Die Verantwortung tragen für 85 Menschen mit den verschiedensten Persönlichkeiten – für Astrid das normalste der Welt, wenn auch nicht immer leicht.
Als Leitung Digitalisierung ist Astrid für die Digitalisierung von analogen Dokumenten unserer Kunden verantwortlich. Hierzu zählen zum Beispiel Patientenakten aus Krankenhäusern und Arztpraxen, Bauakten von Städten und Gemeinden sowie Personalakten der unterschiedlichsten Firmen.
Begonnen hat Astrids Weg bei uns vor über 10 Jahren als Datenerfasserin. Hier war sie zuständig für die Erfassung der Daten vor der Einlagerung in unseren Archiven. Wie genau dies geschieht, könnt ihr hier nachlesen. Als dann bei REISSWOLF erstmals der Prozess der Digitalisierung eingeführt wurde, war Astrid von Anfang an dabei und hat diesen mit viel technischem Interesse mit vorangetrieben. So kam es, dass sie ihre Teamleiterin schon bald bei Vorstellungsgesprächen unterstützte. Und als diese dann das Unternehmen verlassen hat, hat Astrid ihre Position übernommen. Seit 01.01.2023 ist Astrid nun als Leitung Digitalisierung für den gesamten Bereich verantwortlich.
Welche Arbeitsbereiche umfasst das konkret?
Die Digitalisierung besteht aus ca. 85 Mitarbeitern. Davon arbeiten knapp zehn Personen in der Datenerfassung. Hier werden die Akten inkl. Titel, Reitern und Abschnitten in unserer eigens entwickelten Software erfasst. Weitere 35 Personen arbeiten in der Vorbereitung. Hier werden die einzelnen Dokumente vorbereitet, also z.B. Heftklammern und Büroklammern entfernt und die Dokumente so vorbereitet, dass sie anschließend von unseren rund 35 Personen im Scanning gescannt werden können. Weitere zehn Personen arbeiten schließlich in der Qualitätssicherung und prüfen, ob die Dokumente vollständig und entsprechend unseren Qualitätsanforderungen verarbeitet worden sind.
Woher kommen die Dokumente eigentlich?
Zu unseren Aufträgen gehören zum einen Dauerprojekte, sie machen ca. 40 % der Projekte aus. So senden uns beispielsweise Krankenhäuser in regelmäßigen Abständen neue Patientenakten zu, die digitalisiert werden sollen. Die verbliebenen 60 % sind einmalige Projekte und häufig ausschreibungsgebunden. Ein Beispiel hierfür wären Baupläne von Städten und Gemeinden oder auch die einmalige Digitalisierung von Personalakten. Darüber hinaus bieten wir als Dienstleistung auch den digitalen Posteingang für unsere Kunden an. Hier werden tagesaktuell die Briefe unserer Kunden geöffnet und verarbeitet – immerhin 2000 Briefe pro Woche. Bis der Kunde entschieden hat, was mit den Originalen passieren soll, werden diese in unseren Hochsicherheitslagern archiviert.
Für welche Aufgaben ist Astrid täglich verantwortlich?
Während der oben genannten Aufgaben überwacht Astrid die Einhaltung der Qualitätsstandards und Vorgaben der Kunden. Darüber hinaus ist sie mithilfe von Berichten und Analysen in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung, versucht stets die Prozesse innerhalb der Digitalisierung noch weiter zu optimieren und ist bei 85 Mitarbeitern auch einfach viel mit Personalmanagement beschäftigt.
Dies gestaltet sich häufig gar nicht so einfach, ist es doch der Bereich bei uns mit den meisten Mitarbeitern. Hier treffen nicht nur unterschiedliche Nationen, Geschlechter, Alter und Religionen aufeinander, sondern manchmal gefühlt ganze Welten. Empathie, Einfühlungsvermögen, Kommunikations-stärke und Flexibilität machen Astrid aus. Ohne diese Eigenschaften wäre es schier unmöglich, eine so große Personenanzahl zu führen. Darüber hinaus benötigt man in Astrids Position eine hohe Technikaffinität und Organisationsstärke.
Einen geregelten Tagesablauf hat Astrid dabei nur selten. Der Tag startet mit einer Absprache mit der Qualitätssicherung, um laufende und anstehende Projekte zu überwachen. Der Rest des Tages ist sehr flexibel. Je nach dem, was gerade ansteht werden beispielsweise Projektabschlüsse geschrieben, Kundenanfragen beantwortet oder aber reger Austausch mit der Projektleitung geführt, wenn es um neue Aufträge geht.
Diese Flexibilität und Freiheit gefällt Astrid besonders gut an ihrer Arbeit. Damit sie nach wie vor eng bei den Mitarbeitern und Prozessen bleibt, arbeitet sie auch gerne in der Produktion selbst mit, probiert neue Prozesse aus und sucht nach neuen Lösungsvorschlägen. Allgemein sagt Astrid, dass bei REISSWOLF ein sehr freundschaftliches Umfeld herrscht. Mit vielen Kollegen ist sie auch privat befreundet.
Wie sieht die Zukunft der Digitalisierung aus?
Im Zuge des digitalen Zeitwandels ändert sich natürlich die Arbeitsweise von vielen von uns. Home Office ist üblich geworden, viele Dokumente werden gar nicht erst gedruckt sondern gibt es nur noch in digitaler Form. Das wird früher oder später natürlich einen Einfluss auf die Digitalisierung bei REISSWOLF haben. Noch sind unsere Mitarbeiter aber guter Dinge, wir haben viele neue Produkte in unserem Portfolio und auch Astrid wünscht sich, an die bestehenden 10 Jahre bei REISSWOLF noch weitere 10 Jahre dranhängen zu können.