Daten. Leben.

Übersicht der relevanten 
Aufbewahrungsfristen 2021.

Wie lange müssen welche Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden? Welche Unterschiede gibt es bei der Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen und bei Handels- und Geschäftsbriefen? Sie sind sich nicht ganz sicher? 
Wir uns schon, obwohl wir bei aller Sorgfalt für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen können. Damit Sie einfach und schnell überprüfen können, was datenschutzkonform vernichtet werden kann und was noch nicht, haben wir eine Übersicht aller Dokumentenarten von A-Z mit den jeweils  relevanten Aufbewahrungsfristen für Sie erstellt.

  • Normaler Weise müssen Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es allerdings 30 Jahre oder mehr sein.
  • Und neben den im Handelsgesetzbuch sowie in § 147 Abgabenordnung steuerrechtlich definierten Regelungen, gibt es weitere branchen- und anwendungsspezifische Vorschriften, die Sie bitte beachten sollten.
  • Gut zu wissen: Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist.
  • D.h., dass für alle zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem dieser erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist beginnt

Unser Tipp für
Datenschutz & Rechtssicherheit

Nochmals kurz Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten, ob die Unterlagen datenschutzkonform vernichtet werden können. Und falls ja, einfach auf REISSWOLFs Leistungsversprechen vertrauen.

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A-Z

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
A
Abhängigkeitserklärungen102010
Abrechnungsbelege102010
Abtretungserklärungen62014
Akkordunterlagen102010
Akkreditive62014
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) 102010
An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen62014
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben0sofort
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben62014
Angestelltenversicherung102010
Anhang102010
Anlageverzeichnisse62014
Anleihebücher102010
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage102010
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich102010
Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung102010
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) 52015
Ausgangsrechnungen102010
Außendienstabrechnungen102010

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
B
Bahnabrechnungen102010
Bahnfrachtbriefe62014
Bankauszüge, Bankbelege102010
Bankbürgschaften62014
Bauakten °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Bauantragskostennachweise °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baubeschreibungen °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baubücher °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baugenehmigungen °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung102010
Belastungsanzeigen (intern und extern) 102010
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen102010
Bestell- und Auftragsunterlagen62014
Beteiligungsunterlagen102010
Betriebsabrechnungsbögen 102010
Betriebskostenabrechnungen102010
Betriebsprüfungsberichte62014
Bewertungsunterlagen102010
Bewirtungsunterlagen102010
Bilanzen102010
Bilanzanlagen102010
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege102010
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 62014

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
C
Carnet-Zolldokumente62014
Clearingauszüge62014
Clearing-Belege102010

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)102010
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 102010
Datensicherungen102010
Dauerauftragsunterlagen62014
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten102010
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen102010
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle102010
Doppelbesteuerungsunterlagen62014

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
E
Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze102010
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich102010
(Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) 102010
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch102010
Einfuhrunterlagen62014
Eingangsrechnugnen 102010
Einheitswertunterlagen102010
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt102010
Essensmarkenabrechnungen102010
Exportunterlagen62014

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 102010
Feuerversicherungsunterlagen62014
Frachtbriefe 62014
Freistempelabrechnungen102010

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar 102010
Gehaltslisten102010
Geschäftsberichte102010
Geschäftsbriefe62014
Geschenknachweise102010
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 102010
Gewerbesteuerunterlagen102010
Gewinn- und Verlustrechnungen102010
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare102010
Gründungsakten der Gesellschaft10 2010
Gutachten102010
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen102010

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
H
Handelsbriefe62014
Handelsbücher102010
Handelsregisterauszüge102010
Hauptabschlussübersicht102010
Hauptbücher102010
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)102010
Hypothekenpfandbriefe62014

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen102010
Investitionszulage (Unterlagen) 62014
Inventare, Inventarnachweise102010
Investitionszulagen Unterlagen62014

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
J
Jahresabschluss102010
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften102010
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent102010
Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern102010

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
K
Kalkulationsunterlagen102010
Kassenberichte 102010
Kassenbücher und -blätter102010
Kassenzettel102010
Kontenpläne und -änderungen102010
Kontoauszüge, Kontenregister102010
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 102010
Kostenträgerrechnungen102010
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen102010
Kreditorenbuchhaltung102010
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 102010
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) 62014
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge62014

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
L
Ladescheine102010
Lagebericht102010
Lagerbücher102010
Lastschriftanzeigen102010
Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege)62014
Leergutabrechnungen62014
Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) 102010
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen102010
Lohnkontenarten, Lohnbelege102010
Lohnlisten102010
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 102010
Luftfrachtbriefe62014

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
M
Mahnvorgänge, Mahnbescheide62014
Maschinenkarteikarten (Inventur) 102010
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) 62014
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) 102010
Mutterschaftsgeldunterlagen102010

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
N
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)102010
Nebenbücher102010

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
O
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung62014
Organisationsunterlagen und -pläne 102010

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
P
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende)102010
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe; nach Vertragsende)62014
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents62014
Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär301990
Patientenakten in Arztpraxen102010
Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen102010
Pfändungsunterlagen102010
Postquittungsbücher102010
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen102010
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 102010
Protokolle (soweit Buchungsbelege)102010
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen102010
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) 102010
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers102010

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen102010
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen102010

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen102010
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss 62014
Reisekostenabrechnungen102010
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 102010

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
S
Saldenbilanzen102010
Saldenlisten102010
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) 62014
Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege)102010
Schriftwechsel62014
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 62014
Schuldtitel102010
Spendenbescheinigungen102010
Steuerunterlagen102010
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 102010
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* 301990
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* 301990
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 301990
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*301990

*Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.


 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
T
Telefonkostennachweise102010
Transportschadenunterlagen 62014

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
U
Überstundenlisten 102010
Unfallversicherungsunterlagen62014
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 102010

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 102010
Verkaufsbücher102010
Vermögensverzeichnis102010
Versand- und Frachtunterlagen102010
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung)62014
Versteigerungsunterlagen62014
Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) 62014
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen102010
Viehregister102010
VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege)102010

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 102010
Wechsel102010
Weihnachtsgratifikation 102010
Werbegeschenkenachweise102010
Werbekostenbelege102010
Wertberichtigungsunterlagen102010
Wildhandelsbücher102010

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2021 vernichtet werden können
Z
Zahlungsanweisungen102010
Zessionen62014
Zinsabrechnungen102010
Zollbelege102010
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer102010
Zustellungsquittungen62014
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 102010

Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen. 

Trotz sorgfältiger Zusammenstellung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.