Der Unerfahrenheit und Sorglosigkeit von Mitarbeitern* beim Thema Datenschutz können Unternehmen durch regelmäßige Schulungen leicht entgegenwirken und damit das Risiko der häufigsten Datenpannen minimieren.
Beispielsweise werden noch immer oft Akten mit personenbezogenen Daten von Mitarbeitern* im Papierkorb entsorgt. Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Akten- und Datenvernichter, wie REISSWOLF, lässt sich dies leicht umgehen. Personenbezogene Dokumente werden bis zur Abholung in speziellen Sicherheitsbehältern gesammelt und anschließend datenschutzkonform durch den Anbieter vernichtet. Als Ersatz für Ihren herkömmlichen Papierkorb bietet REISSWOLF den Sicherheitsbehälter RW 70, der perfekt unter jeden Schreibtisch passt.
Auch die Vermischung von Privat- und Firmengeräten birgt ein großes Sicherheitsrisiko. Unbefugte Dritte können so leicht Einblick in vertrauliche Firmenunterlagen erhalten. Dies gilt ebenso für die Nutzung des privaten E-Mail Accounts für Firmenzwecke. Privat und geschäftlich sollte strikt getrennt sein. Und ein sicheres Passwort ist nach wie vor das A und O.
Gegen Chaos am Arbeitsplatz hilft eine Clean-Desk Policy, die auch den PC beinhalten sollte. Denn personenbezogene Daten sollten weder offen herumliegen noch länger als erforderlich gespeichert werden.
Diskretion gilt auch für Büroräume und Auskünfte am Telefon. Das heißt, Betriebsfremde sollten nur in Begleitung von Mitarbeitern* Zugang erhalten und jeder Mitarbeiter* genau wissen, welche personenbezogenen Auskünfte herausgeben werden dürfen und welche nicht.
Zu guter Letzt, instruieren Sie ihre Mitarbeiter*, Sie im Falle einer Datenpanne umgehend zu informieren. Nur dann haben Sie die Möglichkeit zu reagieren und eventuellen Schaden zu begrenzen.
In unseren regelmäßigen kostenlosen Webinaren geben wir nützliche Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter* optimal für den Datenschutz sensibilisieren.
*w/m/d