Daten. Leben.

Übersicht der relevanten 
Aufbewahrungsfristen 2022.

Wie lange müssen welche Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden? Welche Unterschiede gibt es bei der Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen und bei Handels- und Geschäftsbriefen? Sie sind sich nicht ganz sicher? 
Wir uns schon, obwohl wir bei aller Sorgfalt für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen können. Damit Sie einfach und schnell überprüfen können, was datenschutzkonform vernichtet werden kann und was noch nicht, haben wir eine Übersicht aller Dokumentenarten von A-Z mit den jeweils  relevanten Aufbewahrungsfristen für Sie erstellt.

  • Normaler Weise müssen Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es allerdings 30 Jahre oder mehr sein.
  • Und neben den im Handelsgesetzbuch sowie in § 147 Abgabenordnung steuerrechtlich definierten Regelungen, gibt es weitere branchen- und anwendungsspezifische Vorschriften, die Sie bitte beachten sollten.
  • Gut zu wissen: Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist.
  • D.h., dass für alle zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem dieser erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist beginnt

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Datenschutz & Rechtssicherheit

Nochmals kurz Rücksprache mit Ihrem Steuerberater halten, ob die Unterlagen datenschutzkonform vernichtet werden können. Und falls ja, einfach auf REISSWOLFs Leistungsversprechen vertrauen.

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A-Z

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
A
Abhängigkeitserklärungen102011
Abrechnungsbelege102011
Abtretungserklärungen62015
Akkordunterlagen102011
Akkreditive62015
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) 102011
An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen62015
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben0sofort
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben62015
Angestelltenversicherung102011
Anhang102011
Anlageverzeichnisse62015
Anleihebücher102011
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage102011
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich102011
Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung102011
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) 52016
Ausgangsrechnungen102011
Außendienstabrechnungen102011

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
B
Bahnabrechnungen102011
Bahnfrachtbriefe62015
Bankauszüge, Bankbelege102011
Bankbürgschaften62015
Bauakten °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Bauantragskostennachweise °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baubeschreibungen °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baubücher °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Baugenehmigungen °(Lebensdauer des Bauwerks) °°
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung102011
Belastungsanzeigen (intern und extern) 102011
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen102011
Bestell- und Auftragsunterlagen62015
Beteiligungsunterlagen102011
Betriebsabrechnungsbögen 102011
Betriebskostenabrechnungen102011
Betriebsprüfungsberichte62015
Bewertungsunterlagen102011
Bewirtungsunterlagen102011
Bilanzen102011
Bilanzanlagen102011
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege102011
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 62015

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
C
Carnet-Zolldokumente62015
Clearingauszüge62015
Clearing-Belege102011

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
D
Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)102011
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 102011
Datensicherungen102011
Dauerauftragsunterlagen62015
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten102011
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen102011
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle102011
Doppelbesteuerungsunterlagen62015

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
E
Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze102011
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich102011
(Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) 102011
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch102011
Einfuhrunterlagen62015
Eingangsrechnugnen 102011
Einheitswertunterlagen102011
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt102011
Essensmarkenabrechnungen102011
Exportunterlagen62015

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 102011
Feuerversicherungsunterlagen62015
Frachtbriefe 62015
Freistempelabrechnungen102011

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar 102011
Gehaltslisten102011
Geschäftsberichte102011
Geschäftsbriefe62015
Geschenknachweise102011
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 102011
Gewerbesteuerunterlagen102011
Gewinn- und Verlustrechnungen102011
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare102011
Gründungsakten der Gesellschaft10 2011
Gutachten102011
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen102011

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
H
Handelsbriefe62015
Handelsbücher102011
Handelsregisterauszüge102011
Hauptabschlussübersicht102011
Hauptbücher102011
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)102011
Hypothekenpfandbriefe62015

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen102011
Investitionszulage (Unterlagen) 62015
Inventare, Inventarnachweise102011
Investitionszulagen Unterlagen62015

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
J
Jahresabschluss102011
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften102011
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent102011
Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern102011

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
K
Kalkulationsunterlagen102011
Kassenberichte 102011
Kassenbücher und -blätter102011
Kassenzettel102011
Kontenpläne und -änderungen102011
Kontoauszüge, Kontenregister102011
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 102011
Kostenträgerrechnungen102011
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen102011
Kreditorenbuchhaltung102011
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 102011
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) 62015
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge62015

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
L
Ladescheine102011
Lagebericht102011
Lagerbücher102011
Lastschriftanzeigen102011
Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege)62015
Leergutabrechnungen62015
Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) 102011
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen102011
Lohnkontenarten, Lohnbelege102011
Lohnlisten102011
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 102011
Luftfrachtbriefe62015

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
M
Mahnvorgänge, Mahnbescheide62015
Maschinenkarteikarten (Inventur) 102011
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) 62015
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) 102011
Mutterschaftsgeldunterlagen102011

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
N
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)102011
Nebenbücher102011

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
O
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung62015
Organisationsunterlagen und -pläne 102011

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
P
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende)102011
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe; nach Vertragsende)62015
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents62015
Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär301991
Patientenakten in Arztpraxen102011
Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen102011
Pfändungsunterlagen102011
Postquittungsbücher102011
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen102011
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 102011
Protokolle (soweit Buchungsbelege)102011
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen102011
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) 102011
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers102011

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen102011
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen102011

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen102011
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss 62015
Reisekostenabrechnungen102011
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 102011

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
S
Saldenbilanzen102011
Saldenlisten102011
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) 62015
Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege)102011
Schriftwechsel62015
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 62015
Schuldtitel102011
Spendenbescheinigungen102011
Steuerunterlagen102011
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 102011
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* 301991
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* 301991
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 301991
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*301991

*Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.


 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
T
Telefonkostennachweise102011
Transportschadenunterlagen 62015

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
U
Überstundenlisten 102011
Unfallversicherungsunterlagen62015
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 102011

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 102011
Verkaufsbücher102011
Vermögensverzeichnis102011
Versand- und Frachtunterlagen102011
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung)62015
Versteigerungsunterlagen62015
Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) 62015
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen102011
Viehregister102011
VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege)102011

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 102011
Wechsel102011
Weihnachtsgratifikation 102011
Werbegeschenkenachweise102011
Werbekostenbelege102011
Wertberichtigungsunterlagen102011
Wildhandelsbücher102011

 Gesetzliche Aufbewahrungs-
frist in Jahren
Jahr aus dem die Unterlagen 2022 vernichtet werden können
Z
Zahlungsanweisungen102011
Zessionen62015
Zinsabrechnungen102011
Zollbelege102011
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer102011
Zustellungsquittungen62015
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 102011

Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen. 

Trotz sorgfältiger Zusammenstellung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.

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