschutzkonforme Vernichtung von Akten und anderen Datenträgern.
