Ab 2027 müssen alle Unternehmen entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen ihrer Angestellten vollkommen elektronisch führen. Wie sie das machen, ist grundsätzlich ihnen selbst überlassen. Bewährte Lösungen wie die digitale Personalakte werden vor diesem Hintergrund aber großen Zulauf erhalten.
Pflicht zur elektronischen Führung von Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen kommt.
Im EU-Vergleich stehen deutsche Unternehmen bei der digitalen Transformation gar nicht so schlecht da. Laut Bitkom e. V. rankt Deutschland hier auf dem achten Platz. Und obwohl viele Unternehmen interne Prozesse bereits freiwillig modernisieren, schiebt der Gesetzgeber die digitale Transformation in bestimmten Bereichen durch verbindlichen Handlungsdruck an.
Bereits seit dem 1. Januar 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Grundlage hierfür ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Bislang konnten Unternehmen jedoch auf Antrag eine Befreiung von dieser elektronischen Führungspflicht erhalten und weiterhin papierbasierte Prozesse nutzen. Das ändert sich bald.
Digitale Personalakte als bewährte Lösung.
Die Übergangsregelung endet zum 01. Januar 2027. Dann müssen alle Unternehmen entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen vollständig elektronisch und revisionssicher führen.
Für viele Unternehmen bedeutet das: Wer bislang noch mit Papierakten oder uneinheitlichen Ablagestrukturen arbeitet, sollte sich spätestens jetzt mit digitalen Lösungen beschäftigen. Denn künftig müssen unter anderem folgende Dokumente elektronisch aufbewahrt und verwaltet werden:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Erklärungen zu kurzfristigen Beschäftigungen
- Krankenkassen- und Sozialversicherungsnachweise
- Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, etwa bei Minijobbern
- Bescheide der Sozialversicherungsträger
- Vertragliche Regelungen mit Entgeltbezug
Vor diesem Hintergrund gewinnt die digitale Personalakte zunehmend an Bedeutung. Sie wird zwar nicht ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben, entwickelt sich aber faktisch zu einem wichtigen Instrument, um die gesetzlichen Anforderungen effizient und rechtssicher umzusetzen.
Moderne Lösungen wie die ELO HR Personnel File unterstützen Unternehmen dabei, Personaldaten zentral, transparent und entsprechend der Vorgaben der DSGVO zu verwalten. Dokumente können automatisiert abgelegt, Fristen überwacht und Prozesse wie Onboarding oder Vertragsmanagement digital abgebildet werden. Gleichzeitig sinkt der Verwaltungsaufwand in der Personalabteilung deutlich.
Für Unternehmen stellt sich immer weniger die Frage, ob digitale Personalakten eingeführt werden sollten, sondern vielmehr, wann und wie die Umstellung am sinnvollsten erfolgt. REISSWOLF ist seit mehr als 20 Jahren enger ELO Business Partner und unterstützt Sie gerne bei der Einführung der ELO Personnel File. Um Ihre physischen Bestandsakten zukünftig digital nutzen und verwalten können, kümmert sich REISSWOLF auch um die zertifizierte Digitalisierung für Sie.
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