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einfach. machen.

Übersicht der relevanten 
Aufbewahrungsfristen 2020

Wie lange müssen welche Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden? Welche Unterschiede gibt es bei der Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen und bei Handels- und Geschäftsbriefen? Sie sind sich nicht ganz sicher?
Wir uns schon, obwohl wir bei aller Sorgfalt für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen können. Damit Sie einfach und schnell überprüfen können, was datenschutzkonform vernichtet werden kann und was noch nicht, haben wir eine Übersicht aller Dokumentenarten von A-Z mit den jeweils  relevanten Aufbewahrungsfristen für Sie erstellt.

  • Normaler Weise müssen Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es allerdings 30 Jahre oder mehr sein.
  • Und neben den im Handelsgesetzbuch sowie in § 147 Abgabenordnung steuerrechtlich definierten Regelungen, gibt es weitere branchen- und anwendungsspezifische Vorschriften, die Sie bitte beachten sollten.
  • Gut zu wissen: Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist.
  • D.h., dass für alle zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem dieser erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist beginnt

Unsere Tipp für
Datenschutz & Rechtssicherheit

Nochmals kurz Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten, ob die Unterlagen datenschutzkonform vernichtet werden können. Und falls ja, einfach auf REISSWOLFs Leistungsversprechen vertrauen.

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A-Z

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
A
Abhängigkeitserklärungen102009
Abrechnungsbelege102009
Abtretungserklärungen62013
Akkordunterlagen102009
Akkreditive62013
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) 102009
An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen62013
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben0sofort
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben62013
Angestelltenversicherung102009
Anhang102009
Anlageverzeichnisse62013
Anleihebücher102009
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage102009
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich102009
Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung102009
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) 52014
Ausgangsrechnungen102009
Außendienstabrechnungen102009

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
B
Bahnabrechnungen102009
Bahnfrachtbriefe62013
Bankauszüge, Bankbelege102009
Bankbürgschaften62013
Bauakten °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Bauantragskostennachweise °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baubeschreibungen °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baubücher °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baugenehmigungen °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung102009
Belastungsanzeigen (intern und extern) 102009
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen102009
Bestell- und Auftragsunterlagen62013
Beteiligungsunterlagen102009
Betriebsabrechnungsbögen 102009
Betriebskostenabrechnungen102009
Betriebsprüfungsberichte62013
Bewertungsunterlagen102009
Bewirtungsunterlagen102009
Bilanzen102009
Bilanzanlagen102009
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege102009
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 62013

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
C
Carnet-Zolldokumente62013
Clearingauszüge62013
Clearing-Belege102009

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)102009
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 102009
Datensicherungen102009
Dauerauftragsunterlagen62013
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten102009
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen102009
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle102009
Doppelbesteuerungsunterlagen62013

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
E
Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze102009
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich102009
(Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) 102009
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch102009
Einfuhrunterlagen62013
Eingangsrechnugnen 102009
Einheitswertunterlagen102009
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt102009
Essensmarkenabrechnungen102009
Exportunterlagen62013

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 102009
Feuerversicherungsunterlagen62013
Frachtbriefe 62013
Freistempelabrechnungen102009

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar 102009
Gehaltslisten102009
Geschäftsberichte102009
Geschäftsbriefe62013
Geschenknachweise102009
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 102009
Gewerbesteuerunterlagen102009
Gewinn- und Verlustrechnungen102009
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare102009
Gründungsakten der Gesellschaft10 2009
Gutachten102009
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen102009

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
H
Handelsbriefe62013
Handelsbücher102009
Handelsregisterauszüge102009
Hauptabschlussübersicht102009
Hauptbücher102009
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)102009
Hypothekenpfandbriefe62019

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen102009
Investitionszulage (Unterlagen) 62013
Inventare, Inventarnachweise102009
Investitionszulagen Unterlagen62013

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
J
Jahresabschluss102009
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften102009
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent102009
Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern102009

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
K
Kalkulationsunterlagen102009
Kassenberichte 102009
Kassenbücher und -blätter102009
Kassenzettel102009
Kontenpläne und -änderungen102009
Kontoauszüge, Kontenregister102009
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 102009
Kostenträgerrechnungen102009
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen102009
Kreditorenbuchhaltung102009
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 102009
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) 62013
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge62013

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
L
Ladescheine102009
Lagebericht102009
Lagerbücher102009
Lastschriftanzeigen102009
Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege)62013
Leergutabrechnungen62013
Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) 102009
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen102009
Lohnkontenarten, Lohnbelege102009
Lohnlisten102009
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 102008
Luftfrachtbriefe62013

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
M
Mahnvorgänge, Mahnbescheide62013
Maschinenkarteikarten (Inventur) 102009
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) 62013
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) 102009
Mutterschaftsgeldunterlagen102009

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
N
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)102009
Nebenbücher102009

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
O
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung62013
Organisationsunterlagen und -pläne 102009

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
P
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende)102009
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe; nach Vertragsende)62013
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents62013
Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär301989
Patientenakten in Arztpraxen102009
Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen102009
Pfändungsunterlagen102009
Postquittungsbücher102009
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen102009
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 102009
Protokolle (soweit Buchungsbelege)102009
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen102009
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) 102009
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers102009

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen102009
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen102009

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen102009
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss 62013
Reisekostenabrechnungen102009
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 102009

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
S
Saldenbilanzen102009
Saldenlisten102009
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) 62013
Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege)102009
Schriftwechsel62013
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 62013
Schuldtitel102009
Spendenbescheinigungen102009
Steuerunterlagen102009
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 102009
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* 301989
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* 301989
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 301989
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*301989

*Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.


Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
T
Telefonkostennachweise102009
Transportschadenunterlagen 62013

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
U
Überstundenlisten 102009
Unfallversicherungsunterlagen62013
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 102009

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 102009
Verkaufsbücher102009
Vermögensverzeichnis102009
Versand- und Frachtunterlagen102009
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung)62013
Versteigerungsunterlagen62013
Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) 62013
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen102009
Viehregister102009
VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege)102009

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 102009
Wechsel102009
Weihnachtsgratifikation 102009
Werbegeschenkenachweise102009
Werbekostenbelege102009
Wertberichtigungsunterlagen102009
Wildhandelsbücher102009

Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
Z
Zahlungsanweisungen102009
Zessionen62013
Zinsabrechnungen102009
Zollbelege102009
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer102009
Zustellungsquittungen62013
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 102009

Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen. 

Trotz sorgfältiger Zusammenstellung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.