Daten. Leben.
Gesundheitswesen

Asklepios Klinik Nord.

1985 gegründet, ist Asklepios heute mit rund 160 Gesundheitseinrichtungen einer der bedeutendsten privaten Klinikbetreiber in Deutschland.

Die Asklepios Klinik Nord ist mit rund 3.500 Mitarbeitern und einer Kapazität von 1.800 stationären Betten an drei Standorten – Heidberg, Ochsenzoll und Psychiatrie Wandsbek – sowie Ambulanzzentren im gesamten Stadtgebiet eine der größten Kliniken Norddeutschlands. Getreu dem Leitsatz „Gesundwerden. Gesund leben.“ arbeiten hier 28 medizinische und psychiatrische Kliniken und Abteilungen Hand in Hand, um jährlich über 100.000 Patienten aus dem Norden der Freien und Hansestadt Hamburg sowie dem Süden Schleswig-Holsteins auf höchstem Niveau zu versorgen.

Die Asklepios Klinik Nord arbeitet seit vielen Jahren erfolgreich mit REISSWOLF zusammen bei der laufenden Digitalisierung aller aktuellen Patientenakten. In diesem Referenzprojekt ging es um die Erfassung, Digitalisierung und Archivierung bis zur zertifizierten Vernichtung von rund 42.500 Patientenakten des Fachbereichs Augenheilkunde.

Leistungen

  • Erfassung & Digitalisierung von rund 42.500 ambulanten Patientenakten
  • Scannen mit Hochleistungsscannern inkl. Verbesserung der Bildqualität
  • Teilweise auch Sonder- oder Bildformate
  • Übertragung in das krankenhauseigene KIS PEGASOS
  • Zwischenarchivierung der Papierunterlagen bis zur Freigabe für die Aktenvernichtung
  • Fortlaufend wöchentliche Digitalisierung aller aktuellen Patientenakten sowie Sonderprojekte

Die Aufgabe

Die Asklepios-Klinik-Gruppe setzt neben dem Ausbau medizinischer Cluster auf eine verstärkte Zusammenarbeit und gezielte Netzwerkbildung innerhalb des Konzerns. Dazu gehört auch eine regelmäßige Prüfung aller Abläufe auf Optimierungspotenzial. Nicht nur beispielsweise im Bereich der Belegungssteuerung, sondern auch, wenn es um die effizientere Verwaltung geht. Hierfür arbeiten die Klinikteams seit langem erfolgreich mit REISSWOLF Hand in Hand und digitalisieren wöchentlich ambulante und stationäre Patientenakten.

Bei diesem Sonderprojekt sollten alle Patientenakten aus dem Fachbereich Augenheilkunde vor Ort erfasst, sicher transportiert, bei REISSWOLF digitalisiert und anschließend bis zur Freigabe für die Aktenvernichtung zwischenarchiviert werden. Die Akten waren bis dato direkt im Haus archiviert. Bei Bedarf mussten diese händisch herausgesucht und später re-archiviert werden.

Aus Zeit-, Platz- und Kostengründen bestand somit dringender Bedarf nach einer digitalen Zugriffslösung.

Als REISSWOLF ein attraktives Angebot für die Digitalisierung, zwischenzeitliche Hochsicherheitsarchivierung sowie schlussendliche Vernichtung der Papier-Patientenakten machte, wurde die bereits geplante Umstellung in Angriff genommen. Die erneute Entscheidung für REISSWOLF als Partner fiel leicht, da man bereits seit längerem erfolgreich miteinander arbeitet.

» Das war ein echtes Bilderbuchprojekt. Alle haben gemeinsam Hand in Hand gearbeitet und Absprachen wurden 100%ig zuverlässig eingehalten. Wie auch in vorhergehenden Projekten konnte man sich erneut bestens aufeinander verlassen. «

Olga Kien,
Medizincontrolling, Dokumentationsmanagerin

Die Umsetzung

Unter Einbindung der klinikeigenen Teams aus IT, Haustechnik & Archiv erhielten zwei REISSWOLF-Mitarbeiter* vor Ort innerhalb kürzester Zeit datenschutzkonform gesicherte Arbeitsplätze und eine IT-Anbindung. In 14 Arbeitstagen wurden insgesamt 42.461 Patientenakten vorbereitet und erfasst, in welchen der insgesamt 672 Archivierungskartons sie sich jeweils befinden. Das waren über 3.000 Akten pro Tag. Dafür wurden täglich im Durchschnitt 50 Kartons in Haus 12 der Asklepios Klinik Nord Heidberg treppauf und treppab transportiert. Auch dies erfolgte in einemgemeinsamen Team aus Klinik- und REISSWOLF-Archivmitarbeitern.

Die elektronischen Lieferscheine gingen im Anschluss direkt an das Digitalisierungsteam von REISSWOLF, die dann die Daten in den kommenden Monaten nach und nach scannten, prüften und wieder zur Bearbeitung im Krankenhaus-System PEGASOS zur Verfügung stellten.


Der Kundennutzen

Nach dem verlässlichen Erfassen und Ausleiten aller ambulanten Patientenaktenbestände profitiert der Fachbereich Augenheilkunde vom schnellen und unkomplizierten Zugriff durch jede berechtigte Person auf die Patientenakten – auch zeitgleich und ohne Datenverlust – und natürlich von den frei gewordenen Ressourcen. Neben einem weiteren Behandlungs- und zusätzlichem Untersuchungsraum sowie einem Arztzimmer, erhielt die Sehschule der Augenambulanz zusätzliche Räumlichkeiten. Zudem entfallen zeitraubende Archivgänge.


Das Kundenfeedback

REISSWOLF war stets kompetenter Umsetzungspartner – und das unter der planerisch großen Herausforderung, alle Akten kurzfristig zu erfassen und Tausende von sensiblen Patientenunterlagen immer zugriffsgeschützt zu transportieren. Nicht zu vergessen die erschwerten Bedingungen durch die umfangreichen Corona-Hygienemaßnahmen. Es war schön, wie problemlos, gut organisiert und deshalb harmonisch alles gelaufen ist.


Der nächste Schritt

Die regelmäßige Zusammenarbeit und wöchentliche Digitalisierung aller aktiven Patientenakten wird fortgesetzt. Und ebenso werden in regelmäßigen Zeitabständen neue Digitalisierungsprojekte umgesetzt, um nach und nach allen Fachbereichen der Asklepios Klink Nord mehr Raum & Zeit für noch effizientere Arbeitsabläufe zu ermöglichen.

Projektbericht herunterladen

* = w/m/d

MK 165 - 01 - 10/2021

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