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REISSWOLF Digitaler Posteingang. Bestellung

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Nachsendeauftrag

Daten für Nachsendeauftrag

Nachsendeauftrag

Damit Sie zukünftig Ihre Briefpost digital erhalten können, richten wir für Sie bei der Deutschen Post einen Nachsendeauftrag ein. Sollten Sie Ihre Briefpost irgendwann nicht mehr von uns digital erhalten wollen, kündigen wir automatisch auch den Nachsendeauftrag für Sie.

Bitte beachten Sie, dass ein Nachsendeauftrag immer nur für 1 Standort in Deutschland gestellt werden kann. Möchten Sie den digitalen Posteingang an mehreren Standorten in Deutschland nutzen, ist dies natürlich auch möglich. Hierfür bitte einfach unser Business Solutions Team kontaktieren.

Auftraggeber Die Bestellung ist nur innerhalb Deutschlands möglich.

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Postvollmacht

Daten für Postvollmacht

Postvollmacht

Um Ihre Briefpost in unseren zertifizierten Scancentern vollautomatisch öffnen und digitalisieren zu können, benötigen wir eine Postvollmacht von Ihnen. Damit berechtigen Sie uns, an Sie adressierte Postsendungen in Empfang nehmen und auftragsgemäß verarbeiten zu können.

Bitte beachten Sie, dass die Person, die diese Vollmacht erteilt, zugleich auch Hauptberechtigter des digitalen Posteingangs ist und in unserem System hinterlegt wird. Nur an diesen Vollmachtgeber werden erstmalig die Zugangsdaten übermittelt. Auch eine Passwort-Wiederherstellung erfolgt aus rechtlichen Gründen ausschließlich an diese Kontaktdaten.

Vollmachtgeber
Vertreten durch/Besitzer des Digitalen Posteingangs
Vollmachtnehmer
  1. Hiermit erteilt der Vollmachtgeber dem Vollmachtnehmer die zeitlich uneingeschränkte Vollmacht, gegenüber der Deutschen Post AG, Charles-de- Gaulle-Straße 20, 53113 Bonn, im Namen des Vollmachtgebers Nachsendeaufträge einzurichten, zu ändern, zu verlängern sowie zu kündigen.
  2. Hiermit erteilt der Vollmachtgeber dem Vollmachtnehmer die zeitlich uneingeschränkte Vollmacht, gegenüber der Deutschen Post AG, Charles-de- Gaulle-Straße 20, 53113 Bonn, im Namen des Vollmachtgebers Postsendungen vollständig abzuholen, entgegenzunehmen, zu öffnen und zu scannen, um dem Vollmachtgeber seine Postsendungen digital zur Verfügung zu stellen. Die Postsendungen, die als „Vertraulich, „Persönlich“ oder „Eigenhändig“ gekennzeichnet sind, sind davon ausgeschlossen.
  3. Hiermit erteilt der Vollmachtgeber dem Vollmachtnehmer die Ermächtigung, physische Postsendungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gemäß den getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und nach den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften (DSGVO, BDSGneu) rückinformationssicher zu vernichten. Der Einsatz spezialisierter Unterauftragnehmer in Zusammengang mit der Vernichtung der Postsendungen ist gestattet, sofern der Unterauftragnehmer nach DIN 66399 zertifiziert ist.
  4. Diese Vollmacht unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.
  5. Diese Vollmacht umfasst ausdrücklich auch das Treffen von Vorausverfügungen über die Nachsendung von Schriftstücken aus Postzustellungsaufträgen.
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Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) online abschließen

Bevor Sie im Bestellprozess fortfahren können, benötigen wir bitte von Ihnen eine Zustimmung zu unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), wie dies EU-weit durch die DSGVO geregelt ist. Es geht hierbei darum, dass wir für Sie in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen personenbezogene Daten erheben oder verarbeiten – und dazu gehört auch das Öffnen und Digitalisieren Ihrer Briefpost.

Sollten Sie Berufsgeheimnisträger sein, ist zusätzlich eine Verschwiegenheitsvereinbarung erforderlich, wie Sie dies sicher bereits aus der Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern kennen.

Vertrag
zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)1

zwischen

dem Verantwortlichen / Betroffenen / Auftraggeber (AG)

und

dem Auftragsverarbeiter / Auftragnehmer (AN)

  • REISSWOLF Digital Services GmbH, Wilhelm- Bergner-Straße 3 A, 21509 Glinde (RW DS)

1 Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung).

abgeschlossen am

Datum

08.11.2024

Präambel

Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich mit dieser Vereinbarung gegenüber dem Verantwortlichen zur Einhaltung und Gewährleistung der insbesondere nach Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Datenverarbeitung im Auftrag bestimmten Voraussetzungen.

Die nachfolgenden Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen dieser Vereinbarung finden Anwendung auf alle Leistungen der Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die der Auftragsverarbeiter im Rahmen des Vertragsverhältnisses mit dem Verantwortlichen ihm gegenüber erbringt und auf alle Tätigkeiten, bei denen Mitarbeiter der Auftragsverarbeiters oder durch den Auftragsverarbeiter beauftragte Dritte mit personenbezogenen Daten des Verantwortlichen in Berührung kommen können, soweit die Parteien keine spezielleren Regelungen festgelegt haben.

1. Gegenstand des Auftrags

Gegenstand des Auftrags zum Datenumgang ist die Durchführung folgender Aufgaben durch den Auftragsverarbeiter / Auftragnehmer:

  1. Digitalisierung der physischen Poststücke.
  2. Bereitstellung und Speicherung der Digitalisate.
  3. Physische Archivierung der Poststücke.
  4. Sichere Vernichtung der Poststücke gem. DIN 66399.

2. Dauer des Auftrags

Der Auftrag ist unbefristet erteilt und kann von beiden Parteien mit einer Frist von 3 Monaten zum Monatsende gekündigt werden.

Die Möglichkeit zur fristlosen Kündigung bleibt hiervon unberührt.

3. Umfang, Art und Zweck der Datenverarbeitung, die Datenarten und der Kreis der Betroffenen

Die Tätigkeit des Auftragsverarbeiters / Auftragnehmers umfasst:

  1. Die Übernahme, die Erfassung und das High-End Scanning der physischen Poststücke;
  2. Das Einrichten der Nachsendeaufträge;
  3. Die Bereitstellung der Digitalisate in der mobilen Applikation dok. suite.;
  4. Die Zugriffsmöglichkeit über das Webportal REISSWOLF f.i.t.;
  5. Die Anforderung der Originale nach Digitalisierung;
  6. Die Archivierung der digitalisierten Poststücke;
  7. Die Datenschutzkonforme und rückinformationssichere Vernichtung der digitalisierten Poststücke.

Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Verarbeitung findet vorrangig am Standort: REISSWOLF Digital Services GmbH, Wilhelm-Bergner-Straße 3 A, 21509 Glinde (RW DS) statt.

Folgende Datenarten sind Gegenstand dieses Auftrags:
Hinweis: die maßgeblichen Datenarten sind vom Verantwortlichen / Betroffenen / Auftraggeber anzukreuzen bzw. zu ergänzen.

Sonstige:

Folgende Kreise von Betroffenen sind Gegenstand des Auftrags
Hinweis: die maßgeblichen Kreise von Betroffenen sind vom Verantwortlichen / Betroffenen / Auftraggeber anzukreuzen.

Sonstige:

4. Weisungsgebundene Verarbeitung und Remonstrationspflicht

Der Auftragsverarbeiter darf personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen verarbeiten, sofern er nicht durch das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, hierzu verpflichtet ist; in einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.

Weisungen werden vom Verantwortlichen grundsätzlich in Textform (z.B. per E-Mail) erteilt. Soweit eine Weisung ausnahmsweise mündlich erfolgt, wird diese vom Verantwortlichen entsprechend in Textform (z.B. per E-Mail) bestätigt. Der Auftragsverarbeiter wird den Verantwortlichen unverzüglich darauf hinweisen, wenn die Befolgung einer vom Verantwortlichen erteilten Weisung nach seiner Ansicht gegen die DSGVO oder eine andere Vorschrift über den Datenschutz verstößt (Remonstrationspflicht).

5. Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht

Der Auftragsverarbeiter wird zur Durchführung des Vertrages nur Personen beschäftigen, die er zur Vertraulichkeit verpflichtet hat oder die einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

6. Sicherheit der Verarbeitung / Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO

Der Auftragsverarbeiter ergreift alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. Artikel 32 DSGVO.

Technische und organisatorische Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Während der Dauer dieses Auftrags sind diese durch den Auftragsverarbeiter fortlaufend an die Anforderungen dieses Auftrags anzupassen und dem technischen Fortschritt entsprechend weiterzuentwickeln. Das Sicherheitsniveau der im Folgenden festgelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen darf nicht unterschritten werden.

Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die einen wesentlichen Einfluss auf das gewährleistete Sicherheitsniveau haben, als Ergänzung der folgenden Maßnahmen schriftlich zu dokumentieren, was auch in einem elektronischen Format erfolgen kann, und dem Verantwortlichen zur Kenntnis zu geben.

Die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen ergeben sich aus der Anlage 1a – „Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 Abs. 1 DSGVO – RW DS dieses Vertrages.

7. Inanspruchnahme der Dienste weiterer Auftragsverarbeiter

Der Auftragsverarbeiter darf weitere Auftragsverarbeiter in Anspruch nehmen, wobei im Bereich der Akten- und Datenträgervernichtung grundsätzlich keine weiteren Auftragsverarbeiter zur Vertragsdurchführung eingesetzt werden. Die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses in Anspruch genommenen weiteren Auftragsverarbeiter, werden in einer separaten Anlage 2 – „Unterauftragnehmer des AN – RW DS“ zu diesem Vertrag aufgeführt. Der Auftragsverarbeiter darf andere Auftragsverarbeiter nur einsetzen, hinzuziehen oder bestehende weitere Auftragsverarbeiter ersetzen, wenn er den Verantwortlichen zuvor über die beabsichtigte Änderung informiert hat. Gegen derartige Veränderungen kann der Verantwortliche Einspruch erheben.

Nimmt der Auftragsverarbeiter die Dienste eines weiteren Auftragsverarbeiters in Anspruch, um bestimmte Verarbeitungstätigkeiten im Namen des Verantwortlichen auszuführen, so werden diesem weiteren Auftragsverarbeiter im Wege eines Vertrags, der schriftlich abzufassen ist, was auch in einem elektronischen Format erfolgen kann, oder eines anderen Rechtsinstruments nach dem Unionsrecht oder dem Recht des betreffenden Mitgliedstaats dieselben Datenschutzpflichten auferlegt, die in diesem Vertrag festgelegt sind, wobei insbesondere hinreichende Garantien dafür geboten werden müssen, dass die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung entsprechend den Anforderungen der DSGVO erfolgt. Kommt der weitere Auftragsverarbeiter seinen Datenschutzpflichten nicht nach, so haftet der erste Auftragsverarbeiter gegenüber dem Verantwortlichen für die Einhaltung der Pflichten jenes anderen Auftragsverarbeiters.

8. Mitwirkungs-/ Unterstützungspflichten

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen angesichts der Art der Verarbeitung mit geeigneten technischen organisatorischen Maßnahmen dabei, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der in Kapitel III der DSGVO genannten Rechte der betroffenen Person nachzukommen (Berücksichtigung von Betroffenenrechten hinsichtlich der Gewährleistung von Transparenz; Recht auf Auskunft; Berichtigungsrecht; Recht auf Löschung („Vergessenwerden“); Recht auf Einschränkung der Verarbeitung; Mitteilungsrecht bei Berichtigung und Löschung sowie Einschränkung der Verarbeitung; Recht auf Datenübertragbarkeit; Widerspruchsrecht; Rechte bei automatisierten Einzelfallentscheidungen).

9. Unterstützung zur Pflichterfüllung des Verantwortlichen

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten. (Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung; Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Verantwortlichen zu melden; Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörden; Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person; Datenschutz-Folgenabschätzung; Vorherige Konsultation).

10. Vernichtung personenbezogener Daten

Die Vernichtung hat so zu erfolgen, dass eine Wiederherstellung auch von Restinformationen mit vertretbarem Aufwand nicht mehr möglich ist. Eine physische Vernichtung erfolgt gemäß DIN 66399. Hierbei gilt mindestens Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe 3. Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, die unverzügliche Vernichtung auch bei Unterauftragnehmern herbeizuführen. Der Auftragsverarbeiter hat den Nachweis der ordnungsgemäßen Vernichtung zu führen und dem Verantwortlichen unverzüglich vorzulegen.

Dokumentationen, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragsverarbeiter den jeweiligen Aufbewahrungsfristen entsprechend auch über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung dem Verantwortlichen bei Vertragsende übergeben.

11. Pflichtennachweis und Unterstützung bei Überprüfungen

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 DSGVO niedergelegten Pflichten zur Verfügung. Er ermöglicht Überprüfungen - einschließlich Inspektionen -, die vom Verantwortlichen oder einem anderen von diesem beauftragten Prüfer durchgeführt werden, und trägt zu ihrer Durchführung bei.

12. Datenschutzbeauftragter

Der Auftragsverarbeiter hat einen gesetzlich vorgeschriebenen Beauftragten für den Datenschutz schriftlich bestellt und benannt. Dieser übt seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und Art. 39 DSGVO aus. Die jeweils aktuellen Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind auf der Homepage des Auftragsverarbeiters leicht zugänglich hinterlegt.

Version: VE-187 / 001 – 08/2021

Anlage 1a. Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 Abs. 1 DSGVO

Anlage 1a. ansehen

Version: VE-087.09 / 002 – 04/2021

Anlage 2 Unterauftragnehmer des AN - RW DS

Anlage 2 ansehen

Version: VE-155 / 003 – 08/2021

Verschwiegenheitsvereinbarung online abschließen

Verschwiegenheitsvereinbarung bei Beauftragung durch Berufsgeheimnisträger

zwischen

Auftraggeber (AG)

und

Auftragnehmer (AN)

  • REISSWOLF Digital Services GmbH, Wilhelm-Bergner-Straße 3 A, 21509 Glinde (RW DS)

akzeptiert am

Datum

08.11.2024

Präambel

Der Auftraggeber bedient sich des Auftragnehmers im Zusammenhang mit dem Produkt „REISSWOLF digitaler Posteingang“ (bestehend aus folgenden Dienstleistungen: Digitalisierung der physischen Poststücke / Bereitstellung und Speicherung der Digitalisate /Physische Archivierung der Poststücke /Sichere Vernichtung der Poststücke gem. DIN 66399). In diesem Zusammenhang ist es nicht auszuschließen, dass der Auftraggeber dem Auftragnehmer im Einzelfall, soweit dies zur Inanspruchnahme der Dienstleistungen erforderlich ist, den Zugang zu Tatsachen eröffnet, auf die sich die gesetzliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit i. S. d. § 203 StGB (wie etwa gemäß § 43a BRAO, § 18 BnotO, § 39 PAO, § 57 StBerG, § 43 WiPrO) bezieht.

Vor diesem Hintergrund treffen die Vertragsparteien folgende Verschwiegenheitsvereinbarung:

§1 Verpflichtung zur Verschwiegenheit

  1. Der Auftragnehmer ist zur Verschwiegenheit über alle Tatsachen verpflichtet, die dem Auftraggeber in Ausübung seiner Tätigkeit als Berufsgeheimnisträger i. S. d. § 203 StGB (z.B. nach § 43a BRAO, § 18 BnotO, § 39 PAO, § 57 StBerG, § 43 WiPrO) bekannt geworden sind und zu denen der Auftraggeber ihm den Zugang eröffnet hat. Dies gilt nicht für Tatsachen, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen.
  2. Der Auftragnehmer ist ferner verpflichtet, sich nur insoweit Kenntnis von fremden Geheimnissen zu verschaffen, als dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, von ihm beschäftigte Personen, die er zur Vertragserfüllung heranzieht, in Schriftform zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
  3. Ein Verstoß gegen diese Verpflichtung kann, insbesondere gemäß §§ 203, 204 StGB, mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden. Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass diese Strafvorschriften auch für ihn und die von ihm beschäftigten Personen gelten. Die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten bleiben hiervon unberührt.
  4. Der Auftragnehmer ist befugt, weitere Personen zur Vertragserfüllung heranzuziehen. In diesem Fall ist der Auftragnehmer verpflichtet, auch diese Personen in Schriftform zur Verschwiegenheit zu verpflichten.

§ 2 Formvorschriften / Salvatorische Klausel

  1. Nebenabreden wurden nicht getroffen. Jegliche Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung, sind nur wirksam, wenn sie in Textform vereinbart werden. Dies gilt auch für eine Änderung dieser Textformklausel.
  2. Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden oder diese Vereinbarung eine Lücke enthalten, so bleibt die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt eine wirksame Bestimmung vereinbart, die der von den Parteien gewollten wirtschaftlichen am nächsten kommt; das gleiche gilt im Falle einer Lücke.

Version: VE-193 / 001 – 10/2021

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90 Tage Archivierung, danach automatische Vernichtung
Einrichtung Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post
Speicherung in deutschen Rechenzentren
90,00 €
Einrichtungsgebühr 100,00 €
Gesamtsumme ohne MwSt. 100,00 € 90,00 €
19% MwSt. 19,00 € 17,10 €
Gesamtsumme 119,00 € 107,10 €
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