Akten scannen & Ordner digitalisieren lassen. Mit dem Scanservice von REISSWOLF.
Wir scannen Unterlagen zuverlässig & datenschutzkonform in Top-Qualität – für Ihr digitales Archiv und digitales Dokumentenmanagement.
Post-Scanservice
REISSWOLF bietet professionelle Scandienstleistungen speziell auf Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget abgestimmt. Dank jahrelanger Erfahrung mit Digitalisierungsprojekten unterschiedlichster Art. Immer DSGVO- und GOBD-konform.
Schaffen Sie Platz für ein neues digitales Arbeiten.
Mit der Digitalisierung von Akten, Ordnern und anderen Unterlagen.
- Reduzieren Sie Ihren physischen Archivbestand. Damit senken Sie auch die Kosten für die Verwaltung, Pflege, Suche und genutzten Flächen.
- Arbeiten Sie flexibler mit Personalakten, Bauplänen & mehr. Der Scanservice bringt Struktur in Ihre Ablage und 24/7-Zugriff auf wichtige Dokumente.
- Sichern Sie Ihr wertvolles Firmenwissen dauerhaft. Digitale Daten sind dauerhaft vor Verlust, Schäden, Veränderungen oder unbefugtem Zugriff geschützt.
- Holen Sie mehr aus Ihren digitalen Akten heraus. Dank Deep-OCR, Volltextsuche und KI-gestützter Dokumentenanalyse werden Ihre Dokumente klassifiziert, relevante Daten extrahiert und Informationen somit schnell auffindbar.
Einige Kunden, die REISSWOLF bereits als Scandienstleister nutzen.
Für unsere bundesweiten Kunden aus Mittelstand, Industrie, Gesundheitswesen und vielen weiteren Branchen digitalisieren wir jährlich über 95 Millionen Seiten – verlässlich, rechtssicher und nach ganz individuellen Anforderungen.
Welche Schritte durchlaufen Unterlagen beim professionellen Scanprozess?
Ihr Vertrauen in unsere Services ist unser höchstes Gut. Deshalb gehen wir sorgsam mit Ihren Daten um und dokumentieren jeden einzelnen Verarbeitungsschritt.
1. Indexierung
Alle Akten, Ordner & Dokumente bekommen bei Eingangserfassung einen Barcode und relevante Daten werden manuell erfasst.
2. Vorbereitung
Für den Scan werden alle Dokumente entheftet, entklammert, geglättet, aus Folien genommen und ggf. vorsortiert.
3. Scanning
Ihre Dokumente werden per Hochleistungs- und Spezialscanner sekundenschnell in Top-Qualität digitalisiert.
4. Qualitätsprüfung
Die Scans werden auf Vollständigkeit und Qualität geprüft, Leerseiten werden entfernt und Seiten in Leserichtung gedreht.
5. Bereitstellung
Die Daten werden als PDF/A exportiert und per Link, Datenträger oder direkt als Import in einem DMS oder ECM bereitgestellt1.
Ob einmalige Archivauflösung oder regelmäßiger Digitalisierungsauftrag –
unser Experten-Team berät Sie gerne individuell.
Mit der Übergabe Ihrer digitalisierten Daten beginnt für Sie auch der Schritt der digitalen Ablage, Verwaltung oder Archivierung der Dokumente.
Wir bieten Ihnen unterschiedliche Optionen für die Übergabe und Speicherung an: passwortgeschützter Download-Link, Übertragung via sFTP-Verbindung, Datenträger (z. B. USB) oder Cloud- & On-Premise-Lösungen (DMS).
Für die maximale Effizienz empfehlen wir Ihnen je nach Anforderung unsere Dokumenten-Cloud REISSWOLF dok. suite. oder die ELO ECM Suite. Beide Lösungen ermöglichen kollaboratives, digitales Arbeiten, Archivierung von Dokumenten und die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Während ELO für den Mittelstand und große Unternehmen viele Standards von Vertrags- über Personal- hin zu Rechnungsmanagement bieten, schafft die REISSWOLF dok. suite. für KMU eine flexible Digitalisierungsplattform.
Nutzen Sie im Rahmen des Scanservice die Vorteile moderne KI-Funktionen zur smarten Dokumentenverwaltung und effizienten Datenverarbeitung – ergänzend zu Texterkennung und Deep-OCR.
- Automatische Dokumentenklassifizierung: Die KI ist darauf trainiert Dokumententypen zu erkennen und sortiert beispielsweise Belege automatisch in die richtige Kategorie ein.
- Intelligente Datenextraktion: Relevante Informationen wie Kundendaten, Rechnungsbeträge oder Vertragslaufzeiten werden automatisch aus den gescannten Dokumenten erfasst.
- Beschleunigte Workflows: Die direkte Weiterverarbeitung der ausgelesenen Daten wandelt manuelle Arbeitsschritte in digitale Prozesse um. Das bedeutet mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.
Lassen Sie sich gerne von unseren Experten beraten.
Was passiert mit Ihren Originalunterlagen nach der Digitalisierung?
Im Anschluss an die Digitalisierung entscheiden Sie, was mit den gescannten, physischen Originalunterlagen passieren soll.
Höchste Sicherheitsstandards von der Abholung der Dokumente bis zur digitalen Bereitstellung: REISSWOLF ist seit über 30 Jahren als Full-Service-Scandienstleister aktiv und trägt Datenschutz in seiner DNA. In eigenen Scanzentren digitalisieren professionell geschulte Mitarbeitende Unterlagen, Akten und Geschäftsdokumente jeglicher Art und bereiten die Daten entsprechend auf – datenschutzkonform und nach den Wünschen unserer Kunden. Langjährige Erfahrung mit Digitalisierungsprojekten und individuelle Beratung machen uns zum verlässlichen Partner für KMUs sowie größeren Unternehmen.
Auf Wunsch erfüllt unser Scanservice die Anforderungen der TR-RESISCAN – der technischen Richtlinie des BSI für die beweiswerterhaltende Digitalisierung. Das bedeutet: Ihre Papierdokumente werden so gescannt, dass sie rechtskonform archiviert und die Originale anschließend vernichtet werden können. Dabei unterscheiden wir zwischen normaler und hoher Schutzbedarfskategorie.
- Professionelle Digitalisierung von Unterlagen aller Art bis Format A0
- Scanservice passgenau für Ihr Unternehmen dank persönlicher Beratung
- Langjährige Erfahrung mit Scan-Projekten inkl. schneller Umsetzung
- Deutsches Scanzentrum, das auch die Digitalisierung großer Archivbestände möglich macht
- Modernste Durchlaufscanner mit Auf- und Durchlicht sowie Spezialscanner für High-End-Farbscans
- Mit Dokumententyperkennung, Datenextraktion, Texterkennung, Deep-OCR sowie Bildverbesserung bei Dokumenten mit mäßiger Qualität
- DSGVO-konforme Verarbeitung mit lückenloser Dokumentation
- Full-Service-Lösung, z. B. mit Archivierung im Anschluss oder einer Cloud-Software für digitales Dokumentenmanagement
Checkliste: Die 10 wichtigsten Fragen bei Ihrem Digitalisierungsprojekt.
Jedes Digitalisierungsprojekt ist anders. Diese zehn Fragen helfen Ihnen, die Rahmenbedingungen Ihres Scan-Vorhabens besser zu verstehen, um eine optimale Umsetzung mit einem Scandienstleister wie uns zu planen. Unsere Experten beraten Sie gerne, welche Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen passen.
1. Welche Unterlagen sollen gescannt werden?
Sie können etwa wichtige Geschäftsdokumente wie Kaufverträge, Steuerdokumente oder Mietunterlagen digitalisieren lassen, aber auch gesamte Bestände wie Ihre Personalakten oder einzelne Dokumente wie großformatige Baupläne oder Zeichnungen.
2. Wie ist der Umfang bzw. die Menge?
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Summe der Unterlagen, Ordner oder Akten, die gescannt werden sollen. Auch eine ungefähre Seitenanzahl hilft, gerade wenn es um Bücher geht. Bei Archivdigitalisierung kann der Umfang auch über den laufenden Meter bestimmt werden.
3. Was für spezielle Dokumente gibt es?
Dokumente, wie z. B. große Pläne, historische Unterlagen oder gesiegelte Unterlagen, sollten bei der Planung eines Scanprojekts berücksichtigt werden, da diese zu einem höheren Bearbeitungsaufwand führen oder auch Spezialscanner für eine qualitative Digitalisierung erfordern.
4. Wie ist die Komplexität bzw. der Zustand der Unterlagen?
Lose Zettel, viele Register, geklammerte Seiten, gerissenes bzw. brüchiges Papier oder ähnliches bedeuten den ein oder anderen zusätzlichen Arbeitsschritt bei der Vorbereitung der Unterlagen für die Digitalisierung.
5. Was soll indexiert bzw. verschlagwortet werden? Ist eine Stammdatenliste vorhanden?
Teilen Sie uns mit, welche Informationen über Ihre Unterlagen manuell beim Eingang in unser Scanzentrum erfasst werden sollen. Das können z. B. Name, Datum, Aktenzeichen oder Adresse sein. Auch eine Stammdatenliste kann hier abgeglichen werden.
6. Wie sollen die Scans übergeben werden?
Die Dateien der gescannten Unterlagen, auch Digitalisate genannt, können Sie über verschiedene Wege erhalten: per Download-Link, direkt in ein Cloud-DMS oder ECM-System, auf einem physischen Datenträger oder bei sFTP- oder API-Verbindung.
7. Wie kommen die Unterlagen ins Scanzentrum?
Wir bieten flexible Transportmöglichkeiten, damit Ihre Dokumente sicher in unser Scanzentrum gelangen: Abholung mit unseren eigenen Fahrzeugen, Sendung in bereitgestellten Transport-Boxen oder Selbstanlieferung.
8. Was passiert mit den Original-Unterlagen nach der Digitalisierung?
Nach dem Scanprozess entscheiden Sie, was mit den physischen Originalunterlagen passieren soll. Wir bieten eine bequeme Archivierung oder sichere Aktenvernichtung. Bei der Rücklieferung gehen die Dokumente wieder an Sie zurück.
9. Soll eine Dokumententrennung, Belegklassifizierung oder Datenextraktion erfolgen?
Mit der Hilfe von modernen Software- und KI-Funktionen kann eine effizientere Verarbeitung der digitalen Dokumente und deren Daten erfolgen, indem z. B. Rechnungsdaten extrahiert werden oder Dokumententypen automatisch bestimmt werden.
10. Welche individuellen Anforderungen gibt es im Unternehmen?
Jedes Scanprojekt ist unterschiedlich. Unser Expertenteam berät sie gerne zu Lösungen wie z. B. einem Stammdatenabgleich, der Übergabe eines XML-Datei, eines Transfervermerks oder E-Signaturen.
