MyDigitalCar GmbH
MyDigitalCar ist eine Plattform zur vollständig digitalen Abwicklung von Kfz-Zulassungsvorgängen für natürliche und juristische Personen. Sie ermöglicht die automatisierte oder manuelle Datenerfassung, das Erstellen digital signierter Anträge und Vollmachten sowie die behördenkonforme Übermittlung und strukturierte Rücklieferung von Zulassungsdaten. Unternehmen profitieren dabei von effizienteren Abläufen, reduzierten Prozesskosten und einem verbesserten Kundenerlebnis.
Die Herausforderung
Mit zunehmendem Erfolg und der steigenden Nutzung von MyDigitalCar nahm das tägliche Postaufkommen stark zu – insbesondere in Form von Rechnungen sowie Belegen und Rückmeldungen von Finanzbehörden. Die klassischen papierbasierten Postprozesse passten nicht mehr zu den Anforderungen des modernen, digital agierenden Unternehmens.
Daher sollte ein modernes, digitales Postmanagement etabliert werden. Die Herausforderung bestand darin, die physisch eingehenden Unterlagen zunächst korrekt zu klassifizieren und anschließend die relevanten Werte zu extrahieren, um sie in den Folgesystemen schnell und effizient weiterverarbeiten zu können.
Folgendes sollte durch die Einführung eines digitalen Postmanagements erreicht werden:
- Vollständiger, standortunabhängiger Überblick über alle eingehenden Dokumente
- Automatisierte Verteilung und Datenerfassung durch KI-Komponenten
- Schnellere Auffindbarkeit der benötigen Dokumente durch Volltextsuche
- Reduktion von internen Bearbeitungszeiten und papiergebundenen Abläufen
- Zertifizierte, revisionssichere Prozesse in der Dokumentenverarbeitung
Die Umsetzung
Die Poststücke wie Belege und Dokumente gehen direkt bei REISSWOLF ein. Es erfolgt eine gründliche Vorbearbeitung, die das Öffnen von Umschlägen, das Glätten, Entklammern und Enttackern umfasst. Damit wird sichergestellt, dass sich alle Belege in einem optimalen Zustand für den Scanvorgang befinden. Anschließend werden die Dokumente per High-End-Scanner digitalisiert und in digitale Formate umgewandelt.
Vor dem Hochladen ins digitale Postfach, welches sich in der Dokumenten-Cloud REISSWOLF dok. suite. befindet, werden die Belege durch KI klassifiziert. Für bestimmte Belegtypen wird mithilfe von KI eine Extraktion relevanter Daten durchgeführt. Diese Daten werden dann so aufbereitet und übergeben, dass sie von MyDigitalCar weiterverarbeitet werden können, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.
Die Belege werden in der REISSWOLF dok. suite. revisionssicher gespeichert und können dort dank der vielfältigen DMS-Funktionen smart weiterverarbeitet werden.
Der Kundennutzen
Durch die Implementierung dieser Lösung konnte MyDigitalCar den gesamten Dokumentenverarbeitungsprozess erheblich beschleunigen und vereinfachen. Die KI-gestützte Datenklassifikation und -extraktion der Posteingänge sorgt für eine fehlerfreie Verwaltung von Belegen, während der Aufwand für manuelle Eingaben auf ein Minimum reduziert wird. So werden nicht nur Ressourcen gespart, sondern auch die Effizienz der Prozesse deutlich gesteigert. Die revisionssichere Cloud-Archivierung in der REISSWOLF dok. suite. garantiert zudem eine zuverlässige und gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente.